La Mission de l’ONG ACTION CONTRE LA FAIM recrute pour ces 02 postes (04 Janvier 2024)

Activités :

• Vérifier les autorisations d’achat ;
• Contrôler l’éligibilité des factures (conformité avec la demande d’achat, mentions obligatoires…) ;
• Vérifier la codification des factures enregistrée dans le livre de caisse en conformité avec le CCP dans le FMT ;
• Effectuer les chèques après vérification de l’engagement des dépenses (double signature avec le Responsable de Base) ;
• Reporter les transactions bancaires dans le livre de banque ;
•   Tenir la comptabilité de la base au jour le jour, en conformité avec les règles de comptabilité internationales et les procédures ACF-E en vigueur (FMT, Journaux)
• Tester l’import des journaux Excel dans le logiciel comptable et corriger les erreurs et procéder à l’export des fichiers SAGA ;
• Tenue du journal de VOD de la banque et consolidation avec le journal VOD de Caisse ;
• Faire un suivi des avances ouvertes.

Objectif 2 : Assurer la préclôture hebdomadaire et la clôture mensuelle de la comptabilité de la base

Activités :

• Procéder à la pré-clôture hebdomadaire des journaux de la base et sous base et envoi au chef comptable le jeudi de chaque semaine avec décompte de caisse ;
• Procéder à la clôture mensuelle de la caisse avec l’assistant administratif et financier ;
• Effectuer les rapprochements bancaires en fin de mois ;
• Assurer la clôture de la comptabilité mensuelle sur la base, conformément aux procédures ACF en place sur la mission et s’assurer de son envoi sous format électronique pour le 30 ou 31 du mois M au plus tard sur Bamako ;

Envoi la comptabilité papier (journaux signés, rapprochements de caisse et de banque signés, et ensemble des pièces justificatives) sur Bamako au plus tard pour le 20 du mois M+1 ;

Activités :

• Assurer l’approvisionnement du coffre, de la caisse sur la base et sous base, en conformité avec les règles de sécurité relatives à la gestion des fonds ;
• Etablissement et envoi des demandes de fonds base à la Coordination Financière ;
•  Autoriser les dépenses en fonction du prévisionnel de trésorerie mensuelle validée par la coordination ;
• Communiquer et suivre les transferts réalisés par la capital pour la base ;
• Mise à jour des procédures de gestion de cash ;

Activités :

• Consolidation des prévisions de BFU et envoi à la coordination ;
• Vérifier que les dépenses prévisionnelles des chefs de projets cadrent avec le budget de leur projet ;
• Vérifier que les coûts intégrés dans le plan d’affectation et les suivis budgétaires sont conformes à la réalité ;
•  Participer à la construction des budgets ;
• Informer la coordination nationale de tous besoins de ré-imputation à travers le fichier des affectations mensuelles ;
• Demander l’autorisation de la coordination pour tout dépassement budgétaire non prévu dans le prévisionnel, ou pour toute autre dérogation aux procédures ACF-E demandée par un responsable programme ;
• Proposer des améliorations possibles des procédures ;

Activités :

• Contrôle de la classification des factures originales par journaux par l’assistant Administrateur Sous Base pour envoi à la coordination dans les délais ;
• Suivi des justificatifs manquants de la comptabilité des mois précédents (Rapport narratif de fin d’activité, etc..) ;
• Superviser l’archivage des copies des contrats (bail, location, partenariat, …) avant l’envoi mensuel des originaux en capitale ;

Superviser l’archivage des différents documents originaux de validation d’achat (Bon de commande fournisseur, demande d’achat…).

Objectif 6 : Assurer le suivi financier de la collaboration avec les partenaires de la base

Activités :

• suivre avec les partenaires locaux les modalités financières, budgétaires et RH dans le cadre des projets mis en place conjointement
• Suivre et contrôler avec les partenaires les aspects financiers, budgétaires et RH des conventions et accords de partenariat
• Participation au renforcement des capacités des partenaires en fonction des besoins identifiés
• Capitaliser au niveau de la base sur toutes les pratiques innovantes en matière financière, budgétaire et RH dans le cadre des partenariats

Objectif 7 : Encadrer et former les équipes Finance de la base

Activités :

• Management quotidien de son équipe (animation, suivi,     motivation …)
• Evaluer la performance, les besoins de formation et le développement des compétences des membres de son équipe
• Participer au recrutement de ses équipes
• Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels
• Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe
• Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail

La maitrise du logiciel SAGA est un atout