eHealth Africa se concentre sur l’amélioration des soins de santé en créant des moyens efficaces de mettre en œuvre des systèmes fiables de gestion des informations sur la santé. Nous avons développé des solutions eHealth et mHealth qui peuvent être rapidement déployées pour gérer les informations des patients, rationaliser les procédures cliniques et fournir des données et des analyses sur les résultats des programmes de santé.
Objectif du poste
- Les tâches du gestionnaire associé, des finances et des subventions consisteront à fournir un soutien au bureau de gestion des subventions pour l’élaboration du budget des propositions, la gestion du cycle de vie des subventions et des sous-subventions et les rapports aux donateurs.
- Ce rôle sera responsable de la liaison avec les programmes et les équipes de subventions pour préparer les budgets et les récits conformément aux appels d’offres. Parallèlement, ce rôle sera également responsable du suivi et des modifications des accords des donateurs (c’est-à-dire des subventions et des contrats).
- En outre, le titulaire est chargé de conclure les accords principaux et secondaires. Il/Elle est responsable de la préparation et de la soumission des rapports financiers aux donateurs.
Ce que vous ferez
Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’accomplir chaque tâche essentielle de manière satisfaisante. D’autres missions peuvent être confiées :
Établissement des coûts de la proposition et élaboration du budget :
- Soutien à la planification et à la coordination du gestionnaire des subventions pour l’élaboration de plusieurs budgets pour les propositions d’eHA à l’aide de modèles de budgétisation d’eHA ou de donateurs.
- Soutient le gestionnaire des subventions dans la validation des budgets de proposition élaborés par l’équipe des programmes. Demande des éclaircissements à l’équipe des programmes sur les activités du projet et le niveau d’effort du personnel du point de vue des coûts et prépare des notes d’information pour l’examen du budget par la direction.
- Maintenir des dossiers bien documentés à l’appui des prix utilisés dans l’élaboration des propositions. Collabore avec l’équipe des programmes et des subventions pour rédiger, compiler et modifier les entrées de la proposition de coût dans un contenu cohérent et convaincant qui comprend des informations narratives, numériques et graphiques, le cas échéant
- Participe à l’élaboration de propositions budgétaires narratives qui aident à comprendre comment les différentes activités et rôles contribueront à la réussite de l’exécution de la portée des travaux.
- Superviser et rassembler l’approvisionnement et la vérification des informations sur les prix et les coûts unitaires
- Soutient pour s’assurer que les propositions de coûts soumises respectent les spécifications et les délais des bailleurs de fonds
- Mener des recherches documentaires sur les règles des donateurs et les méthodologies de calcul des coûts acceptables pour les opportunités potentielles.
- Préparer les pièces justificatives pour les soumissions de propositions de coûts à long et à court terme, y compris les certifications et les informations financières de l’entreprise
Gestion des subventions et des contrats après l’attribution :
- Coordonne les examens des programmes et des rapports financiers pour tous les projets eHA. Assure des rapports précis et opportuns des donateurs sur l’activité financière et de projet de chaque projet conformément aux termes du contrat / Assure le contrôle de la qualité des rapports internes et externes.
- Superviser la préparation, la coordination et la facilitation des processus de démarrage et de clôture du projet du point de vue de la gestion du cycle de vie d’une subvention.
- Prépare des rapports financiers pour les subventions et la clôture des contrats de toutes les subventions
- Aider Sn Manager dans la version à l’échelle de l’organisation du budget, des pipelines, des plans de revenus et des prévisions en coordination avec les équipes de projet.
Gestion des sous-subventions :
- Soutient le gestionnaire des subventions dans la gestion des processus post-sous-attribution, y compris l’examen de tous les documents/rapports financiers des partenaires BvA, l’examen et l’approbation des avances et des liquidations, la gestion des actifs et des stocks, y compris le transfert des fournitures et équipements consommables et non consommables à la fin de le projet.
- Surveiller et rendre compte au responsable des subventions des problèmes de mise en œuvre et de performance des sous-récompenses du programme en coordination avec l’équipe de l’unité de soutien du programme et du projet.
