Assistant(e) de bureau
Date de fermeture : 12/juin/2023, 01:59:00
Emplacement principal : République centrafricaine-Bangui
Le personnel de la catégorie des services généraux est recruté localement dans la zone de l’emplacement principal, où se trouve le bureau.
- La FAO s’engage à atteindre la diversité de la main-d’œuvre en termes de sexe, de nationalité, d’origine et de culture
• Les candidates qualifiées, les ressortissants qualifiés des Membres non et sous-représentés et les personnes handicapées sont encouragés à postuler
• Toute personne travaillant pour la FAO est tenue respecter les normes les plus élevées d’intégrité et de conduite professionnelle, et défendre les valeurs de la FAO
• La FAO, en tant qu’institution spécialisée des Nations Unies, a une politique de tolérance zéro pour les comportements incompatibles avec son statut, ses objectifs et son mandat, y compris l’exploitation sexuelle et abus, harcèlement sexuel, abus d’autorité et discrimination• Tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents
• Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.
• Le personnel de la FAO est soumis à l’autorité du Directeur général, qui peut l’affecter à n’importe quelle activité ou bureau de l’Organisation.
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation de l’Agenda 2030 à travers le Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition , une meilleure l’environnement et une vie meilleure , sans laisser personne de côté.
Cadre organisationnel
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) appuie la transformation des systèmes agroalimentaires destinés à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l ‘environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.
Le poste est situé dans la Représentation de la FAO en République Centrafricaine.
Objectif principal
L’assistant(e) de bureau coordonne et effectue l’ensemble de l’appui de bureau, de l’appui au management, ainsi que des tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l’information au sein de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant(e) de bureau rend compte à la Représentante de la FAO en République centrafricaine et peut recevoir des orientations de la part d’un(e) fonctionnaire administratif(ve) adjoint(e) d’un grade supérieur. Le ou la titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans précédent. La supervision dont il ou elle fait l’objet est optimisée sur la qualité du travail effectué. Il ou elle fournit des orientations et des conseils à d’autres membres du personnel d’appui administratif.
Relations de travail
L’assistant(e) de bureau travaille en collaboration avec un ensemble de collègues au sein de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes à l’Organisation. Il ou elle apporte et coordonne les services d’appui administratif et fournit des orientations et des informations sur les procédures.
Fonctions et résultats essentiels
- Examiner et vérifier les demandes de rendez-vous avec le superviseur ;tenir à jour le calendrier du superviseur ;confirmer les horaires qui conviennent aux deux parties et organiser les rendez-vous ; accueillir les visiteurs ; filtrer et rediriger les appels téléphoniques ; répondre aux requêtes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique ;
• Coordonner les services d’appui du bureau lors des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et événements ; assister aux réunions, établir des comptes-rendus, contrôler le suivi des activités ; prendre des dispositions afin d’assurer les services d’édition, de traduction, etc. de documents et de publications ;
• Passer en revue, archiver, distribuer et traiter les courriels et correspondance entrants ; suivre les actions en attente ; recueillir des réponses à des correspondances très variées et à d’autres communications exigeant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées ; accomplir les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire les textes en veillant à leur format, grammaire, ponctuation et style ;
• Effectuer une grande variété de tâches administratives, telles que les prolongations de contrats et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi des budgets ; gérer avec d’autres unités administratives afin d’assurer la bonne marche et la rapidité du travail au sein de l’unité ;
• Rechercher, rassembler et organiser les contenus d’informations contextuelles et les éléments de référence à partir de diverses sources afin d’élaborer des rapports, des notes d’informations et des discours ; créer divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données ;
• Coordonner le travail d’autres membres du personnel d’appui administratif, établir les priorités et garantir une répartition équitable du travail ; ancien des nouveaux effectifs en matière de procédures et pratiques administratives pertinentes et apportent une aide générale selon les besoins ;
• Créer et entretenir les systèmes de classement et de référencement de l’unité de travail ; évaluer l’efficacité des méthodes administratives et formuler des recommandations visant à leur amélioration ; mettre à jour les sites Web du Bureau ;
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.
Impact du travail
Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact direct sur le bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture des services d’appui administratif qui permettent au Bureau de s’acquitter de son mandat.
CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
Formation : Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
Expérience : Quatre ans d’expérience significative dans le travail d’appui administratif et de gestion.
Connaissances linguistiques : Connaissance pratique (niveau C) du français et connaissance moyenne (niveau B) de l’anglais.
Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Résidence :Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa / permis de travail existant et résider à une distance de trajet du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de trajet » désigne la distance à l’intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.
Compétences
- Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
- Très bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Très bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés d’informations financières, de voyages, de ressources humaines ainsi que de procédures et politiques administratives.
• Très bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES – OPTIONNEL
- Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais
Le personnel de la FAO doit adhérer aux valeurs d’engagement de la FAO envers la FAO,
Respect de tous et Intégrité et Transparence
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
• La FAO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement)
• Veuillez noter que la FAO ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU) / Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible sur http://www.whed.net/
- La durée del’engagement des candidats internes à la FAO sera établie conformément aux politiques applicables relatives à la prolongation des engagements
- La nomination sera assujettie à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à l’accréditation, à toute exigence de résidence ou de visa et aux habilitations de sécurité.
• Le personnel des services généraux est recruté localement.Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa / permis de travail existant, et résider à une distance de navettage du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de navettage » désigne la distance au sein duquel les agents peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.
• Aucun avantage international ne sera payable car les candidats sélectionnés sont recrutés localement et payés dans la devise locale de l’emplacement du bureau
• D’autres postes similaires peuvent être pourvus à partir de cet avis de vacance
• Pour plus d’informations, visitez le site Web de la FAO sur l’emploi :http://www.fao.org/employment/home/en/
RÉMUNÉRATION
Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels sont offerts. Pour plus d’informations sur les salaires, indemnités et avantages de l’ONU, cliquez sur le lien suivant :
http://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salary.htm
COMMENT POSTULER
• Pour postuler, visitez le site Web de recrutement à Emplois à la FAO et complétez votre profil en ligne. Une fois terminé, veuillez postuler et soumettre votre candidature, avec les certificats de langue en pièces jointes. Seuls les certificats de compétence linguistique des prestataires externes accrédités par l’ONU et/ou les examens officiels de langue de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiqué dans les candidatures en ligne. La FAO se réserve le droit de demander aux candidats d’entreprendre un test de langue à l’avenir, le cas échéant
• Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte
- Les candidats peuvent être invités à fournir des évaluations de performance et l’autorisation d’effectuer des contrôles de vérification du travail passé et présent, du caractère, de l’éducation, des dossiers militaires et de police pour vérifier toutes les informations pouvant être pertinentes pour les qualifications professionnelles. • Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte
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• Les informations personnelles fournies sur votre candidature peuvent être partagées au sein de la FAO et avec d’autres sociétés agissant au nom de la FAO pour fournir des services de soutien à l’emploi tels que la présélection des candidatures, les tests d’évaluation, la vérification des antécédents et d’autres services connexes. Il vous sera demandé de donner votre consentement avant de soumettre votre candidature.Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en retirant votre candidature, auquel cas la FAO ne pourra plus examiner votre candidature.
• Seules les candidatures reçues via le portail de recrutement seront prises en compte - Votre candidature sera examinée en fonction des informations fournies dans votre profil en ligne
• Nous encourageons les candidats à soumettre leur candidature bien avant la date limite.
• Si vous avez besoin d’aide, veuillez contacter :[email protected]
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