La Commission de l’Union Africaine (UA) recrute pour ces 10 postes (23 Septembre 2022)

Objectif du travail

Fournir un soutien technique dans la gestion de la livraison d’un rapport complet, précis et rapide des débats du Parlement panafricain et donner des conseils sur les solutions de technologies de l’information et de la communication pour garantir que l’unité Hansard est efficace, rentable et cohérente dans la production de normes élevées travailler.

Fonctions principales

• Supervise et coordonne les activités des rapporteurs du hansard pendant les sessions du Parlement.
• Coordonne les activités de la salle de transcription.
• Soutient la préparation du budget et du plan de travail de la Division
• Prépare les rapports périodiques

Responsabilités spécifiques

• Aide à la transcription, à la vérification, à l’édition, à la relecture et à l’indexation de Répondre aux attentes des députés et du public dans la production et la publication du verbatim quotidien des délibérations et de maintenir les normes professionnelles uniques requises du dossier parlementaire.
• Aide à la transcription, à la vérification, à l’édition, à la relecture et à l’indexation du hansard et des rapports de comité.
• S’assure que les délibérations sont transcrites avec exactitude et soumises à temps à l’éditeur du hansard.
• Aide à la préparation des rapports périodiques de l’unité Hansard.
• Effectue toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Exigences académiques et expérience pertinente

• Un baccalauréat en sciences humaines, sciences sociales ou médias et communication, de préférence avec une formation linguistique, d’une université reconnue, avec un minimum de cinq (5) ans d’expérience professionnelle pertinente ou une maîtrise ou l’équivalent avec un minimum de deux ( 2) années d’expérience de travail pertinente.
• Une expérience dans l’édition pour le Parlement dans l’une ou l’autre des 4 langues de l’Union africaine (anglais, français, portugais et arabe) est requise.

Compétences requises

• Posséder des compétences rédactionnelles, grammaticales et de compréhension très développées,
• Connaissance des principes du système de démocratie parlementaire tel qu’il est pratiqué au Parlement panafricain et dans les parlements nationaux et régionaux.
• Compétences axées sur les résultats
• Compétences interpersonnelles • Compétences  en
planification et en organisation • La
maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, arabe) et la maîtrise d’une ou plusieurs autres langues de l’UA sont un atout supplémentaire
• Expérience en matière de rédaction de rapports et d’édition , la relecture, les applications de composition telles que Word, Publisher, Excel et la recherche sur Internet et la communication par courrier électronique sont nécessaires. Une expérience professionnelle dans l’unité Hansard d’un parlement national ou régional serait un atout supplémentaire.

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

Soutenir et mettre en œuvre les stratégies, politiques et procédures relatives aux privilèges diplomatiques, aux courtoisies et aux services liés au protocole requis par les opérations du Parlement panafricain au sein du système de l’UA, dans le pays hôte et à l’extérieur.

Fonctions principales

• Fournit les conseils nécessaires sur les questions liées au protocole au PAP conformément aux normes diplomatiques, en particulier en ce qui concerne les privilèges et immunités des autorités sud-africaines compétentes au nom du Bureau et des membres du personnel ;
• Tient à jour des registres des exigences de chaque ambassade, des avis de voyage ainsi que des changements dans les politiques d’immigration et les communique régulièrement au Bureau et au personnel du PAP ;
• Coordonne les demandes de permis d’importation/exportation de véhicules et autres biens et effets personnels pour l’Organisation et son personnel ;
• Facilite la délivrance des documents administratifs et juridiques au nom du Bureau et du personnel (cartes d’identité, visas, etc.) ;
• Facilite les procédures de séparation du personnel des services de la PAP ;
• Maintient des relations de travail étroites avec les autorités compétentes du pays hôte en vue d’informer le PAP (Unité juridique) des défis rencontrés dans la mise en œuvre pratique de certaines dispositions de l’accord avec le pays hôte ;
• Facilite l’organisation des cérémonies et fonctions officielles (ex. réceptions, cocktails, déjeuners et dîners)
• S’assure que les services protocolaires de l’aéroport sont accordés aux membres du Bureau, aux députés, aux personnalités et aux membres du personnel ;
• Assure la liaison avec les bureaux concernés de la CUA, les organisations spécialisées de la CUA et d’autres institutions partenaires dans l’organisation et le service des exigences de protocole des réunions du PAP, le cas échéant.
• Supervise l’accréditation, les laissez-passer, les permis de travail et les documents connexes pour les députés et le personnel du PAP et leurs renouvellements à l’échéance.
• Prépare, sur une base régulière, les listes des missions diplomatiques du PAP et des parties prenantes concernées et les met à jour avec les noms, titres, adresses complètes, numéros de téléphone et adresses e-mail corrects.
• Effectue toute autre tâche qui peut lui être confiée par le greffier adjoint – Finances, administration et ressources humaines.

