Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique nécessaire aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
La Vice-présidence chargée « du développement régional, de l’intégration et de la prestation de services » est responsable de la pertinence, de l’efficience et de l’efficacité des programmes Opérationnels et des activités du Groupe de la Banque. Le Vice-président RDVP veille à ce que la Banque mène efficacement ses activités dans l’ensemble de ses PMR et supervise l’exécution complète de tous les aspects des directions régionales de la Banque. Cinq plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, notamment pour l’Afrique australe, l’Afrique du Nord, l’Afrique de l’Ouest, l’Afrique de l’Est et l’Afrique centrale. Chacune de ces plateformes est placée sous la responsabilité d’un Directeur Général.
Poste 1 : Chargé de l’administration et des finances
LE DÉPARTEMENT/BUREAU PAYS QUI RECRUTE :
Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de de bureaux extérieurs et de liaison, ainsi que de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le directeur général adjoint rend compte au directeur général des activités de la région dans laquelle ils sont affectés. Chaque plateforme accueillera les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre de projets et de développement des activités et des capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, afin de contribuer à l’efficacité de la Banque sur le terrain.
Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l’aide avec d’autres partenaires au développement.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
Sous l’autorité administrative générale du Responsable pays et en consultation avec l’Unité chargée de l’administration et des finances au siège, le/la Chargé(e) de l’administration et des finances s’emploiera notamment à mettre en œuvre les services administratifs, notamment la comptabilité et la budgétisation, les activités de ressources humaines et la supervision de l’utilisation des bureaux et des ressources. Il/elle procédera à l’enregistrement, au contrôle et à la gestion efficace des ressources de la Banque, des activités opérationnelles du Bureau, conformément aux politiques et directives de la Banque.
Fonctions et responsabilités
- Préparer les budgets administratifs et d’équipement dans le respect du calendrier fixé par le Département du budget au siège ;
- Suivre les dépenses conformément aux règles et procédures de contrôle interne de la Banque, préparer des rapports périodiques et proposer des révisions le cas échéant ;
- Mettre en œuvre des procédures et des contrôles de gestion financière et d’établissement de rapports afin d’améliorer l’efficacité des services, de déterminer les économies pouvant être réalisées et de promouvoir l’utilisation efficace des ressources ;
- Examiner les rapports financiers mensuels et préparer périodiquement des rapports, des états et des calendriers pour faciliter l’audit du bureau extérieur par les auditeurs de la Banque ;
- Tenir à jour les dossiers du personnel, y compris leurs avantages, conformément aux politiques et aux instructions de la Banque en matière de ressources humaines ;
- Superviser l’acquisition des biens et services et la gestion des biens et équipements conformément aux règles et procédures de la Banque ;
- Assurer la préparation et le suivi des contrats des prestataires de services ;
- Mettre en place une bonne tenue des stocks de fournitures de bureau et tenir des inventaires et un registre des immobilisations des biens et équipements de la Banque ;
- Contrôler le traitement des avances et des soldes des dépenses de mission ;
- Préparer et suivre le traitement par le gouvernement des demandes d’exonérations fiscales, de visas de long séjour, de cartes diplomatiques et d’organisations internationales, ainsi que l’immatriculation des véhicules et l’enregistrement des membres du personnel de la Banque ;
- Traiter et suivre le traitement des demandes de visa pour les missions officielles et tous les autres documents officiels de la Banque ;
- Soumettre des rapports sur la gestion du personnel ; gérer les avantages du personnel du bureau conformément à la politique et aux instructions en vigueur en matière de ressources humaines ; prêter assistance au Chef de bureau pays dans le cadre du recrutement de consultants et des questions liées à la dotation en personnel.
- Superviser le personnel s’occupant des formalités d’arrivée et de départ à l’aéroport des Administrateurs et Gouverneurs ainsi que de toutes autres personnalités invitées par le Bureau Pays
CRITERES DE SELECTION
(y compris les compétences, les connaissances et l’expérience souhaitables) :
- Être titulaire au moins d’un Master 2 en Comptabilité, finance, Audit, Administration ou dans une discipline connexe.
- L’adhésion à un organisme de comptables professionnels internationalement reconnu (par exemple, CA, CPA, ACCA) sera considérée comme un atout supplémentaire.
- Minimum quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente dont trois (3) années au sein d’un cabinet comptable ou d’une organisation commerciale ;
- Connaissances et expérience en administration, comptabilité financière et dans la gamme complète des services d’appui, avec un niveau élevé de performance régulière.
- Connaissance approfondie et maîtrise de l’utilisation de tous les logiciels pertinents et capacité à aider à organiser les systèmes de récupération de données et d’informations.
- Solides compétences interpersonnelles et de communication orale.
- Capacité avérée à travailler efficacement en équipe dans un environnement multiculturel et en tant que membre de divers groupes.
- Aptitude à utiliser les logiciels courants de la Banque (SAP, Word, Excel, Access, MS Projets et PowerPoint).
