La BERD-Banque Européenne pour la Reconstruction et le Développement recrute (19 Mai 2026)

Objectif du poste

L’agent administratif est responsable de toutes les tâches administratives générales au sein de l’équipe, assurant ainsi la bonne gestion du personnel expatrié, une coordination efficace avec les autorités gouvernementales et un soutien administratif et logistique fiable au bureau régional. Il peut également apporter un soutien de secrétariat à plusieurs banquiers, gestionnaires ou au directeur.

Responsabilités et obligations

• Gérer l’ensemble des processus de résidence, de permis de travail, de carte d’identité nationale et de visa pour le personnel expatrié et les personnes à charge éligibles, conformément à la réglementation du pays et aux procédures internes.
• Coordonner le dédouanement et la libération des envois, y compris les effets personnels, le matériel de bureau et les envois officiels.
• Organiser et assurer le suivi des besoins en télécommunications, notamment les lignes téléphoniques et les autorisations de cartes SIM pour le personnel international.
• Tenir des registres précis et assurer le suivi de tous les documents, permis et correspondances officielles relatifs aux expatriés.
• Superviser les horaires et les heures supplémentaires des chauffeurs, tout en assumant la responsabilité du maintien des relations officielles et de l’administration complète des expatriés.
• Gérer la correspondance et les demandes internes et externes, y compris la rédaction des réponses pour examen et l’obtention des approbations nécessaires. Cela peut également impliquer l’organisation et la fourniture de traductions. 
• Participer à la traduction des publications, à la veille médiatique et à la commande régulière de publications.

   

• Assurer la liaison avec le service des communications afin de garantir l’exactitude de toutes les pages internet et intranet de l’équipe. 

   

• Assurer les fonctions de coordinateur de la gestion des documents, de coordinateur RH, de responsable de la papeterie, des archives ou de coordinateur de département afin de garantir le bon fonctionnement de l’équipe et le respect des procédures. 

   

• Manipuler les données et produire des rapports via des systèmes tels que SAP, Data Warehouse, CAR ou BPN, selon les besoins.

   

• Maintenir et gérer les données dans les applications spécifiques à la BERD (DTM) afin de garantir l’exactitude des enregistrements de la Banque.

   

• Coordonner l’ensemble des installations, de la restauration et de l’assistance technique nécessaires aux réunions/sessions de formation internes/externes, y compris la recherche de lieux et les modalités de facturation.

   

• Préparer les présentations et les notes d’information pour l’équipe en vue des interventions et réunions. 

   

• Assumer le rôle de coordonnateur en matière de santé, de sécurité et de sûreté, participer aux réunions de l’équipe de direction et fournir  aux Nations Unies les mises à jour concernant la liste du personnel et les coordonnées.

   

• Coordonner les autorisations de sécurité. Organiser tous les aspects du voyage conformément à la politique de la BERD, y compris l’obtention des visas, l’hébergement, la commande de devises et la préparation des itinéraires, ainsi que le remboursement des frais et toute l’assistance en matière de visas pour le personnel en déplacement du siège.

   

• Gestion d’agenda – organisation de réunions internes et externes, de conférences téléphoniques et réponse aux demandes de réunion au nom de l’équipe et/ou du responsable hiérarchique.

   

• Fournir un soutien administratif/de secrétariat et un soutien ponctuel aux membres de l’équipe 

   

• Créer et tenir à jour la base de données des contacts RO.

Connaissances, compétences, expérience et qualifications 

Qualifications académiques

• Baccalauréat en administration des affaires, administration publique, relations internationales ou dans une discipline connexe.
• Expérience pertinente et approfondie dans les domaines de l’administration des expatriés, des relations officielles/gouvernementales, de la logistique ou des fonctions de soutien administratif.
• Une qualification reconnue en secrétariat ou en commerce serait utile, mais n’est pas indispensable.
• Maîtrise de l’anglais, avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale
• La connaissance d’une autre langue, à l’écrit comme à l’oral, serait utile.
• La connaissance de la langue locale du bureau est essentielle.

Expérience/Connaissances

• Expérience administrative et de secrétariat essentielle
• Niveau élevé en calcul

• Le souci du détail et le sens de la précision
• Capacité à établir des relations de travail efficaces avec les clients et les collègues à tous les niveaux dans un environnement multiculturel
• Excellent esprit d’équipe, capable de travailler avec une grande efficacité et de gérer simultanément des missions impliquant un large éventail de contacts au sein de la banque.
• Capacité à faire preuve de discernement et à traiter avec discrétion les informations et données confidentielles/sensibles.
• Excellentes compétences organisationnelles et administratives
• Capacité à prioriser et à gérer son temps, à gérer sa charge de travail, à faire face à la pression et à des priorités changeantes avec peu ou pas de supervision, à planifier son travail et à prendre des initiatives.
• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication à tous les niveaux dans un environnement multiculturel

Compétences techniques

• Maîtrise de l’informatique : Windows XP : Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint
• Compétences avérées en matière de correspondance commerciale et de rédaction de documents, de synthèse d’informations dans des récits et des présentations écrites comprenant des éléments textuels, numériques et graphiques/diagrammes.

• La connaissance de SAP est souhaitable mais non indispensable.

À quoi ressemble le travail à la BERD ?

Notre approche agile et novatrice fait de l’expérience à la BERD une expérience unique ! Vous ferez partie d’une organisation internationale pionnière et diversifiée, et vous mettrez vos talents au service d’un changement concret dans la vie des populations et contribuerez à façonner l’avenir des régions où nous investissons. 

L’environnement de la BERD vous offre :

• Un travail varié, stimulant et engageant qui vous donne l’opportunité d’interagir avec un large éventail d’experts des secteurs financier, politique, public et privé dans toutes les régions où nous investissons ;
• Une culture d’entreprise qui favorise l’inclusion et célèbre la diversité ;
• Un environnement qui place le développement durable, l’égalité et la transformation numérique au cœur de nos activités.

La diversité est une valeur fondamentale de la Banque et imprègne toutes ses activités. Un personnel diversifié, doté des connaissances et des compétences adéquates, favorise les échanges avec nos clients et apporte des idées novatrices, de l’énergie et de l’innovation. Le personnel de la BERD se caractérise par sa riche diversité de nationalités, de cultures et d’opinions, et nous avons à cœur de préserver et de développer cette force. À ce titre, la BERD veille à ce que chacun soit traité avec respect, bénéficie de l’égalité des chances et travaille dans un environnement inclusif. La BERD encourage toutes les candidatures qualifiées de ressortissants des pays membres de la BERD, indépendamment de leur origine raciale, ethnique, religieuse ou culturelle, de leur sexe, de leur orientation sexuelle ou de leur handicap. En tant qu’employeur inclusif, nous favorisons le travail flexible et attendons de nos employés qu’ils soient présents au bureau à hauteur de 50 % de leur temps de travail.

Veuillez noter qu’en raison du grand nombre de candidatures reçues, nous regrettons de vous informer que nous ne sommes pas en mesure de fournir un retour d’information détaillé aux candidats qui n’ont pas été présélectionnés (pour un examen plus approfondi).

Secteurs d’activité : Entrepôt de données, Habilitation de sécurité, Développement durable, Banque, Services bancaires, Énergie, Technologie, Gouvernement, Finance