Responsabilités spécifiques

• Procède à l’examen périodique du manuel du protocole PAP ;
• Prépare et supervise la mise en œuvre des plans et calendriers de travail annuels de l’Unité ;
• Prépare et met à jour les profils de tous les visiteurs officiels du président et du greffier et archive les documents liés au protocole de valeur historique;
• Tient à jour des registres des exigences de chaque ambassade, des avis de voyage ainsi que des changements dans les politiques d’immigration et les communique régulièrement au personnel du PAP.
• Prépare des directives d’information pour les dignitaires et les visiteurs exécutifs du PAP

Exigences académiques et expérience pertinente

• Une maîtrise ou son équivalent en communications, diplomatie, administration publique, sciences humaines ou sociales ou dans un domaine connexe, et sept (7) années d’expérience de travail pertinente dans la gestion du protocole, des relations extérieures ou des communications avec au moins trois (3) ans à un niveau de supervision dans une organisation internationale.
• Un baccalauréat dans les domaines susmentionnés mais avec huit (10) années d’expérience, dont au moins trois (3) à un niveau de supervision dans une organisation internationale.

Compétences requises

• Compétences interpersonnelles exceptionnelles, sens du travail d’équipe et capacité à interagir harmonieusement et efficacement dans un environnement multiculturel avec des collègues de diverses disciplines, perspectives, pays et cultures.
• Capacité à prendre des décisions objectives et à résoudre des problèmes, en exerçant le plus haut sens des responsabilités dans le traitement de questions confidentielles et sensibles d’une manière raisonnable et mûre.
• Compétences diplomatiques et capacité à générer des solutions innovantes et pratiques à des situations difficiles, avec tact et maturité émotionnelle sans perdre son sang-froid.
• Des normes éthiques élevées, l’intégrité et un profond sens de l’équité sont des compétences requises du titulaire.

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

Fournir des orientations stratégiques en matière de communication pour construire une bonne image du Parlement panafricain et promouvoir une visibilité accrue de ses objectifs et activités.

Fonctions principales

· Élabore, révise et met en œuvre les stratégies de communication et d’image de marque du PAP.
· Gère le programme de travail et le budget de l’unité Communication et médias.
· Construire et promouvoir une bonne image du Parlement panafricain conformément à l’Agenda 2063 de l’UA.
· Mener des campagnes de plaidoyer et publiques à l’échelle du continent en faveur de la vision, de la mission et du plan stratégique du PAP et dans le but de Afrique et dans le monde.
· Organise et préside des points de presse et autres allocutions lors d’événements locaux et internationaux.
· Organise des entretiens avec les médias pour le Bureau, les membres du Parlement panafricain et occasionnellement pour le greffier du Parlement.
· Développe et entretient des réseaux avec des partenaires nationaux et internationaux, tous les parlements nationaux des États membres de l’Union africaine et les chefs d’institutions médiatiques, etc.
· Surveille régulièrement les efforts de communication pour assurer un retour sur investissement maximal.
· Gère le site Web du PAP.
· Élabore et supervise la mise en œuvre de la stratégie des médias sociaux du PAP.
· Rédige des discours et des prises de position pour la direction du secrétariat du PAP.
· Produit des plans médias et des communiqués de presse.
· Gère l’installation de diffusion et supervise l’équipe de diffusion.

