Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
La Mission du CICR recrute pour ce poste (06 Décembre 2023)
le PNUD recrute un(e) une assistante administrative et financière qui sera basée à Lomé, chargée de la gestion administrative et financière du projet transfrontalier et autres projets de l’unité de gouvernance.
Portée des travaux
Assurer la planification budgétaire et la gestion financière en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Appuyer sur la préparation, la révision des PTA de l’unité de gouvernance et les créer sur Quantum ;
- Assurer le suivi des PTA en rédigeant et faisant régulièrement les analyses des plans de livraison et plans de décaissement ;
- Évaluer les rubriques du budget et s’assurer que les dépenses sont conformes aux plans de travail annuels approuvés ;
- Préparer les rapports et concilier les données financières à intervalles réguliers ;
- Préparer les rapports financiers pour les donateurs ainsi que d’autres rapports requis ;
Assurer la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Se conformer au POPP (manuel de procédures) du PNUD, les règles et réglementations des processus administratifs et financiers, les dossiers et rapports financiers ainsi qu’une planification appropriée ;
- Superviser au quotidien la gestion comptable, administrative, budgétaire et financière de l’unité Gouvernance ;
- Examiner et traiter les rapports trimestriels d’autorisation de fonds et de certification des dépenses (FACE) des parties responsables à la lumière des directives du POPP ;
- Assurer la pleine conformité du bureau dans les processus de gestion des actifs en coordination avec les points focaux de la gestion des actifs.
Fournir un soutien opérationnel à l’unité de Gouvernance en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Initier les actions de passation des marchés pour les consultants individuels, les biens, les travaux et les services selon le plan des achats ;
- Créer des réquisitions dans QUANTUM; réceptionner les marchés pour les consultants individuels, les biens, les travaux et les services dans QUANTUM ;
Réaliser les contrôles budgétaires pour les demandes, les commandes et les pièces justificatives ; - Assurer un suivi rapide avec les unités du bureau sur les actions en cours (finances, achats, recrutement, voyages, transports, etc.)
- Elaborer et suivre les plans de décaissement, les plans de livraison et les plans d’apurement des avancées NEX ;
- Appuyer la mobilisation des ressources du Bureau ;
- Assurer la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du Bureau.
Assurer la gestion Logistique en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Gérer les stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques du programme ;
- Mettre à jour l’inventaire des biens durables ;
- Suivre l’utilisation et l’inventaire des véhicules de projets ;
- Appuyer l’organisation des ateliers et réunions diverses initiées par les projets dans le cadre des actions dont l’exécution est confiée au PNUD ;
- Organisateur des voyages et missions en rapport avec l’unité voyage du PNUD ;
- Aide au règlement des indemnités journalières de subsistance et autres réclamations du personnel et d’autres prestataires de services, conformément aux règles du PNUD ;
Soutenir les partenariats et la mobilisation des ressources :
- Apporter un soutien à la mise à jour de la base de données des partenaires publics et de développement concernés, et des autres parties prenantes qui sont les homologues du projet ;
- Assurer une communication et une coordination régulières avec les partenaires, les homologues du projet, les parties prenantes et les bénéficiaires ;
- Développer et maintenir des mécanismes efficaces pour intégrer et répondre à leurs commentaires et idées.
Fournir un soutien au suivi, à l’évaluation et à l’établissement de rapports efficaces sur les progrès de la mise en œuvre du projet :
- Recueillir, analyser et présenter des informations pour le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre du projet par rapport aux objectifs du projet ainsi qu’à des fins d’audit ;
- Identifier les lacunes dans la mise en œuvre et fournir un soutien pour combler ces lacunes en consultation avec le superviseur et les partenaires ;
- Aide à l’organisation de visites de terrain et d’étude, de missions, d’ateliers, de tables rondes et de conférences au sein des projets ;
- Aider à la mise en œuvre d’une gestion efficace des risques pour les projets avec un plan d’absorption des risques bien documenté en place.
- Soutenir la surveillance des risques précédemment identifiés et émergents.
Disposition institutionnelle :
Sous l’autorité de la Représentante Résidente adjointe et la supervision de la Chargée de Programme Gouvernance, l’assistant(e)administif/ve et financier(e) est chargé(e) des responsabilités décrites au point 3.
Compétences de base
- Atteindre des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais
- Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations
- Apprendre en continu : NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
- S’adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
- Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant
- S’engager et s’associer : NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives
- Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Compétences transversales et techniques
Gestion d’entreprise : travailler avec des preuves et des données
- Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le mais de découvrir des informations utiles, d’éclairer des conclusions et d’appuyer la prise de décision ;
Technique – Finance : Administration et Opérations
- Connaissance de la politique et des procédures de voyage ; aptitude à interpréter la politique relative aux voyages, le Règlement du personnel, les circulaires administratives, le règlement financier et les règles relatives aux voyages
Technique – Finance : Comptabilité générale
- Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Gestion d’entreprise : surveillance
- Capacité à fournir aux gestionnaires et aux principales parties prenantes des commentaires réguliers sur la cohérence ou l’écart entre les activités prévues et réelles et la performance et les résultats du programme.
Technique – Finance : Gestion budgétaire
- Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l’élaboration et la gestion des budgets d’équipe
Technique – _Achats : Gestion des achats
- La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe extérieure
Exigences minimales en matière de formation
- Diplôme Bac+3 au moins en Gestion, en Finance ou domaine équivalent
Années minimales d’expérience de travail pertinente
- 3 ans d’expérience pratique dans la gestion administrative et financière des projets dans des organisations de développement nationales et/ou internationales
- 3 ans d’expérience dans l’utilisation des outils et techniques de gestion et comptables, notamment avec un système d’information
- 3 ans d’expérience en matière de préparation et suivi d’audit
Compétences requises
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et une connaissance approfondie des tableaux et logiciels de base des données
Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences
- Expérience dans la préparation de rapports financiers et d’aperçus
- Connaissance des outils de suivi et d’évaluation
- Connaissance des processus de gestion de projet
- Connaissance des procédures de passation des marchés des organisations nationales/internationales
Langue(s) requise(s)
La maîtrise du français.
Des connaissances en anglais
