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La BAD recrute pour ce poste (21 Septembre 2023)
POSTE 1 : Analyste en gestion des ressources – Togo
Rôles et responsabilités :
Les principales responsabilités du RMA sont les suivantes :
1. Gestion financière du programme de travail et des ressources du bureau de pays
-Responsabilité : Sous la supervision du directeur pays et du responsable principal RM, et sous la direction générale du directeur administratif, responsable de la gestion financière efficace des dépenses du bureau pays. Superviser la fonction comptable du bureau de pays, y compris la préparation du rapport de soumission mensuel et le rapprochement des comptes bancaires commerciaux. Examiner régulièrement les comptes de postes non soldés et résoudre les postes en suspens dans les délais prescrits par le contrôleur.
-Planification et suivi budgétaire : travailler en étroite collaboration avec le RMO de la CMU ou le responsable du budget du siège dans la planification des dépenses pour le fonctionnement quotidien du bureau de pays, et rendre compte au responsable principal du RM et au directeur de pays des dépenses tout au long de l’exercice.
-Analyse des coûts et efficacité : en coordination avec le responsable du budget de la CMU RMO/HQ, compiler et analyser les données sur les coûts au niveau du bureau de pays, mesurer l’efficacité et proposer des solutions si nécessaire. Entreprendre une comparaison des coûts entre différents prestataires, en recherchant le meilleur rapport qualité-prix pour la Banque.
-Solde de trésorerie : assurez-vous que l’unité dispose d’un solde de trésorerie optimal dans la banque commerciale. Préparer les projections de trésorerie. Examiner les transactions comptables, les rapports de rapprochement, les rapports sur les postes non soldés, les rapports comptables mensuels, les cartes de pointage, les rapports d’assurance qualité.
-Paiements : calculer, préparer et effectuer des paiements pour le bureau de pays pour toutes les catégories de dépenses, pour la Banque internationale pour la reconstruction et la Société financière internationale.
-Traiter les transactions dans le module Asset Management pour les inventaires de bureaux et de résidences (le cas échéant) et mettre régulièrement à jour la base de données principale des assurances.
2.Contrôle financier et responsabilités fiduciaires
-Soutenir le cadre de contrôle interne des transactions financières et des opérations commerciales pour garantir le maintien de l’intégrité financière, y compris l’examen de l’efficacité des systèmes de contrôle interne et de surveillance, et fournir des conseils pour renforcer le cadre.
-Travailler avec le représentant national pour assurer un environnement de contrôle solide dans le bureau.
-Fournir des orientations, des conseils, des interprétations et des recommandations au représentant national et au personnel sur les politiques et procédures de RM.
-S’assurer que les audits et les recommandations de l’examen d’assurance qualité (QAR) sont mis en œuvre.
-Coordonner la préparation des réponses au tableau de bord financier et comptable du Groupe de la Banque mondiale et mettre en œuvre les recommandations.
-Maintenir la cohérence dans l’application des règles et procédures comptables, y compris la protection des espèces et des chèques.
-Surveiller les relevés de dépenses et les avances de voyage en suspens et prendre les mesures appropriées.
-Examiner régulièrement les comptes du grand livre général pour garantir une comptabilisation exacte.
3.Rôle de chef d’équipe
– Coacher et encadrer les nouvelles recrues dans les tâches globales de RM et les politiques et procédures institutionnelles.
-Guider et superviser les autres membres du personnel RM et administratif sur les processus convenus et coordonner l’intégration et la consolidation des contributions du bureau de pays lors des exercices de planification et d’allocation.
-Exercer un leadership d’équipe important, encourager et promouvoir l’esprit d’équipe au sein de l’équipe RM et encadrer le personnel RM junior.
4.Administration générale
-Collaborer avec le chef de projet/responsable des installations des services d’entreprise mondiaux sur la construction de nouveaux immeubles de bureaux et le déménagement en douceur des bureaux.
-Collaborer avec l’analyste informatique pour la gestion des installations afin d’assurer le bon fonctionnement des installations de bureau au quotidien, en recherchant des opportunités d’amélioration le cas échéant.
-S’assurer que les actifs et les stocks de la Banque sont correctement enregistrés et protégés.
-Superviser l’approvisionnement administratif local en fournitures, biens et services.
-Aider à l’élaboration de politiques et de pratiques administratives en consultation avec d’autres unités pour le fonctionnement efficace et efficient du bureau de pays.
-Assurer la liaison avec la banque commerciale locale.
5.Analyse, surveillance, reporting et communication
-Établir et maintenir de manière proactive une interface avec le client, en fournissant un support de haut calibre.
