La mission multidimensionnelle intégrée des Nations unies pour la stabilisation au Mali (MINUSMA) est une opération de maintien de la paix des Nations unies au Mali. Elle intervient dans le cadre de la guerre du Mali et est la composante principale de l’intervention militaire au Mali.
Organisation. Paramétrage et création de rapports
Ce poste est à pourvoir à la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation au Mali (MINUSMA), lieu d’affectation Bamako. Le titulaire relève directement du spécialiste principal des questions politiques.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
• Préparer et coordonner l’agenda quotidien du PSA et l’ordre du jour provisoire de ses engagements futurs, recevoir et demander des rendez-vous, recevoir des visiteurs de haut rang et coordonner leurs visites avec le PSA; assurer le suivi des réponses aux invitations, des changements de dates et/ou de lieux des réunions et des dates limites de soumission des documents connexes;
• Planifier des rendez-vous / réunions en fonction de la charge de travail et des exigences du protocole et préparer le matériel pertinent pour ces rendez-vous / réunions; informer tous les professionnels concernés des rendez-vous quotidiens et coordonner la présence du personnel nécessaire;
• Organiser toutes les exigences administratives relatives aux voyages officiels de la PSA en organisant les voyages et en coordonnant toutes les exigences administratives, logistiques et de sécurité, remettre les documents de voyage pertinents à l’Unité des voyages au retour de PSA;
• Veiller à ce que toutes les parties concernées soient informées des activités prévues de la PSA. – Anticiper les besoins de PSA en matière de documents d’information et veiller à ce que la compilation des documents d’information pour les nominations, les réunions ou les missions soit complète et à jour;
• Maintenir une vue d’ensemble du travail du bureau des messages d’intérêt public pour s’assurer qu’un appui administratif est fourni en temps opportun dans les domaines généraux et spécialisés;
• Préparer la correspondance et les justifications, selon que de besoin, sur les tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans les domaines de responsabilité assignés;
• Établir et tenir à jour un système de classement de la correspondance et des dossiers de messages d’intérêt public;
• Aider à rédiger et à envoyer la correspondance courante selon les instructions, ainsi que les mémorandums de nature administrative;
• Coordonner le service de secrétariat du bureau, distribuer les tâches spéciales aux autres membres du personnel de l’unité et envoyer la correspondance à la signature du superviseur;
• Prendre la dictée, sur une variété de sujets et transcrire, en veillant à ce que l’orthographe, la ponctuation et le format soient corrects et, si nécessaire, en maintenant un haut niveau de confidentialité;
• Tenir à jour les dossiers de politique, confidentiels (câbles de code) et de gestion générale; – Processus et suivi des actions liées à l’administration.
GESTION DES
RESSOURCES HUMAINES • Assurer la liaison avec les bureaux administratifs et de ressources humaines compétents, selon que de besoin, Coordonner les mesures relatives aux transactions liées à l’administration des activités de ressources humaines de la section ou du bureau, par exemple le recrutement, l’affectation, la réinstallation, l’évaluation du comportement professionnel, les examens du classement des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU;
• Superviser la tenue à jour des dossiers d’avis de vacance de poste et suivre l’état des avis de vacance de poste ;
• Tenir des dossiers sur l’état de l’évaluation du rendement de la section ou du bureau. Aider à formuler des réponses relatives aux cas de réfutation;
• Conseiller le personnel sur les questions de visa et d’autres règles et règlements pertinents; coordonner l’initiation et l’orientation des nouveaux membres du personnel de la section ou du bureau;
• Fournir des conseils et répondre aux questions sur les procédures et processus de classification ;
• Fournir des informations et des conseils au personnel / consulterles conditions d’emploi, les devoirs et responsabilités, les privilèges et les droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel;
• Surveiller les tableaux d’effectifs de la section / bureau pour diverses activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des engagements, les réaffectations, les mutations et les mouvements de personnel.
BUDGET ET FINANCES
• Fournir une assistance spécialisée et coordonner la préparation et l’élaboration du plan de travail et du budget de la section ou du bureau ;
• Aider à suivre régulièrement le budget / plan de travail en ce qui concerne divers budgets, suggérer des réaffectations de ressources et mettre en œuvre les réaffectations, si nécessaire;
• Recueillir des données à partir des bases de données pertinentes et préparer des rapports financiers personnalisés si nécessaire;
• Examiner, analyser et aider à finaliser les estimations de coûts et les propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et autres pour la section / bureau, y compris les aspects programmatiques;
• Aider les responsables à définir les besoins en ressources pour les projets de budget;
• Suivre l’exécution du budget et les dépenses et recommander la réaffectation des fonds, le cas échéant;
• Examiner et vérifier la disponibilité des fonds pour toutes les demandes en s’assurant que le bon objet de dépense a été facturé. Veiller à ce que les allocations et les taux de change au sein des systèmes pertinents soient mis à jour régulièrement;
• Surveiller les ressources extrabudgétaires, y compris l’examen des accords et des plans de coûts, en veillant au respect des règlements et règles et des politiques et procédures établies;
• Aider à la préparation des rapports sur l’exécution du budget de fin d’année;
• Aider à finaliser les rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. Administration générale;
• Aider à coordonner la fourniture d’orientations, de formation et de supervision quotidienne aux autres membres du personnel dans la zone de responsabilité;
• Fournir une assistance à la rédaction d’accords avec le pays hôte, d’accords budgétaires et de contributions pour des subventions ou d’autres activités, selon qu’il convient;
• Identifier et résoudre divers problèmes et questions au fur et à mesure qu’ils se présentent, en déterminant les mesures appropriées;
• Assurer une coordination étroite avec les unités de service et assurer des liaisons fréquentes avec les membres de l’équipe interne au Siège et sur le terrain;
• S’acquitter de toutes autres tâches administratives connexes qui pourraient lui être confiées (par exemple, programme opérationnel de voyages, suivi des comptes et paiements aux fournisseurs et aux vacataires pour les services, planification de l’espace physique et identification des besoins en technologie de bureau et maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes, organiser et coordonner des séminaires, des conférences et des traductions).
