La Délégation de l’Union européenne au Ghana fait partie du Service extérieur de l’Union européenne et est l’une des plus de 130 Délégations à travers le monde. La délégation a le statut de mission diplomatique et représente officiellement l’Union européenne au Ghana. La Commission européenne est o une des institutions de l’Union européenne, les autres étant le Parlement européen, le Conseil de l’Union européenne, la Cour de justice et la Cour des comptes. L’Union européenne est composée de 28 États membres, compte environ 500 millions d’habitants et est le plus grand bloc commercial du monde. Le mandat de la délégation comprend les éléments suivants : Promouvoir activement les valeurs et les politiques de l’Union européenne, dans un partenariat ouvert et équitable avec le gouvernement et le peuple du Ghana ; Approfondir le dialogue politique sur toutes les questions d’intérêt mutuel et renforcer le partenariat ; Mettre en œuvre la politique étrangère et de sécurité commune de l’UE, les politiques de développement et commerciales axées sur la réduction de la pauvreté et sur la promotion de la démocratie, les droits de l’homme et l’État de droit ainsi que l’intégration harmonieuse et progressive des pays en développement dans l’économie mondiale ; Informer le Ghana des politiques et programmes de l’Union européenne, ainsi que de ses institutions et valeurs Soutenir l’intégration régionale dans la Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest ainsi que le développement prévu de politiques, programmes et institutions panafricains.
- Un esprit d’équipe, réactif et engagé avec un grand sens de l’initiative.
- Il / elle doit être un apprenant rapide, très bien organisé, capable de hiérarchiser les charges de travail et de répondre avec précision aux demandes à court terme.
Tâches principales
- Gérer l’agenda du Chef de Section concerné ;
- Réserver des salles de réunion, organiser des conférences téléphoniques et prendre des messages et des procès-verbaux lors des réunions ;
- Répondre et rediriger les appels téléphoniques fournissant des informations ;
- Accueillir les visiteurs et les diriger vers la section ou la personne appropriée ;
- Rédigez des notes, des procès-verbaux et de la correspondance courante avec la bonne mise en page et le bon format.
- Assurer des contrôles administratifs de qualité pour signature par la hiérarchie avant transmission de tout document ;
- Recevoir et acheminer la correspondance entrante, finaliser et transmettre la correspondance sortante ;
- Veiller à ce que les messages et correspondances entrants soient enregistrés, correctement attribués et suivis dans le respect des délais ;
- Maintenir le système de classement afin que les informations puissent être facilement récupérées ;
- Mettre à jour régulièrement la section Base de données de contacts (outlook);
- Assister les exécutants de la mission dans la section avec la préparation des ordres de mission et de la déclaration des dépenses ;
- Encoder les demandes de transport officiel dans l’application pertinente et faire le suivi de l’approbation ;
- Mettre à jour et suivre la planification des missions, les absences et les congés dans le calendrier partagé de la Section ;
- Fournir un soutien aux consultants travaillant sur des projets de l’UE concernant la demande de visa ;
- Apporter un soutien administratif et logistique à l’organisation d’événements internes et externes tels que des réunions, des ateliers, des conférences et des événements publics (réservation du lieu, invitations, restauration, accueil des invités, etc.)
- Aider à organiser des missions pour les fonctionnaires de l’UE en visite au Ghana ;
- S’assurer que les besoins en outils et en logistique de la Section sont couverts en assurant la liaison avec la section administrative ou les prestataires de services appropriés ;
- Gérer les boîtes aux lettres fonctionnelles et traiter les messages si nécessaire sous la supervision du chef de section concerné ;
- Aider à l’intégration du nouveau personnel dans la section ;
- Assurer le remplacement des autres secrétaires de la section en cas d’absence et fournir un soutien de secrétariat aux autres sections lorsque requis ;
- Effectuer d’autres tâches ponctuelles requises par la direction.
Exigences professionnelles
- Excellentes compétences administratives et organisationnelles
- Excellentes compétences de communication verbale et écrite
- Compétences de gestion du temps
- Compétences en technologies de l’information et de la communication
- Des talents pour la résolution des problèmes
- Capacité à travailler de manière autonome et à hiérarchiser les charges de travail
- Fournir un travail précis et de qualité sur des demandes à court terme
Exigences personnelles
- Joueur d’équipe
- Personnalité dynamique, motivée et responsable avec un sens de l’initiative
- Résilient et capable de travailler sous pression
- Réactif et multi-tâches
- Très discret dans le traitement des informations
- Ajustable aux horaires de travail flexibles
- Solides capacités de service à la clientèle
- Minutieux et attentif aux détails
- Flexible et facilement adaptable à un environnement multidisciplinaire et multiculturel
- Désireux d’apprendre et de développer de nouvelles compétences
Diplôme requis et expérience
- Formation postsecondaire sanctionnée par un diplôme
- Diplôme universitaire en administration, sciences sociales ou autre
- Minimum 5 ans dans l’exécution mentionnée ci-dessus
- Expérience de travail avec des missions diplomatiques ou des organisations internationales ;
La connaissance des langues
- Excellente maîtrise de l’anglais (écrit et parlé)
- Connaissance des outils informatiques
- Connaissance approfondie de la suite MS Office et des applications Internet
Méthode d’application
- Les candidats intéressés doivent envoyer leur candidature et les pièces justificatives par courrier électronique à : delegation-ghana-[email protected] en indiquant comme objet : « Candidature : Secrétaire à la Section de la coopération – [Nom et prénom] ».
- La candidature doit comprendre une lettre de motivation, un CV Europass détaillé avec au minimum une référence professionnelle.
- Les candidats présélectionnés seront invités à des tests écrits et à un entretien. Le recrutement du candidat retenu sera soumis à une aptitude médicale.
