La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou « la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire de volontaires au monde. La Fédération est une organisation composée de membres des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge membres. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’alléger les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». Elle s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La Fédération est servie par un secrétariat basé à Genève, avec des bureaux régionaux et nationaux dans le monde entier. Le Secrétariat est dirigé par le Secrétaire général de la FICR et assure la capacité centrale de la Fédération internationale à servir, connecter et représenter les Sociétés nationales. Le Secrétariat se concentre notamment sur l’appui aux mécanismes de gouvernance de la FICR ; établir des normes et des standards ; fournir des conseils ; assurer la cohérence ; la coordination et la reddition de comptes en matière de rendement ; le partage des connaissances ; promouvoir la collaboration et le respect au sein du Mouvement de la CRCR ; et l’élargissement de l’engagement avec les partenaires. Le siège du Secrétariat est organisé en trois grands groupes d’activités : (i) Partenariats, y compris le Mouvement et l’Adhésion ; (ii) Programmes et opérations ; et (iii) la gestion. Le Secrétariat compte cinq bureaux régionaux, comme suit : Amériques (Panama City) ; Afrique (Nairobi) ; Asie/Pacifique (Kuala Lumpur) ; Europe (Budapest) ; Moyen-Orient et Afrique du Nord (Beyrouth).
Ce poste fait partie de la délégation du Cluster pays de la FICR pour la RDC, le Congo-Brazzaville, le Burundi et le Rwanda (appelée « Cluster pays de Kinshasa »). Il sera physiquement basé à Kinshasa. Il sera rattaché à l’Assistant Senior des Services d’Appui à Kinshasa, avec une ligne hiérarchique technique sous la responsabilité du Chef de la délégation du cluster
Objectif de l’emploi
L’assistant(e) exécutif(ve) s’attachera à aider le chef de délégation à veiller à ce que l’ordre du jour des activités et des autres opérations soit bien coordonné entre tous les bureaux de la sous-base, les membres du mouvement de la Croix-Rouge dans les pays du cluster et d’autres partenaires extérieurs. Représenter la FICR à Kinshasa auprès des partenaires internes et externes. Il/elle répondra également aux besoins organisationnels de la délégation en soutenant d’autres activités au sein de son unité.
Tâches et responsabilités du poste
Gestion des relations internes et externes
- Promouvoir les relations internes et externes clés à Kinshasa, y compris avec le CR de la RDC, la délégation du groupe de la FICR, le PNS, le CICR, les bailleurs de fonds, le gouvernement hôte, l’ONU et d’autres organisations internationales,
- Faciliter la gestion des connaissances, la coopération transfrontalière et la synthèse des enseignements tirés
- Préparer un rapport de gestion mensuel, des rapports mensuels et d’autres rapports conformément à la correspondance administrative standard requise, remplir des formulaires pour les mesures administratives et consigner les mesures prises.
- Programmer des séances d’information et des débriefings avec le Secrétariat, le PNS et les représentants du CICR avec les départements régionaux et les Sociétés nationales concernés, selon les besoins,
- Travailler en étroite collaboration avec le département de l’administration et de l’appui à la mise en place d’un mécanisme d’expression et d’échange en reliant les différents départements de la FICR, le PNS et le NS RDC, le NS Congo, le NS Rwanda et le NS Burundi ainsi que le CICR afin de promouvoir les échanges,
- Travailler en étroite collaboration avec le service administratif pour concevoir et organiser des événements internes et externes en lien avec les objectifs stratégiques de la délégation,
- Assister le Chef de délégation dans toutes les communications avec les partenaires internes et externes du mouvement de la Croix-Rouge,
- Préparer et tenir à jour une base de données de tout le personnel de la délégation.
Secrétariat et tâches administratives
- Coordonner les besoins du chef de délégation en matière de réunions et organiser les réunions, préparer les avis et les procès-verbaux et prendre les notes nécessaires.
- Examiner toute la correspondance sortante préparée à l’intention du chef de délégation ; Corrigez si nécessaire pour assurer l’orthographe, la grammaire, la traduction, l’interprétation et le format corrects.
- Rédiger des rapports mensuels et d’autres rapports/documents tels que la correspondance administrative selon les normes requises,
- Remplir les formulaires pour les mesures administratives et tenir un registre des mesures prises.
