La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux au PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous favorisons l’inclusion comme un moyen de garantir que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité. et l’équité dans toutes nos actions.
POSTE 1 : Associé(e) Exécutif(ve) – RCA
Tâches et responsabilités
Sous la supervision directe du Représentant Résident, l’Associé/e Exécutif/ve assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident, en toute confidentialité dans les aspects de sa mission. Il/Elle s’occupe des procédures du protocole, la gestion du flux d’information et le suivi des délais et des engagements pris. Il/Elle appuiera également le Directeur Pays Adjoint (Programme).
L’Associé Exécutif travaille en étroite collaboration avec la réception, le programme, les partenaires au développement, les opérations, les Agences du Système des Nations Unies (SNU) et les autorités nationales pour assurer un flux efficient des informations, actions et instructions, agendas.
Résumé des fonctions clés :
- Soutenir le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident ;
- Veiller à ce que le bureau bénéficie d’un soutien efficace en matière de communication ;
- Assurer la facilitation du développement et de la gestion des connaissances en se concentrant sur les réalisations.
Soutenir le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Maintenir le système d’archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels ;
- Coordonne le flux d’informations au sein du bureau et assure le suivi de la circulation des dossiers ;
- Établir un réseau efficace et un échange d’informations avec les partenaires internes et les clients importants ;
- Conserve la base de données des contacts ;
- Préparer la correspondance au nom de la direction pour sa signature et assurer le suivi si nécessaire ; avec les contributions de l’ensemble du personnel concerné, préparer les procès-verbaux et les résumés des mesures à prendre ; suivre l’évolution des questions prévues ; assurer le suivi avec les points focaux ;
- Coordonner la préparation et la présentation de documents d’information de haute qualité pour les superviseurs en vue de rendez-vous, de réunions et de missions ;
- Préparer des traductions informelles et faire office d’interprète si nécessaire ;
- Assurer le suivi des échéances, des engagements pris, des mesures adoptées et classer par ordre de priorité les points qui requièrent l’attention du RR ;
- Administrer les voyages dans le respect des règles et procédures du PNUD ; coordonner la préparation et la compilation des rapports de retour au bureau (BTOR) ;
- Apporte son soutien à l’organisation d’événements de plaidoyer, le cas échéant.
Assurer une communication efficace et un soutien administratif au bureau en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Maintenir le système d’archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels ;
- Coordonne le flux d’informations au sein du bureau et assure le suivi de la circulation des dossiers ;
- Établir un réseau efficace et un échange d’informations avec les partenaires internes et les clients importants ;
- Conserve la base de données des contacts ;
- Préparer la correspondance au nom de la direction pour sa signature et assurer le suivi si nécessaire ; avec les contributions de l’ensemble du personnel concerné, préparer les procès-verbaux et les résumés des mesures à prendre ; suivre l’évolution des questions prévues ; assurer le suivi avec les points focaux ;
- Coordonner la préparation et la présentation de documents d’information de haute qualité pour les superviseurs en vue de rendez-vous, de réunions et de missions ;
- Préparer des traductions informelles et faire office d’interprète si nécessaire ;
- Assurer le suivi des échéances, des engagements pris, des mesures adoptées et classer par ordre de priorité les points qui requièrent l’attention du RR ;
- Administrer les voyages dans le respect des règles et procédures du PNUD ; coordonner la préparation et la compilation des rapports de retour au bureau (BTOR) ;
- Apporte son soutien à l’organisation d’événements de plaidoyer, le cas échéant.
Veiller à faciliter le développement et la gestion des connaissances en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Tenir à jour les rapports de situation des équipes, les meilleures pratiques, les enseignements tirés, les publier sur l’intranet et compiler les informations à l’intention des responsables de la mobilisation des ressources et de la communication ;
- Apporte des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique ;
- Organiser des formations pour le personnel du PNUD sur les questions de coordination, d’administration et de protocole.
Effectuer d’autres tâches dans le cadre du profil fonctionnel qui lui sont confiées et qui sont nécessaires au bon fonctionnement du bureau.
QUALIFICATIONS
Education
- Diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) spécialisées en Secrétariat
- Un diplôme universitaire (licence) en gestion ou administration publique, économie, sciences politiques et sciences sociales sera pris en considération, mais n’est pas obligatoire.
Expérience
- Un minimum de six (06) ans d’expérience professionnelle pertinente en assistance de direction, administration, programme est requise sur le plan national ou international avec des responsabilités croissantes, pour les candidats titulaires d’un Baccalauréat
- Un minimum de trois (03) ans d’expérience professionnelle pertinente en assistance de direction, administration, programme est requise sur le plan national ou international avec des responsabilités croissantes, pour les candidats titulaires d’une Licence
- Expérience Pertinente avec le PNUD ou une Agence du Système des Nations Unies en assistanat de direction, administration, programme est souhaitable.
- Un certificat en assistanat de direction serait un ajout ;
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, Outlook, etc.)
Langues
- La maîtrise de la langue française est requise.
- La maîtrise de la langue nationale Sango.
- La connaissance de l’Anglais est un atout.
Compétences
Compétences de base
Obtenir des résultats: NIVEAU 1: Planifier et contrôler son propre travail, prêter attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis.
Penser de manière innovante: NIVEAU 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, il résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations.
Apprendre en permanence: NIVEAU 1: Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information.
S’adapter avec agilité: NIVEAU 1: S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination: NIVEAU 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l’adversité, est confiant.
S’engager et s’associer: NIVEAU 1: Fait preuve de compassion/compréhension à l’égard des autres, noue des relations positives.
Favoriser la diversité et l’inclusion: NIVEAU 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.
Compétences techniques
| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Développement des affaires | Conception centrale sur l’homme | Capacité à développer des solutions aux problèmes en impliquant la perspective humaine dans toutes les étapes du processus de résolution des problèmes. |
| Gestion d’entreprise | Gestion ciblée sur les résultats | Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables.
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| Communication | Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l’écrit qu’à l’oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction de l’auditoire.
Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
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| Agenda 2030/Personnes :
Genre |
Genre | Intégration de la dimension de genre. |
| Responsables de partenariats | Gestion des relations | Capacité à s’engager avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, maintenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle. |
| Administration et opérations | Gestion d’événements (y compris
retraites, formations et réunions) |
Capacité à gérer des événements, y compris l’identification des lieux, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements, etc. |
| Services de sécurité | Gestion des informations de sécurité |
Capacités d’analyse pour traiter diverses informations relatives à la sécurité et élaborer des recommandations. |
Mots clés
- Associé Exécutif,
- Soutien Administratif.
Mentions légales
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats.
Tous les postes dans les catégories FTA sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD.
POSTE 2 : Ingénieur en Hydraulique – RDC
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