Responsabilités spécifiques

• Met en œuvre et gère une stratégie de communication pour faire avancer les objectifs et les initiatives du PAP.
• Fournit des orientations stratégiques sur les activités de communication du PAP, y compris les stratégies de coordination, de plaidoyer et de communication, la planification et la mise en œuvre.
• Élabore et diffuse des messages holistiques destinés aux différentes parties prenantes.
• Travaille en étroite collaboration avec le bureau du bureau, les technologies de l’information, la direction de l’information et de la communication de l’UA, le webmestre du PAP et les greffiers du comité pour développer et/ou mettre à jour la stratégie de gestion de l’information, de la communication et des connaissances sur la base du plan stratégique du PAP.
• Développe du matériel pour communiquer de manière convaincante des preuves et mener de nouvelles approches pour créer et distribuer du contenu multimédia, y compris l’utilisation des médias sociaux ;
• Rédige toutes les communications externes et tient à jour le site Web du PAP.
• Initie et/ou entretient des relations professionnelles avec les principales parties prenantes/électeurs.
• Rédige un plan d’engagement des partenaires de développement, y compris l’élaboration de supports de communication et un plan de développement des relations pour rencontrer et engager les partenaires de développement.
• Participe au groupe de gestion de crise en tant qu’expert média et contribue à l’élaboration de stratégies médiatiques en réponse aux crises susceptibles d’avoir un impact sur notre marque et notre réputation.
• Travaille avec les greffiers du comité, les ambassadeurs de bonne volonté, le bureau des relations internationales du PAP et le responsable des politiques, le responsable de la mobilisation des ressources pour identifier les domaines les plus prioritaires nécessitant un soutien financier pour communiquer avec les partenaires de développement
• Travaille avec les parlements régionaux et nationaux pour développer des matériaux pour communiquer de manière convaincante le travail et les réalisations du PAP.
• Fournit un soutien en matière de communication aux réunions statutaires et non statutaires du PAP, y compris les événements spéciaux/ateliers/réunions et conférences.
• Fournit des conseils éditoriaux, des déclarations et des réponses aux questions fréquemment posées pour la haute direction et les parlementaires.
• Surveille les événements et analyse les documents pour identifier les tendances, les opportunités et les risques et préparer des plans d’action ou des réponses PAP appropriés.

Exigences académiques et expérience pertinente

• Une maîtrise ou son équivalent en communication, journalisme, radiodiffusion, relations publiques et médias ou dans un domaine connexe, avec un minimum de sept (7) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la communication d’entreprise, du journalisme, de la défense des intérêts avec au moins trois ( 3) ans à un niveau de supervision dans une organisation internationale.
OU
• Une licence dans les domaines mentionnés ci-dessus avec dix (10) années d’expérience et au moins trois (3) à un niveau de supervision dans une organisation internationale.

Compétences requises

• Le candidat retenu doit être créatif et avoir la capacité d’interagir harmonieusement et efficacement dans un environnement multiculturel avec des collègues de diverses disciplines, perspectives, pays et cultures.
• Posséder d’excellentes compétences interpersonnelles, de réseautage, de négociation et de communication.
• Il/elle doit avoir la capacité de prendre des décisions objectives et de résoudre des problèmes, exerçant le plus haut sens des responsabilités dans le traitement de questions confidentielles et sensibles.
• Capacité à contribuer à la réflexion stratégique en vue d’améliorer les services médias et communication à l’ensemble des acteurs du PAP.
• Capacité à travailler sous pression, à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Posséder des compétences et de l’expérience dans la production et la distribution de publications imprimées ainsi que dans le développement de contenus audiovisuels et électroniques.
• Normes éthiques élevées, intégrité et sens profond de l’équité.
• Bonne connaissance du système de l’Union Africaine.

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

Fournir un soutien technique dans l’audit des activités PAP conçues pour ajouter de la valeur et améliorer les opérations et l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

Fonctions principales

je. Coordonne tous les travaux de l’OIA.
ii. Supervise l’auditeur interne.
iii. Transmet et explique les politiques de gestion et les objectifs organisationnels du PAP à tous les membres du personnel de l’OIA.
iv. Fixe les objectifs de l’unité OIA.
v. Détermine et recommande les besoins en personnel et leurs spécifications de travail si nécessaire.
vi. Participe au recrutement du personnel à la fois pour l’OIA et d’autres unités.
vii. Assiste aux réunions de la direction et du bureau et fournit des conseils si nécessaire.
viii. Présente des rapports à la direction du PAP et à la commission d’audit et des comptes publics.

Responsabilités spécifiques

je. Examine et présente le plan de travail annuel et triennal de l’OIA à la direction et à la CAPA.
ii. Prépare, examine et gère les programmes d’audit pour tous les audits, enquêtes et autres services de conseil.
iii. Évalue le personnel sous ses ordres.
iv. Assiste aux réunions du CAPA et lui fournit des services d’assurance et un soutien technique.
v. Effectue des travaux d’audit.
vi. Examine de temps à autre le système de gestion des risques du PAP et donne des conseils sur l’état du registre des risques et du processus de gestion des risques.
vii. Effectue et supervise les questions d’enquête si nécessaire.
viii. Effectue des services de conseil lorsque requis par la direction du PAP.
ix. Coordonne et dirige les missions d’audit de performance
X. Exécute toute autre tâche pouvant lui être confiée par la Direction et le Bureau de la PAP.