- Classer les documents de délégation papier et électroniques et préparer des présentations PowerPoint, des tableaux et des graphiques selon les besoins du chef de délégation et/ou de son département.
- Gérer l’emploi du temps du chef de délégation, coordonner et ajuster les itinéraires, les horaires, et confirmer les rendez-vous et les réunions au besoin, le cas échéant.
- Assurer le bon entretien quotidien du bureau et le déplacement du HoD
- Assurer le suivi et le dépôt des documents à signer par le HoD
Réception
- En collaboration avec l’administration, préparer les documents de voyage pour le chef de délégation et/ou d’autres membres du personnel de la délégation selon les besoins et selon la demande (visas, ordre de mission, hébergement, achat de billets d’avion, etc.)
- En collaboration avec l’administration, tenir à jour les différents documents de séjour du personnel expatrié et de leurs familles selon les besoins (renouvellement des titres de séjour, cartes d’organisation, cartes diplomatiques,)
- En collaboration avec l’administration et la flotte, assurer l’arrivée/départ du personnel à l’aéroport.
- Si nécessaire et sur demande, préparer les factures d’agence de voyages et d’hôtel, et les soumettre au service financier pour paiement.
Favoriser la coordination interne :
- Gérer les systèmes de classement administratifs du bureau, s’assurer que le personnel comprend les politiques et procédures existantes et les analyser pour les améliorer.
- Assurer/promouvoir la mise à jour des calendriers communs des regroupements (planning du personnel, calendrier des événements internes et externes)
- Organiser les réunions du personnel et assurer le partage des résumés d’activités, des rapports et d’autres informations pertinentes
Fonctions et responsabilités du poste (suite)
Coordonner la communication externe et la représentation :
- Représenter le Bureau lors de réunions externes clés (p. ex., réunions de groupe des Nations Unies, réunions de partenariat avec les donateurs), en se renseignant à l’avance sur les possibilités, en veillant à ce que nous soyons sur les listes de contacts et en veillant à ce que les notes soient partagées.
- Organiser l’élaboration d’un bulletin d’information mensuel pour le Mouvement et les partenaires extérieurs
- Travailler en étroite collaboration avec le département de la communication et de la liaison pour mettre en place un mécanisme d’expression et d’échange en reliant les différents départements de la FICR, la NS, le PNS et le CICR afin de promouvoir les échanges.
Toute autre mission dans le cadre de l’appui au chef de délégation et à ses objectifs ou domaines associés
Devoirs applicables à l’ensemble du personnel
- Travailler activement à l’atteinte des objectifs du Secrétariat de la Fédération.
- Respecter les principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et travailler en accord avec ceux-ci
- Effectuer toutes autres tâches et responsabilités liées au travail qui peuvent être assignées par le supérieur hiérarchique.
Éducation
Préféré
- Un diplôme universitaire pertinent, p. ex., BA, BSc, LLB
Obligatoire
- Avoir suivi avec succès les cours d’apprentissage en ligne Stay Safe (de base et gestionnaires)
Expérience
Préféré
- Expérience directe avec le système de gestion administrative générale de la FICR
- Expérience en traduction, en interprétation et en gestion des ressources humaines
Obligatoire
- Compréhension du contexte et expérience opérationnelle dans le pays
- Expérience professionnelle au sein d’une organisation humanitaire
- Expérience de première main en gestion administrative pour une organisation humanitaire dans un environnement d’urgence complexe
Connaissances, compétences et langues
Obligatoire
- Bonnes compétences en communication en anglais et en français
- Bonnes capacités d’analyse dans les domaines politique, socio-économique et sécuritaire
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
- Bonnes compétences en gestion du stress
- Auto-assistance dans les ordinateurs [Microsoft Office, base de données, e-mail (Outlook) etc.]
Préféré
- Permis de conduire valide (véhicules légers)
Obligatoire
- Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
Préféré
- Autres langues : kiswahili, lingala et autres langues locales
Compétences, valeurs et commentaires
- Communication; Collaboration et travail d’équipe ; jugement et prise de décisions ; Relations avec la clientèle ; Créativité et innovation ; Bâtir la confiance ;
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