Org. Réglage et rapport
Au sein de la Mission des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo (MONUSCO), ce poste est situé au Bureau du Chef, Opérations et gestion des ressources, Division de l’appui à la mission, à Kinshasa. Le titulaire relèvera directement du chef, Opérations et gestion des ressources (CORM).
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’assistant administratif sera responsable des tâches suivantes :
• Aide à coordonner étroitement avec les services, les sections et les unités relevant du pilier CORM, sur la résolution des problèmes et assure fréquemment la liaison au sein du pilier, tant au siège de la mission que dans les régions.
• Assiste l’agent administratif dans l’attribution des rôles approuvés et des cours associés et dans la mise en œuvre des projets d’extension de l’UMOJA.
• Exécuter des rapports réguliers comparant les rôles UMOJA attribués aux membres du personnel avec leur responsabilité.
• Suivi avec les approbateurs fonctionnels mondiaux ou locaux et le centre de support Umoja pour un provisionnement d’accès utilisateur en temps opportun, ainsi que pour la suppression des rôles afin d’assurer un flux de travail approprié.
• Fournit des mises à jour aux sections concernées sur les activités logistiques impliquant le Centre d’appui à la mission pour une coordination appropriée.
• Aide à coordonner les contributions aux réponses aux questions soulevées concernant les services, les sections et les unités du CORM lors de l’examen législatif du rapport de performance, des dépenses de l’année en cours et du budget proposé par le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) et le Cinquième Comité du Assemblée générale.
• Aide à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• Coordonne / rédige, examine et édite la documentation liée au bureau, y compris les notes, la correspondance au nom du bureau, les rapports de synthèse, la situation et les rapports quotidiens, les notes d’information, les mémorandums, les câbles codés, etc.
• Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyage opérationnel, examen et approbation des demandes électroniques de voyage à l’intérieur et à l’extérieur de la mission, planification de l’espace physique et identification des besoins en technologie de bureau et maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes, organisation et coordination de séminaires, réunions, conférences et traductions.
• Coordonne les actions concernant les transactions liées à l’administration des ressources humaines et des activités budgétaires de la section/du bureau. Assurer la liaison avec les bureaux administratifs et des ressources humaines concernés, au besoin.
• Aider à collecter des données à partir de bases de données pertinentes et préparer des rapports financiers personnalisés si nécessaire ;
Participe à la planification logistique de la mission majeure (c’est-à-dire les exigences électorales et autres exigences connexes des clients).
• Surveiller la bonne couverture des rôles critiques d’Umoja et signaler tout goulot d’étranglement possible à l’agent d’administration
. , séparation des tâches, seuil, etc.
Compétences
Professionnalisme :
capacité à travailler avec tact et diplomatie, principalement en tant que facilitateur d’acteurs et de processus constructifs. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Planification et organisation :
Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue des quantités appropriées de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
Travail d’équipe :
travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
Un certificat technique ou professionnel dans les services administratifs, les finances, les ressources humaines, l’administration des affaires ou la gestion du personnel est souhaitable.
L’expérience professionnelle
Au moins huit (8) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans les domaines de l’administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes sont requises.
Une expérience dans l’exercice de fonctions administratives et de secrétariat pour des hauts fonctionnaires est exigée.
Une expérience dans la rédaction, la révision et l’édition de la correspondance de bureau en français et en anglais est souhaitable.
Une expérience dans le système des Nations Unies (missions politiques de maintien de la paix des Nations Unies ou agences, fonds et programmes des Nations Unies) ou dans une organisation internationale ou une organisation non gouvernementale comparable dans un environnement de conflit ou de post-conflit est souhaitable.
Une expérience de l’utilisation d’applications Microsoft – Word, Excel, PowerPoint et de l’utilisation d’applications ERP est souhaitable.
Une expérience des systèmes de classement électronique, de l’organisation de réunions et de la prise de rendez-vous dans un cadre de réception est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit est requise.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
• Ce poste est disponible temporairement. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.