- Soutenir le gestionnaire des subventions dans le cycle complet de la sous-subvention, y compris la sollicitation, la pré-attribution, l’attribution, la surveillance et la conformité, les rapports et la clôture.
- Aider le responsable Sn à gérer le processus de demande de propositions (RFP) pour les sous-subventions, qui comprend : la finalisation de la portée des travaux, l’émission d’appels d’offres, les demandes de propositions, l’examen des propositions des fournisseurs pour les aligner sur les RFP, la formulation de recommandations au sponsor exécutif sur sélection de l’organisation, négociation des termes et conditions et exécution des accords finaux.
- Soutenir le gestionnaire des subventions dans la préparation du mémorandum de sous-subvention et du mémorandum de négociation en collaboration avec l’équipe des programmes.
- S’assurer que les termes du contrat, les conditions de sollicitation, les recommandations de l’équipe d’évaluation et les accords de sous-traitance sont alignés. S’assure que les conditions générales finales du contrat respectent les exigences des politiques et des procédures d’eHA.
- Traite les autres avec respect et considération, quel que soit leur statut ou leur position. Accepte la responsabilité de ses propres actions. Respecter les engagements.
- Participe à et promeut un environnement d’équipe positif, solidaire et coopératif.
- Assiste et participe aux réunions du personnel, aux cours de formation et à la supervision.
- Adhère aux politiques et procédures.
- Adhère au code de conduite d’eHealth Africa ainsi qu’aux normes éthiques du domaine.
Exigences
Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des capacités requises pour effectuer ce travail avec succès.
- Maîtrise d’un collège ou d’une université en finance et comptabilité, en administration des affaires ou dans tout autre domaine connexe.
- Minimum de six à huit (6-8) ans d’expérience financière étendue, idéalement en soutenant des équipes d’élaboration de budgets de propositions et des bureaux de gestion des subventions pour des organisations mondiales à but non lucratif complexes avec de multiples sources de financement, y compris le gouvernement américain, les gouvernements d’autres pays, l’Union européenne, l’ONU , et fondations.
- Maîtrise d’Oracle, SAGE, SAP, QuickBooks ou d’autres progiciels de comptabilité.
- Bonne connaissance des principes de planification et de gestion financière et de comptabilité et de tenue de budget.
- Expérience dans l’élaboration de budgets et de rapports financiers (y compris pour les donateurs), la conformité fiscale et la planification stratégique de la planification, et la fourniture de conseils et d’un soutien au personnel non financier.
- Solides compétences en leadership qui incluent la capacité de constituer des équipes efficaces, la capacité de motiver les autres, la délégation et la prise de décision rapide/de qualité.
- Doit être capable de travailler en tant que leader et membre d’une équipe et posséder de bonnes compétences en résolution de problèmes, en gestion des talents et des relations, en gestion du temps et une bonne attention aux détails.
- La compétence en gestion du cycle de vie des subventions est un avantage
- Doit avoir une approche de pensée méthodique
- Maîtrise de l’interprétation des rapports financiers et comptables
- Maîtrise de l’utilisation des outils MS-Office, c’est-à-dire Excel, Word et PowerPoint en utilisant PowerPoint pour faire des présentations.
- Esprit d’équipe énergique, flexible, collaboratif et proactif
- Doit avoir la capacité de gérer les conflits et de résoudre efficacement les problèmes.
- Orienté vers l’action et résilient dans un environnement en évolution rapide
- Familiarité avec les types de programmes de développement et humanitaires menés par eHA.
- Un agent de changement capable d’apporter des changements dans une organisation mondiale décentralisée ; créer et mettre en œuvre des plans d’action pour développer de nouveaux processus et structures alignés sur les objectifs stratégiques ; engager les autres membres de l’équipe au-delà des frontières et des fonctions derrière une vision partagée.
- Style de gestion collaboratif et flexible, persuasif et diplomate pour effectuer des changements dans un environnement global, multi-sites, terrain/affilié.
- Communicateur efficace et clair à tous les niveaux d’une organisation; présentation solide, compétences orales et écrites et volonté de partager des informations.
- Solide éthique de travail, orientation vers le service à la clientèle et volonté de se retrousser les manches si nécessaire ; viser l’amélioration continue.
- Volonté de voyager dans les pays où eHA opère.