Poste 2 : Assistant(e) aux opérations
LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :
Rattaché au Complexe de l’agriculture et du développement humain et social, le Département du capital humain, de la jeunesse et du développement des compétences pilote la mise en œuvre de la Stratégie de la Banque pour l’emploi des jeunes en Afrique, qui permettra de créer 25 millions d’emplois et d’outiller 50 millions de jeunes. Il contribue aussi à la réalisation de la priorité « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » et des autres priorités au titre des High 5.
Le Département assure également la coordination de la mise en œuvre de la Stratégie pour l’emploi des jeunes en Afrique à l’échelle de la Banque. Il comporte deux divisions, à savoir i) la Division de l’éducation, du capital humain et de l’emploi (AHHD.1) qui met l’accent sur l’intensification de l’appui de la Banque en faveur de l’éducation supérieure, du développement des compétences et ii) la Division de la santé publique, de la sécurité et de la nutrition (AHHD.2) dont l’action porte essentiellement sur le renforcement des systèmes de santé, de protection sociale et de nutrition pour le bien-être des populations.
LE POSTE :
Sous la supervision générale du Coordonnateur, Stratégie pour l’emploi des jeunes en Afrique, l’Assistant aux opérations sera principalement appelé à apporter son soutien à l’équipe chargée des emplois dans la mise en œuvre et le suivi du programme de travail, y compris un soutien administratif technique dans des domaines spécifiques tels que la préparation des missions, la passation de marchés et le décaissement, ainsi que le contrôle de la qualité des portefeuilles
PRINCIPALES FONCTIONS :
L’Assistant aux opérations devra assumer les fonctions et responsabilités suivantes :
- Fournir un soutien opérationnel au Coordinateur, couvrant à la fois les opérations de prêt et hors prêt.
- Gérer le système d’archivage électronique des données de l’équipe chargée des emplois.
- Gérer la base de données de la Division et effectuer toute tâche liée à la saisie et à l’analyse des données, le cas échéant.
- Coordonner la préparation et le suivi du programme de travail annuel.
- Coordonner la préparation et le suivi du programme de mission trimestriel.
- Compiler la base de données du portefeuille de la Division/du Département (opérations non souveraines, projets du Complexe, fonds fiduciaires, initiatives spéciales, cofinancement).
- Compiler et présenter des données sur les projets (gérés par les centres régionaux) liés aux secteurs relevant de la compétence de la Division/du Département.
- Faire un compte-rendu sur l’exactitude et l’exhaustivité des données SGFF (Système de gestion des fonds fiduciaires), SAP (Systèmes, applications et produits), BPPS (Calendrier de traitement des programmes à l’échelle de la Banque) et SRAS (Logiciel d’évaluation des ressources stratégiques).
- Préparer et assurer le suivi de la mise en œuvre du budget administratif et déterminer/recommander l’allocation des fonds si nécessaire.
- Participer au recrutement des consultants, initier le traitement de leurs contrats dans SAP, établir des bons de commande, traiter leurs paiements et en assurer le suivi auprès des services concernés de la comptabilité et des finances.
- Préparer des rapports mensuels, trimestriels et annuels sur la gestion et la performance des activités de la Division.
- Animer des séances de formation sur l’utilisation des systèmes BPPS, SAP, SGFF et d’autres systèmes.
- Aider à préparer les documents, les notes d’information, les tableurs et les communications nécessaires à la gestion des programmes de travail et des projets/programmes.
- Aider à la préparation et à l’organisation d’activités telles que des séminaires, des ateliers, etc.
AUTRES TÂCHES
- Assurer la coordination avec le Département des services de technologie de l’information de la Banque (CHIS), si nécessaire, pour les besoins se rapportant aux questions touchant SAP/BPPS/ATRS/SRAS et aux autres technologies de l’information ; jouer le rôle de personne-ressource SAP auprès de la Division et du Département ; fournir une assistance technique au personnel pour l’utilisation de SAP.
- Prendre des notes lors des réunions, rédiger les correspondances et élaborer les procès-verbaux tels que requis.
- Effectuer toute autre tâche pertinente pour le travail de l’Équipe.
COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :
- Être titulaire au moins d’une Licence en administration publique, en gestion, en technologie de l’information ou toute autre discipline connexe.
- Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience progressive, pertinente et pratique dans une organisation internationale.
- Avoir une bonne maîtrise et une expérience pratique des systèmes (SAP/BPPS/ATRS/SRAS et TFMS) et du manuel des opérations de la Banque africaine de développement.
- Être capable de travailler en équipe et d’apporter un soutien aux collègues, le cas échéant.
- Faire preuve d’une grande intégrité et d’un sens élevé de la responsabilité dans tous les aspects de la gestion du portefeuille et de la mise en œuvre du programme.
- Adopter une démarche professionnelle : une bonne maîtrise des fonctions et procédures organisationnelles de la Banque ; avoir la maîtrise de soi et une personnalité remarquable.
- Avoir d’excellentes capacités d’organisation et de communication.
- Être capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
- Pouvoir gérer rapidement et efficacement les demandes internes et externes.
- Avoir une bonne connaissance des fonctions administratives.
- Être en mesure de communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
- Maîtriser les applications courantes de Microsoft (Word, Excel, Access, PowerPoint). La maîtrise de SAP constituerait un atout.
