Le Programme des Nations unies pour le développement fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons.
SOCIÉTÉ GÉNÉRALE recrute pour ce poste (04 Décembre 2023)
Taches et Responsabilités
- Fournir un soutien à la gestion des projets en cours;
- Appui aux services administratifs et logistiques;
- Appui à la maintenance du projet et à la gestion des actifs;
- Appui au développement et au partage des connaissances;
- Toute autre tâche assignée par le superviseur.
1 . Veiller à fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Contribuer à l’élaboration du plan de travail ;
- Aide à l’organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l’organisation d’ateliers en fonction des besoins ;
- Aider dans les procès-verbaux pour les réunions de programme/projet et dans la rédaction des rapports de recherche au besoin ;
- Aide à la coordination des événements prévus du projet ;
- Aide à rédiger des contributions pour les rapports du projet.
2. Veiller à assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
- Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
- Maintenance des enregistrements / documents/ fichiers relatifs au projet d’une manière efficace ;
- Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, comprenant la création de demandes électroniques ;
- Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents ;
- Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
- Soutien pour assurer le respect des procédures d’habilitation des participants conformément aux exigences des donateurs ;
- Arrangement du transport, maintenance des véhicules et assurance ;
- Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
- Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
- Réception correcte des biens et services ;
- Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
-
Extraction, entrée, copie et classement des données provenant des diverses sources demandées ;
- Maintien d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui garantissent la sécurisation des documents confidentiels ;
- Aide à l’organisation, l’exécution et la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
- Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien du stock de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal pour le matériel distribué ;
- Extraction de données provenant de différentes sources ;
- Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
- Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.
3. Fournir un soutien à la maintenance du bureau et à la gestion des actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ;
- Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
- Appui à la maintenance des locaux et services communs.
4. Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés ;
Compétences
Cœur
L’innovation
Capacité à mettre en œuvre des idées nouvelles et utiles : Niveau 2 : Analyser des documents techniques complexes (y compris des données) et formuler des recommandations concises et pertinentes.
Leadership
Capacité à persuader les autres de suivre : Niveau 2 : Identifier de manière proactive les nouvelles opportunités et les nouveaux défis.
Gestion du personnel :
Capacité à améliorer les performances et la satisfaction : Niveau 1 : Comprendre les rôles, les responsabilités et les objectifs de l’individu et de l’équipe.
Communication
Capacité d’écoute, d’adaptation, de persuasion et de transformation : Niveau 2 : Comprendre, expliquer et partager des informations sur les tâches assignées avec précision et clarté.
Exécution
Capacité à faire avancer les choses tout en faisant preuve de discernement : Niveau 3 : prend la responsabilité de faire face aux situations critiques et d’apporter des valeurs fondamentales.
Technique/fonctionnel
Professionnalisme
Niveau 2 : Exécuter et apprendre : Exécuter et apprendre : Exécuter des tâches définies.
Travail d’équipe
Niveau 3 : Mettre en œuvre et gérer : Exercer ses compétences et ses connaissances de manière indépendante, en démontrant sa capacité à gérer ses propres responsabilités et celles de l’équipe, dans son domaine de travail.
Planification et organisation
Niveau 2 : Exécuter et apprendre : Effectue des tâches définies de manière efficace et approfondie ses connaissances dans le domaine de travail.
Qualifications
Scolarité : Enseignement secondaire (Baccalauréat). Un Bachelor, une Licence, un Brevet de technicien supérieur (BTS), (Diplôme universitaire de technologie) DUT, en administration des affaires ou en commerce ou ressources humaines, ou finances, ou sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe .
Expérience:
- Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative ou en technologie ou en sécurité informatique ou en service de soutien aux programmes ou dans le domaine des finances ou de la logistique.
- Les candidats titulaires d’un Brevet de technicien supérieur (BTS), (Diplôme universitaire de technologie) DUT, devront avoir une expérience minimum de trois (3) années pertinente dans la gestion administrative ou en technologie ou en sécurité informatique ou en service de soutien aux programmes ou dans le domaine des finances ou logistique et au moins deux (02) ans pour les candidats titulaires d’un Bachelor ou Licence.
- Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web serait un atout.
- Une expérience en Approvisionnement ou en administration et logistique serait un atout.
- Une expérience dans le SNU ou ONG serait un atout
- Maitrise dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureau (Microsoft Word, Excel, etc.).