Exigences académiques et expérience pertinente

• Master en gestion financière, comptabilité, administration des affaires, avec 7 ans d’expérience progressive en audit ou dans tout domaine connexe. Deux (2) d’entre eux doivent avoir été obtenus au niveau de la supervision.
• Certificat en CIA ACCA, CA, CPA, ACCA, CIMA ou autre certification connexe est un atout supplémentaire
• Expérience de travail sur ERP-SAP
Ou
• Baccalauréat en gestion financière, comptabilité, administration des affaires, avec 10 ans d’expérience progressive en audit ou tout domaine connexe. Deux d’entre eux doivent avoir été obtenus au niveau de la supervision
• Certificat en CIA, ACCA, CA, CPA, ACCA, CIMA ou autre certification connexe est un atout supplémentaire.

Compétences requises

a) Connaissance et expérience de MS Office, connaissance de SAP ERP souhaitée.
b) Compétences interpersonnelles et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.
c) Compétences en rédaction de rapports
d) Compétences en communication et en négociation.
e) Compétences en matière de planification et d’organisation.

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

Pour assurer le développement de stratégies de coopération, facilite la communication entre le PAP et les parties prenantes externes, en favorisant une relation positive et collaborative.

Fonctions principales

• Conseille sur des questions de nature externe, diplomatique et internationale.
• Agit comme point de contact dans la communication du PAP avec la communauté internationale.
• Scanne régulièrement l’environnement pour surveiller les développements dans le monde extérieur qui ont un impact sur les opérations de PAP.
• Recueille et prépare des rapports sur les questions de relations et de coopération.
• S’assure que le rapport sur les efforts de mobilisation des ressources dans le PAP est soumis en temps opportun à la direction.

Responsabilités spécifiques

• Responsable de la planification, de la promotion et du maintien de bonnes relations entre le PAP et la communauté internationale et régionale, y compris les parlements nationaux et régionaux, les organisations de développement, les gouvernements nationaux, les partenaires de développement, le secteur privé et les organisations non gouvernementales.
• Facilite la mise en œuvre de l’accord de siège du PAP avec le pays hôte.
• Négocie et fait pression au nom du PAP dans les domaines de la coopération et de la mobilisation des ressources humaines et financières.
• Facilite le développement et la maintenance de la base de données avec les coordonnées des partenaires de développement du PAP et des parties prenantes.
• Favorise une image positive et une compréhension objective du travail et des activités du PAP.
• Supervise la fonction de mobilisation des ressourcesEffectue toute autre tâche pouvant être assignée par le superviseur

Exigences académiques et expérience pertinente

• Une maîtrise en relations internationales/diplomatie ou en administration publique avec sept (7) années d’expérience professionnelle pertinente, dont au moins trois (3) au niveau de la supervision dans une organisation internationale.
OU
• Une licence dans les domaines susmentionnés mais avec dix (10) années d’expérience, dont au moins trois (3) au niveau de la supervision dans une organisation internationale.
Les candidats doivent être familiarisés avec le fonctionnement des parlements.

Compétences requises

• Compétences interpersonnelles, sens du travail d’équipe et capacité à interagir harmonieusement et efficacement dans un environnement multiculturel avec des collègues de diverses disciplines, perspectives, pays et cultures.
• Capacité à prendre des décisions objectives et à résoudre des problèmes, en exerçant le plus haut sens des responsabilités dans le traitement de questions confidentielles et sensibles d’une manière raisonnable et mûre.
• Compétences diplomatiques et capacité à générer des solutions innovantes et pratiques à des situations difficiles, avec tact et maturité émotionnelle sans perdre son sang-froid.
• Normes éthiques élevées, intégrité et sens profond de l’équité
• Maîtrise de l’une des langues de travail de l’Union africaine, la connaissance d’autres langues de travail serait un atout supplémentaire.

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

Fournir des services techniques et administratifs pour faciliter le déroulement ordonné et efficace des séances du Parlement.

Fonctions principales

• Supports de la Chambre en tant qu’officier de table.
• Collecte des informations fiables pour la vérification des pouvoirs des députés.
• Aide à produire les votes et les procédures, et la compilation du rapport législatif pendant les séances plénières
• Appuie le processus électoral du Parlement
• Aide à la planification des réunions du PAP et des sessions parlementaires.
• Facilite l’organisation de différents types de réunions, telles que les réunions statutaires et non statutaires.
• Prépare et distribue les ordres du jour des réunions ainsi que les feuilletons et guides de procédure.
• Enregistre les procès-verbaux des réunions.
• Prépare et soumet des rapports périodiques sur les activités de l’Unité ou des missions spécifiques.
• Effectue toute autre tâche assignée par le Superviseur.