Compétences
Professionnalisme Expérience
approfondie et connaissance approfondie des fonctions administratives (budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc.). Expérience de la communication avec des hauts fonctionnaires et du traitement d’informations confidentielles. Connaissance approfondie de l’application du Règlement financier et du Règlement du personnel. Capacité de gérer des processus, de tenir des registres précis, d’interpréter / analyser une grande variété de données et d’identifier / résoudre les divergences de données et les problèmes d’activité. Connaissance de toutes les opérations et de tous les objectifs de l’unité. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles; Reste calme dans les situations stressantes. Prendre la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Aptitude à planifier et à organiser
Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires; ajuste les priorités au besoin; alloue suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien le travail; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification; suivre et ajuster les plans et les mesures au besoin; utilise le temps efficacement.
Communication
S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle; le langage, le ton, le style et le format des tailleurs en fonction de l’auditoire; faire preuve d’ouverture dans le partage de l’information et tenir les gens informés.
Travail d’équipe
Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter des contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres; est disposé à apprendre des autres; place l’intérêt de l’équipe avant son intérêt personnel; soutient la décision finale du groupe et s’y conforme, même si ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des échecs de l’équipe.
Education
High school diploma or equivalent is required.
Technical or vocational certificate in administrative services, business administration or personnel management is desirable.
Work Experience
At least eight (8) years of progressively responsible experience within the United Nations system or the private sector in the field of administration, finance, accounting, human resources, or in other related fields. is required.
Experience in international operations in a post-conflict environment is desirable.
Experience in providing administrative support and working in the front office of a senior official of a large international organization team is desirable.
Languages
LANGUAGES
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For this post, fluency in English and French (both oral and written) is required.
Assessment
Previously rostered candidates are not subject to any further assessment and as such, will not be invited for such an assessment.
Special Notice
This « Recruit from Roster » job opening is only open to roster applicants who are already placed on pre-approved rosters, following a review by a United Nations Central Review Body. Only roster applicants who were placed on rosters with similar functions at the same level are considered to be eligible candidates. Eligible applicants receive an email inviting them to apply. Rostered applicants are encouraged to apply only if they are interested and available to take up the position at the duty station/s specified in the Job Opening. Applying to this job opening carries an expectation to accept the offer, if selected.
United Nations Considerations
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqués dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne tout abus ou tentative d’abus d’une situation de vulnérabilité, d’un pouvoir différentiel ou d’une confiance à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le fait de tirer un profit pécuniaire, social ou politique de l’exploitation sexuelle d’autrui. L’expression « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou menaçante de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. L’expression « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il offense ou humilie ou soit perçu comme tel, lorsque ce comportement entrave le travail, devient une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité de la conduite justifie la cessation de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être considérés pour un emploi.
Il sera dûment tenu compte de l’importance d’un recrutement géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à la participation, à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’ONU est un environnement non-fumeur.
La considération dominante dans la nomination, le transfert ou la promotion du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Lorsqu’ils acceptent une offre d’engagement, les fonctionnaires de l’Organisation des Nations Unies sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et sont affectés par lui à toute activité ou à tout bureau de l’Organisation conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les fonctionnaires recrutés sur le plan international sont tenus de changer périodiquement pour exercer de nouvelles fonctions dans un lieu d’affectation ou entre eux, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne, inspira. Pour obtenir des conseils plus détaillés, les candidats peuvent consulter le Manuel à l’intention du candidat, accessible en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » dans le coin supérieur droit de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.
L’évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies dans la candidature conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux législations internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes relatives à leur profil personnel et à leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans inspira pour être pris en compte pour l’offre d’emploi actuelle. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne peut être apporté aux demandes qui ont été présentées. Les candidats dont la sélection est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la demande.
Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Aucun frais
L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (CANDIDATURE, ENTRETIEN D’ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES NE S’OCCUPE PAS DES INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES DEMANDEURS.
