L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique unique entre 27 pays européens qui joue un rôle important au niveau international dans les domaines de la diplomatie, du commerce et de l’aide au développement, ainsi que par sa coopération avec les organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de Délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
Nous proposons
Nous proposons un poste de Secrétaire. Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la délégation. Le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant que Secrétaire; la fonction pouvant être modifiée selon les besoins de la Délégation. Dans le cadre de cette fonction, le candidat retenu servira de personnel technique et d’appui aux Chefs d’Equipe Régionaux, dont les tâches et responsabilités principales seront:
Tâches générales
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- Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités ;
- Conception et rédaction des projets de réponse aux courriers;
- Organise et classe les dossiers de la section (électronique et physique) ;
- Coordonne l’agenda des Chefs d’équipe régionaux et prend les dispositions s’y rattachant, y compris les prises de rendez-vous ;
- Effectue les réservations (voyages et hébergement) des chefs d’équipe régionaux lors de leurs différentes missions et prépare les formulaires appropriés ;
- Assure le lien entre les sections régionales et les autres sections de la Coopération ;
- Organise les réunions des sections régionales avec les services extérieurs ;
- Préparation, soumission et suivi des programmes de congés et de mission
- Filtre les communications téléphoniques des chefs d’équipe régionaux et donne des renseignements de 1er degré ;
- Elabore le compte-rendu des réunions de Section;
- Soumet au moment opportun les dossiers en suspens ;
- Reçoit et dirige les visiteurs vers les chefs d’équipe régionaux;
- Assure le suivi des décisions prises par les chefs d’équipe régionaux et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
- Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de la section ;
- Elabore un répertoire des adresses utiles des interlocuteurs des chefs d’équipe régionaux;
- Gestion des fournitures de bureau en collaboration avec les autres secrétaires de la section Coopération ;
- Contribuer selon les besoins au back-up des autres secrétaires de la section Coopération;
- Effectue toute autre tâche commandée par les nécessités de service.
Tâches spécifiques à la section :
- Appui à la logistique des missions en provenance du Siège et des missions d’assistance technique ;
- Initiation opérationnelle de la conformité des actions ;
- Appui à la section dans la préparation des propositions de financement, projets de convention, appels d’offres, termes de référence et contrats ;
- Participation aux évaluations des offres dans le cadre d’appels à propositions, demandes de prestations ;
- Encodage des contrats en CRIS/OPSYS
- Initiation des clôtures des projets et contrats ;
Critères de sélection
Exigences minimales:
- être médicalement apte à exercer les fonctions requises;
- jouir des droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale;
Études et formation:
- Niveau d’enseignement universitaire (Bachelor/BAC+3).
Expérience professionnelle:
- Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste avec fonctions similaires.
Connaissances linguistiques
Selon critères: http://europass.cedefop.europa.eu/sites/default/files/cefr-en.pdf;
- Parfaite maîtrise orale et écrite du français et l’anglais (niveau C1 minimum).
Connaissances des outils informatiques
- Niveau élevé de connaissances en informatique : traitement de texte, tableurs, courrier électronique et navigation Internet.
- Maitrise de logiciels de Publication Assisté par Ordinateur est un avantage.
Aptitudes requises :
- Disponibilité et discrétion
- Rapidité d’exécution
- Réactivité
Les points suivants seront considérés comme un atout:
- Minimum de 5 ans d’expérience dans une ambassade ou une organisation internationale
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel, et démontrant des compétences de communication interpersonnelle, cordiale et professionnelle.
- Très bonne communication (écrit ou oral) avec des contacts internes et externes.
- Haut degré de confidentialité, rigueur et de responsabilité lors du traitement des informations liées à l’UE.
- Habilité à définir des priorités, d’entreprendre des tâches, sous la pression, avec le minimum d’erreur, tout en répondant rapidement aux sollicitations.
- Sens de l’autonomie, de l’organisation et de l’initiative.
- Disponible de travailler en dehors des heures de travail en cas d’urgence.
Comment soumettre votre candidature?
- Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives à : [email protected]
- L’objet du courriel/mail doit indiquer : « Candidature poste de Secrétaire Section Coopération »
La candidature doit contenir les éléments suivants:
- Une lettre de motivation;
- Un CV selon le format EUROPASS (https://europass.cedefop.europa.eu );
- La copie des diplômes universitaires;
- La copie des attestations d’emplois relatives à l’expérience professionnelle;
- Deux références au minimum (structures, noms, prénoms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail) auxquelles la Délégation de l’Union européenne pourra s’adresser dans le cadre de l’examen des candidatures.
Date limite pour le dépôt des candidatures: Vendredi 16 février 2024 à 12h00.
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