Responsabilités spécifiques

• Tient à jour les données des membres du Parlement.
• Prépare la réunion d’orientation pour l’administration du serment pour les nouveaux membres.
• Assure la circulation des documents dans l’hémicycle
. • Etablit les feuilles de présence des députés et l’enregistrement des listes d’orateurs pour les débats.
• Soutient la préparation du budget et du plan de travail de la Division
• Prépare les rapports périodiques

Exigences académiques et expérience pertinente

Baccalauréat en droit, en sciences sociales ou dans un domaine connexe avec un minimum de deux (2) années d’expérience au service de comités et dans le domaine de la documentation et de la recherche parlementaires.

Compétences requises

• Compétences interpersonnelles • Compétences en matière
de planification et d’organisation
• Capacité à négocier avec diplomatie
• Capacité à déléguer la responsabilité, l’obligation de rendre compte et le pouvoir décisionnel appropriés en matière de gestion des performances et de développement professionnel
• Maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, arabe) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un avantage supplémentaire

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

• Fournir une interprétation simultanée et/ou consécutive de l’anglais vers le français
• Traduire des documents de l’anglais vers le français

Fonctions principales

• Fournit une interprétation simultanée correcte, claire et fidèle du français vers l’anglais lors des conférences et des réunions du Parlement en utilisant un langage standard, clair et précis.
• Fournit une interprétation consécutive lorsque nécessaire lors d’audiences et de déclarations
lors de conférences, réunions, discussions, etc.
• Utilise une compréhension exacte des terminologies techniques du PAP.
• Se tient au courant des développements dans le domaine des langues, à la fois dans les
langues source et cible, en compilant et en mettant à jour régulièrement des terminologies spécifiques, des phrases, des acronymes et des expressions spéciales afin d’élargir et d’approfondir le vocabulaire dans le but d’améliorer les compétences et la capacité.
• Facilite et participe au développement de la terminologie/lexiques PAP.
• Traduit des documents de l’anglais vers le français, en veillant au plus haut niveau d’exactitude et en conservant l’esprit, le contexte, la qualité, le langage technique et les nuances de la version originale en utilisant des terminologies précises, claires et appropriées.
• Effectue toute autre tâche connexe qui peut lui être assignée par le Superviseur.

Responsabilités spécifiques

• Fournit une interprétation correcte, claire, fidèle consécutive et simultanée principalement de l’anglais vers le français et aussi, de préférence, du portugais, de l’espagnol, du swahili ou de l’arabe vers le français lors de diverses conférences et réunions du Parlement panafricain en utilisant un langage standard, clair et précis ;
• Traduit, principalement de l’anglais vers le français, et aussi, de préférence, du portugais, de l’espagnol, du swahili ou de l’arabe vers le français des documents très sensibles et techniques provenant de diverses sources, en utilisant des mémoires de traduction, des bases de données terminologiques et toute une gamme d’outils de TAO assurant le meilleur standard de qualité, d’exactitude, de fidélité à l’esprit, au style et aux nuances du document original ;
• Révise les traductions de documents complexes et sensibles couvrant toute la gamme des travaux du Parlement panafricain ;
• Révise les documents originaux en français avant qu’ils ne soient envoyés pour traduction;
• Travaille avec les unités clientes pour développer la terminologie, ainsi que pour assurer la conformité avec la terminologie établie et la cohérence ;
• Contribue au développement et au partage de la terminologie au sein de la Division et avec toutes les parties prenantes internes et externes ;
• Contribue à l’évaluation des performances des interprètes et traducteurs externes ;

Exigences académiques et expérience pertinente

Une maîtrise en langues et une qualification professionnelle d’une
école reconnue d’interprétation/traduction avec dix (10) ans d’expérience professionnelle pertinente en interprétation/traduction dans une institution ou des réunions internationales sur diverses questions avec 6 ans au niveau Expert/Spécialiste et 3 ans au niveau de la supervision.

OU

Baccalauréat en langues et qualification professionnelle d’une
école reconnue d’interprétation/traduction avec douze (12) ans d’expérience professionnelle pertinente en interprétation/traduction dans une institution ou des réunions internationales sur diverses questions avec 6 ans au niveau Expert/Spécialiste et 3 ans à niveau de supervision.

La connaissance et l’utilisation des outils d’interprétation et de traduction sont requises.

Compétences requises

• Capacité à faire de l’interprétation simultanée et consécutive de l’anglais vers le français
• Capacité à traduire de l’anglais vers le français, en utilisant des outils de traduction modernes tels que Trados
• Compétences en dactylographie permettant de produire son propre travail de manière autonome
• Bonnes compétences interpersonnelles
• Capacité à déléguer la responsabilité appropriée, l’obligation de rendre compte et l’autorité décisionnelle en matière de gestion des performances et de développement professionnel
• La maîtrise de toute autre langue de travail officielle de l’UA (portugais, arabe, espagnol et kiswahili) est un avantage supplémentaire

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

Assurer un leadership stratégique pour la supervision et la gestion globales du département des finances, de l’administration et des ressources humaines.