-Examiner les transactions comptables, les rapports de rapprochement, le rapport des postes non soldés, les rapports comptables mensuels.
-Surveiller et examiner le budget et les dépenses du bureau de pays, identifier/résoudre les problèmes et en discuter avec le responsable du budget du siège / CMU RMO et la direction du bureau de pays.
-Tenir des registres financiers et des systèmes de surveillance pour enregistrer et rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements et autres transactions quotidiennes.
-Assurer une organisation de sauvegarde efficace et la soumission en temps opportun des tâches/résultats.
-Fournir un soutien au gestionnaire et au personnel pour accéder aux rapports de gestion disponibles dans SAP et d’autres systèmes d’information.
-Analyser les coûts, préparer le rapport de gestion mensuel (MMR), gérer la projection des dépenses dans BPC avec la meilleure prévision de l’état du budget de fin d’année.
-Assurer le respect des directives institutionnelles et régionales spécifiques.
6.Autres devoirs et responsabilités
-Responsable des avantages sociaux pour le personnel local et international.
-Maintenir l’interface PeopleSoft/locale avec un accent particulier sur les modules d’aide financière et de logement pour le personnel recruté à l’international.
-Communiquer régulièrement les règles et procédures du personnel à tout le personnel en ce qui concerne la fonction comptable.
-Maintenir l’interaction avec les fournisseurs pour améliorer les conditions d’achat.
-Gérer toutes les actions administratives d’approvisionnement, y compris la liaison avec Global Corporate Services (GCS) si nécessaire, par exemple les achats de véhicules.
-Collaborer avec GCS Facility Manager pour la gestion des installations dans la gestion des immeubles de bureaux, y compris la rénovation des bureaux, l’achat de mobilier et d’équipement, l’établissement et l’entretien des services de bureau, des installations, des services publics, etc.
-Assurer la liaison avec le partenaire commercial RH.
Les critères de sélection
-Éducation minimale : un baccalauréat en comptabilité, en commerce, en finance ou dans une autre discipline pertinente requis pour répondre aux exigences spécifiques du poste (par exemple, économie, administration publique, systèmes d’information, etc.) OU un baccalauréat non pertinent plus l’un des éléments suivants : (1) Diplôme avancé CIMA en comptabilité de gestion ; ou (2) Diplôme avancé de l’ACCA en comptabilité et en commerce ; ou (3) un certificat comptable équivalent au niveau du pays.
-Années minimales d’expérience pertinente : 2 années d’expérience dans un domaine pertinent, par exemple, comptabilité, finance, affaires.
-Expertise démontrée dans les disciplines de la gestion et/ou de la comptabilité financière.
-Expérience avérée dans la gestion administrative d’une entité.
-Solide expérience en matière de comptabilité transactionnelle, de reporting financier, de principes et de processus clés de budgétisation.
-Compétence linguistique : Français – Niveau de compétence. Anglais – connaissance pratique jusqu’au niveau de compétence.
-Compétence démontrée en leadership humain.
Compétences générales
-Intégrité et indépendance : prépare des rapports précis, en veillant à ce que les faits pertinents soient présentés équitablement, partage librement les informations.
-Rapports statutaires et autres parties prenantes : peut produire des états financiers et des rapports pro forma ; familier avec les exigences de divulgation et les notes qui les accompagnent, ainsi que les rapports de la direction et de l’auditeur.
-Contrôles internes et procédures d’entreprise : peut analyser les données et les processus commerciaux pour déterminer la viabilité des contrôles et des procédures et identifier tout problème ou zone de risque.
-Gouvernance : Capable d’interpréter les exigences fondamentales de gestion des ressources des structures de gouvernance d’un client et de fournir une analyse budgétaire de base.
-Planification et budgétisation : peut produire des rapports et des budgets standard et analyser les informations budgétaires ; comprendre la structure et les sources de financement de l’entité.
-Évaluation des performances et rapports : Capable de déterminer les besoins d’information des utilisateurs et de présenter des informations qui soutiennent la prise de décision de gestion.
-Conception d’informations et d’outils de gestion : Capable d’analyser les besoins en informations de gestion, de définir avec précision les exigences et d’assurer la qualité des informations produites.
-Stratégie financière : comprend ce qui a un impact sur la solidité et l’intégrité du compte de résultat et du bilan de l’entité, ainsi que sur les produits de prêt et les structures de tarification de base de la Banque.
-Gestion des tâches et des flux de travail : possède d’excellentes compétences en matière de gestion des flux de travail et d’organisation des tâches ; capable d’assumer la responsabilité de tous les aspects de la coordination du flux de travail des responsabilités assignées.
