La BAD recrute pour ce poste (24 Avril 2024)

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui promeut la croissance économique et le progrès social sur tout le continent. Il compte 80 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler clairement les objectifs de la Stratégie décennale (2023 – 2032) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq domaines majeurs (High 5), qui accéléreront tous notre action en faveur de l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, Agro-industrie, industrialisation, intégration et amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LA POSITION:

Le travail d’assistant d’équipe, qui relève des services de soutien général et qui fournit un soutien administratif pour le bon fonctionnement du département, garantit que le gestionnaire est libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exercice efficace de tâches et de responsabilités élevées.

Chaque département a ses fonctions uniques, mais l’assistant d’équipe travaille plus ou moins uniformément quels que soient les départements pour assurer des opérations sans accroc au sein du bureau du taux de gestion respectif.

Ainsi, le travail de l’assistant d’équipe facilite et contribue à la réussite du manager dans l’exercice de son rôle pour la réalisation des High 5.

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FONCTIONS CLÉS :

Sous la direction générale et la supervision générale du gestionnaire, l’assistant d’équipe effectuera les tâches suivantes :

1. GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

1. Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du Département.
2. Assurez-vous que les documents présentés à la signature du gestionnaire sont complets, avec les pièces jointes et les documents de référence nécessaires.
3. Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions et finaliser pour la signature du Gérant.
4. Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats acceptés par la Banque et vérifier les erreurs typographiques probables, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Gestionnaire pour autorisation, approbation ou signature.
5. Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence.
6. Effectuer le suivi et s’assurer que les dates cibles et les délais sont respectés à l’aide d’outils de suivi appropriés, et que la correspondance et les requêtes reçoivent une réponse en temps opportun.
7. Acheminer la correspondance pour action du Manager ou l’envoyer directement à la Division concernée, si nécessaire.

2. COMMUNICATION ET LIAISON

1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l’urgence de chacun, y compris les rediriger vers les divisions concernées, le cas échéant.
2. Screener les appels/visiteurs du Manager, prendre rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Manager ou le Chef de Division concerné.
3. Fournir des informations générales au gestionnaire pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel.
4. Relayer les informations entre le gestionnaire, les chefs de division et les autres membres du personnel du département.
5. Effectuer le suivi des délais de travail avec les chefs de division.
6. Planifier des réunions d’équipe hebdomadaires et des réunions ad hoc pour le gestionnaire, selon les horaires et l’agenda du gestionnaire pour la semaine.
7. Organiser l’heure et le lieu des réunions, collecter les documents de référence nécessaires aux réunions auprès des départements/divisions concernés ; Rappelez aux chefs de division et aux autres membres du personnel les réunions programmées.

3. TENUE DES DOSSIERS ET DOCUMENTATION

1. Maintenir un système de classement sous forme de copies papier et électroniques pour répondre aux besoins du ministère.
2. Tenir un calendrier hebdomadaire des activités qui montre toutes les réunions auxquelles assisteront le gestionnaire ainsi que les autres membres du personnel. Il comprend également toutes les visites externes au Département.
3. Obtenir des informations et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés.
4. Maintenir l’adresse de contact/gestion du courrier des partenaires travaillant avec le ministère.

4. BUREAU DE L’ADMINISTRATION

1. Organiser le voyage du gestionnaire, y compris les billets, la réservation d’hôtel, etc.
2. Aider à la préparation de présentations à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels, de sa propre initiative ou sur la base d’instructions.
3. Effectuer d’autres tâches administratives de bureau (photocopies, courriels) lorsque le besoin s’en fait sentir.

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COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances)

1. Détenir au moins un baccalauréat en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe.
2. Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau est avantageuse.
3. Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique dans des rôles administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires.
4. Avoir une expérience dans le secteur privé sera un atout supplémentaire.
5. Bonne connaissance des services d’administration et de soutien bureautique, y compris les systèmes et les procédures.
6. Bonnes capacités de coordination – méthodique et auto-organisé.
7. Engagement démontrable à fournir un excellent service de réception et d’administration axé sur le service client.
8. Bonnes compétences interpersonnelles, de planification et d’organisation.
9. Capacité à réfléchir rapidement pour répondre aux demandes immédiates.
10. Flexibilité d’adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes.
11. Maîtrise de l’utilisation des équipements standards (ordinateur, fax, scanner, photocopies, etc.).
12. Communication.
13. Résolution de problème.
14. Orientation client.
15. Travail d’équipe.
16. L’efficacité opérationnelle.
17. Innovation et créativité.
18. Attention au détail.
19. Capacité à communiquer efficacement (écrit et oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre.
20. Le bilinguisme, la connaissance de l’arabe, du portugais, etc. est un avantage.
21. Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office standards (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou autre système intégré de gestion de documents).

CE POSTE N’APPLIQUE PAS DE CONDITIONS GÉNÉRALES INTERNATIONALES (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN PERSONNEL LOCAL ET N’AURA PAS DE CONDITIONS GÉNÉRALES D’EMPLOI INTERNATIONALES).

CE POSTE A ÉTÉ ANNONCE DÉJÀ. LES CANDIDATS QUI ONT DÉJÀ CANDIDATURE POUR LE POSTE NE DEVRAIENT PAS POSTULER À NOUVEAU .