Fonctions principales

• Supervise la gestion des fonctions des finances, de l’administration, de la gestion des ressources humaines et du développement du PAP.
• Dirige l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies, de politiques et de plans internes de gestion des ressources humaines, financières, administratives et d’entreprise.
• Examine régulièrement les processus et procédures et recommande les changements appropriés pour améliorer les performances du personnel et de l’organisation conformément aux meilleures pratiques et aux règles et procédures pertinentes de l’UA.
• S’assure que les besoins en ressources humaines, la budgétisation, la gestion des performances, le contrôle qualité, la discipline, la formation et le développement sont conformes aux règles et procédures pertinentes de l’UA.
• Supervise la préparation du plan de travail annuel du Département et procède à des évaluations de performance pour le personnel sous sa supervision.
• Établit et entretient de bonnes relations de travail avec toutes les divisions et unités du Département ainsi qu’avec les autres bureaux et départements du PAP.
• Assumer la responsabilité directe de l’élaboration et de la mise en œuvre des stratégies de mobilisation des ressources, de génération de revenus et de gestion des investissements du PAP.
• Travaille directement avec les vérificateurs, les agents des services juridiques et les partenaires financiers.

Responsabilités spécifiques

Services administratifs
• Coordonne les activités du Département des finances, de l’administration et des ressources humaines, en fournissant les conseils de gestion, de logistique et d’administration nécessaires à la réalisation du mandat du PAP.
• Assure l’élaboration et la mise en œuvre de cadres, de systèmes et de politiques pour la gestion des services administratifs du PAP conformément aux règlements et règles, manuels et politiques de l’UA.
• Analyse et examine les processus et les méthodes de travail et recommande des changements de procédure et de politique au greffier du Parlement pour améliorer les opérations.
• Guide la préparation et la mise en œuvre du budget administratif en veillant à ce qu’il soit utilisé de manière efficace et efficiente.
• Donne des conseils et assure la mise en œuvre d’un cadre, de systèmes, de politiques et de lignes directrices efficaces en matière d’approvisionnement.
• Donne des conseils et s’assure que le protocole est maintenu et que les services de protocole et de logistique sont fournis aux parties prenantes et au personnel du PAP.
• Donne des conseils et met en œuvre l’accord du pays hôte sur les privilèges et immunités en ce qui concerne le PAP et son personnel.
• Assure la fourniture de services de gestion des installations et de services de sécurité de qualité.
• Assure le développement et la mise en œuvre d’un cadre, d’un système et de politiques informatiques efficaces.
• Met en œuvre les accords contractuels signés par les PAP.

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Gestion financière
• Dirige toutes les opérations financières, y compris la comptabilité des ressources, la budgétisation, la paie, les rapports financiers et les contrôles internes, la gestion des flux de trésorerie, les prévisions, la planification financière à court et à long terme et les fonctions de rapport conformément aux cadres de l’UA.
• Assure la préparation des budgets du PAP, des rapports d’exécution budgétaire, des rapports financiers, y compris les états financiers trimestriels et annuels dans les délais et conformément aux principes comptables généralement acceptés et aux directives de l’UA.
• Assure la préparation et la soumission en temps opportun des rapports sur l’exécution du budget à l’UA et aux partenaires de développement.
• Assure le développement d’un système efficace de gestion des performances financières et de reporting qui fournit des informations actualisées aux supérieurs hiérarchiques, des rapports réguliers au Président et au Bureau et garantit le respect des exigences statutaires en matière de reporting.
• Élabore et met en œuvre un système et des politiques de gestion des subventions efficaces et efficients, y compris les finances du projet et assure l’appel en temps opportun des fonds promis et le respect des directives de gestion financière du PAP.
• Dirige l’élaboration et la gestion d’un cadre institutionnel pour la mise en œuvre des politiques, systèmes, processus et procédures budgétaires et financiers du PAP conformément aux politiques, réglementations et contrôles financiers de l’UA.

Gestion des ressources humaines
• Élabore et met en œuvre une stratégie globale des ressources humaines (RH) et un système administratif, assurant l’alignement avec la vision stratégique et les objectifs des règlements et règles du PAP et de l’UA.
• Donne des conseils sur la direction et entreprend la mise en œuvre des politiques et procédures RH.
• Conseiller honnêtement et clairement le greffier du Parlement et le personnel sur les questions de RH, assurer le travail d’équipe et promouvoir un environnement interne positif au sein du PAP.
• Veiller à ce que le PAP attire et retienne un personnel hautement compétent multiculturel, multilingue et paritaire avec les qualifications, les aptitudes, les compétences et l’orientation nécessaires pour mettre en œuvre ses activités pleinement et avec succès.
• Conseiller le greffier du Parlement sur une structure organisationnelle efficace qui soutient les opérations globales du PAP.
• Travaille en étroite collaboration avec le responsable des ressources humaines pour gérer les relations avec le personnel et fournir des conseils dans le traitement des réclamations du personnel.
• Développe et met en œuvre un système efficace de gestion de la performance qui aligne la performance institutionnelle sur la performance individuelle.
• Effectue tout autre travail qui peut lui être assigné par le greffier du PAP.

Exigences académiques et expérience pertinente

• Un Master en finance, gestion des ressources humaines, administration publique ou commerciale avec quatorze (14) années d’expérience professionnelle pertinente en finance, administration ou gestion/développement des ressources humaines dans une organisation internationale ou un parlement national et/ou supranational, dont sept ( 7) ans au niveau de la direction et quatre (5) ans au niveau de la haute direction.

Compétences requises

• Compétences en leadership et en gestion
• Capacité à gérer avec succès des équipes dans un environnement multiculturel et multilingue
• Compétences interpersonnelles et de négociation
• Compétences en présentation, rédaction de rapports et communication ;
• Compétences informatiques avec une connaissance pratique de la suite Microsoft Office.
• Compétences en matière de planification et d’organisation
• Capacité à diriger, superviser, encadrer, développer et évaluer efficacement le personnel
• La maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, arabe) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un atout supplémentaire avantage

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

Assurer le leadership dans la gestion des services corporatifs, des finances et des exigences administratives générales de PAP en veillant au bon déroulement des opérations internes quotidiennes de PAP.

Fonctions principales

· Relève du Président du PAP.
· Assume les responsabilités statutaires en tant que greffier du Parlement.
· Assure le leadership dans la gestion des services corporatifs, des finances et des exigences administratives générales de PAP et veille au bon déroulement des opérations internes quotidiennes de PAP.
· Fournit un leadership professionnel et managérial solide et efficace dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies, de politiques et de plans internes de gestion des ressources humaines, financières, administratives et d’entreprise;
· Analyse et révise régulièrement les processus et procédures et recommande des changements appropriés et opportuns pour améliorer les performances ;
· Gère la fourniture de services pour s’assurer qu’ils sont conformes aux directives de passation des marchés et aux accords contractuels signés avec le PAP
· Interfaces avec les responsables du gouvernement sur l’accord du pays hôte avec l’Union africaine concernant ses obligations, privilèges et immunités diplomatiques envers les membres de PAP et son personnel.
· Accomplit toute autre tâche pouvant lui être confiée par le président.

Responsabilités spécifiques

Statutaire :
· Fournit des conseils au Parlement, au Président, au Bureau et aux députés sur la procédure (règles formelles et informelles de son fonctionnement).
· Enregistre formellement les décisions du Parlement en séance plénière et en commissions.
· Assiste le Président dans la préparation des sessions comprenant la Plénière et les Commissions et donne des conseils sur la procédure.
· Tient à jour le procès-verbal authentique des délibérations du Parlement et signe ou entérine toutes les ordonnances et communications officielles du Parlement.

Administratif :
• Préside les réunions de gestion, qui discutent des questions d’entreprise, conclut des contrats au nom du Parlement, acquiert et gère les propriétés du Parlement.
• Dirige et facilite l’élaboration et la mise en œuvre de cadres, de systèmes et de politiques pour la gestion des services administratifs du PAP conformément aux règles et règlements de l’UA.
• Guide, analyse et examine les processus et les méthodes de travail et recommande des changements de procédure et de politique au président, afin d’améliorer les opérations.
• Assure la supervision du budget administratif, en veillant à ce qu’il soit utilisé de manière efficace et efficiente et conformément aux règles et règlements financiers et aux politiques de l’Union africaine.
• Interface avec le gouvernement du pays hôte en liaison avec le juriste sur les questions de privilèges et immunités pour le PAP et son personnel.
• S’assure du respect des accords contractuels signés avec les PAP.
• Facilite et guide la fourniture et la mise en œuvre d’un cadre, de systèmes, de politiques et de lignes directrices efficaces en matière d’approvisionnement.
• Conseille et soutient la fourniture de services de gestion des installations de qualité, de services de sécurité, ainsi que d’un cadre, de politiques et de systèmes de gestion des actifs.
• Dirige et facilite la fourniture et la mise en œuvre d’un cadre, d’un système et de politiques informatiques efficaces.

Exigences académiques et expérience pertinente

· Une maîtrise en droit, en administration publique ou en sciences sociales est exigée.

· Minimum de quinze (15) ans d’expérience professionnelle pertinente, dont au moins huit
(8) ans au niveau de la direction et cinq (5) au niveau de la supervision, y compris en tant que greffier du Parlement dans une organisation nationale et/ou supranationale avec une expérience dans la rédaction, interprétation des règles et de la procédure ainsi que des opérations et de l’administration parlementaires.

Compétences requises

· Connaissance démontrée du système de l’Union africaine et capacité à coordonner, gérer, suivre et évaluer le travail du Parlement panafricain.
· Un esprit vif et analytique imprégné de pensées créatives, de capacités de génération d’innovation et de résolution de problèmes.
· Aptitude à interagir avec des fonctionnaires et des collègues professionnels aux plus hauts niveaux du gouvernement, du secteur privé, de la société civile et des organisations internationales.
· Excellentes compétences en communication orale et écrite, en animation et en présentation, capacité avérée à préparer, présenter, discuter et défendre de manière claire et concise les problèmes, les conclusions et les recommandations ; solides compétences en édition.
· Normes éthiques et de responsabilité élevées, intégrité irréprochable et sens profond de l’équité.
· Compétences diplomatiques hautement raffinées, compétences interpersonnelles exceptionnelles et sens du travail d’équipe et capacité à interagir harmonieusement et efficacement avec des collègues de diverses disciplines, perspectives, pays et cultures.
· Capacité à prendre des décisions objectives et à résoudre des problèmes, en exerçant le plus haut sens de responsabilité et de maturité dans le traitement de questions confidentielles et sensibles.
· Capacité à générer des solutions innovantes et pratiques à des situations difficiles, avec tact et maturité émotionnelle sans perdre son sang-froid et sa concentration.
· Capacité à identifier les opportunités et à établir des relations solides avec des partenaires et d’autres parties externes.
· Excellentes compétences en matière de vision stratégique, de planification, de mise en œuvre, de suivi, d’évaluation et d’établissement de rapports.
· Capacité à travailler avec enthousiasme et engagement sous pression et avec un minimum de supervision, à effectuer plusieurs tâches avec un large éventail d’individus et d’institutions et à être proactif et créatif avec un bon jugement.
· Capacité à tirer parti des ressources et du personnel limités pour un impact maximal.
· Capacité à travailler dans un environnement organisationnel multiculturel et multinational.

· Solides compétences en matière de réseautage et de représentation et capacité à mobiliser un soutien au nom du Parlement panafricain.
· Excellentes compétences en applications informatiques (progiciel Microsoft Office – MS Word, Excel et PowerPoint ; plates-formes de partage de connaissances et d’informations, par exemple, Teamwork).

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

Fournir des services de secrétariat et de soutien administratif général.

Fonctions principales

• Organise les rendez-vous et tient à jour le calendrier des activités du superviseur.
• Prépare les réunions tant internes qu’externes tel qu’assigné.
• Taper, relire, enregistrer, classer et expédier des documents, lettres, mémos,
rapports, fax, e-mails.
• Rédige des réponses à la correspondance.
• Classement de toute correspondance.
• Placer la sténographie, dicter et dactylographier la transcription verbatim et éditer la correspondance, les documents et les rapports.
• Reçoit les invités officiels et les visiteurs.

Responsabilités spécifiques

• Rédige des procès-verbaux et des notes pendant les réunions, tel qu’assigné.
• Crée des demandes d’achat pour les voyages, les demandes de magasin et d’autres services pour la division/unité assignée.
• Tient à jour le système de classement récupérable de la division/unité pour toutes les correspondances entrantes et sortantes.
• Fournit un soutien administratif et de secrétariat lors des réunions statutaires du Parlement panafricain en préparant des lettres d’invitation et des contrats pour le personnel de soutien.
• Tient à jour le journal des activités du superviseur.

Exigences académiques et expérience pertinente

Un diplôme en secrétariat, gestion, administration avec trois (3) ans d’expérience en secrétariat dans un bureau occupé ou un baccalauréat dans les domaines ci-dessus avec deux (2) ans d’expérience de travail pertinente.

Compétences requises

• Bonne connaissance des procédures bureautiques modernes.
• Excellente connaissance et expérience pratique des programmes informatiques au niveau de l’utilisateur, c’est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, SAP, etc.
• Bonnes compétences interpersonnelles et de communication.
• Capacités de planification et d’organisation.
• La maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, arabe) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un atout supplémentaire

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles