Le Département d’État américain (DOS) recrute pour un nouveau poste.
À propos
Le contrat de soutien à l’aide humanitaire (HASC) réunit une expérience institutionnelle exceptionnelle, un leadership technique et un engagement sans faille envers les missions américaines. Le HASC soutient l’aide humanitaire, les interventions en cas de catastrophe et l’assistance étrangère du Département d’État américain (DOS) au sein de plusieurs bureaux.
L’équipe Credence, par le biais du HASC, fournit un soutien opérationnel et administratif pour assurer la fourniture et la coordination de l’aide humanitaire et maintenir une capacité d’intervention 24h/24 et 7j/7.
HASC recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un poste à Pretoria, en Afrique du Sud. Il s’agit d’un contrat à temps plein, en présentiel. La rémunération sera alignée sur celle d’un poste équivalent (FSN-08) en Afrique du Sud.
Ce poste fournit au personnel du Bureau de réponse aux catastrophes et à l’aide humanitaire (DHR) un soutien administratif global en matière d’opérations et de logistique, de communications, de gestion des fichiers, de soutien sur le terrain et lors des visites de haut niveau, de coordination des déplacements, de relations avec le gouvernement et de gestion de l’information.
La supervision quotidienne du poste sera assurée par un gestionnaire technique gouvernemental désigné du DOS (GTM), les fonctions formelles de supervision et d’évaluation étant assurées par un superviseur contractuel de Team Credence.
Fonctions et responsabilités essentielles :
Sous la direction du directeur du bureau DHR ou d’un autre employé recruté directement, l’assistant administratif effectuera les tâches suivantes :
Tenir à jour les calendriers d’activités et les plannings d’équipe ;
Coordonner en temps opportun les déplacements et la logistique du personnel du DHR et d’autres fonctionnaires du gouvernement américain, notamment le traitement des autorisations de voyage, la soumission des demandes d’autorisation de voyage et de visa, la réservation des hébergements et des transports, la soumission des demandes de localisation de voyage, ainsi que la soumission et le suivi des bons de voyage ;
Traiter les demandes ILMS, les demandes d’accès RSO, les demandes myServices et les réservations de voyage électroniques, ainsi que d’autres tâches administratives pour le personnel du DHR utilisant les systèmes du Département d’État américain (DOS) ;
Organiser les réunions d’équipe, les appels ou autres événements, y compris l’envoi d’invitations et de rappels, l’élaboration des ordres du jour et la gestion des réservations de salles ou d’installations, des lignes téléphoniques de pont et autres aspects logistiques ;
Établir et tenir à jour la base de données des contacts DHR et servir de point de contact pour le personnel interne et les intervenants et contacts externes ;
Assister aux réunions et aux événements au nom d’une équipe, en prenant des notes ou en apportant un soutien administratif ;
Créer et gérer des dossiers et des systèmes de classement pour le compte d’une équipe ;
Soutenir l’intégration du nouveau personnel et/ou du personnel en mission temporaire (TDY) selon divers mécanismes d’embauche ;
Rédiger, mettre à jour, modifier et/ou coordonner la collaboration sur les notes de service programmatiques, techniques ou administratives et autres documents ;
Faciliter le dédouanement des notes de service programmatiques, techniques ou administratives et autres documents ;
Rechercher, collecter et analyser des données en réponse à des demandes de données internes ou externes ;
Compiler les informations fournies par le personnel du DHR pour les demandes d’informations courantes ou ponctuelles, y compris les rapports de voyage, les rapports trimestriels et les demandes de données ;
Suivi des tâches de gestion et administratives pour garantir le respect des délais ;
Assurer la conservation des documents conformément aux politiques fédérales et archiver les documents;
Mettre à jour les outils de suivi/bases de données programmatiques, techniques ou administratifs et surveiller en permanence la qualité des données ;
Escorter les invités et les visiteurs du DHR ;
Gérer les rapports de temps et de présence (T&A) et tenir à jour les registres T&A pour l’équipe DHR ;
Obtenir des devis et préparer les bons de commande pour les fournitures de bureau et diverses ; et
Effectuer toute autre tâche connexe qui vous sera confiée.
Peut être amené à se déplacer dans la région ou à l’étranger pour fournir un soutien administratif et logistique aux opérations de réponse aux catastrophes et d’aide humanitaire.
Qualifications minimales :
Formation et expérience : Un baccalauréat et 1 à 2 ans d’expérience pertinente dans des fonctions administratives, de gestion de bureau ou de soutien à la direction.
Autres exigences :
Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
Expérience de l’utilisation d’outils administratifs ou de flux de travail (par exemple, systèmes de gestion des dépenses ou plateformes de voyage).
Excellentes compétences en communication écrite pour la rédaction de courriels et de correspondance de base.
Une expérience préalable au sein du gouvernement fédéral américain, la connaissance du Manuel des affaires étrangères (FAM), du fonctionnement des postes diplomatiques américains à l’étranger, des politiques fédérales en matière de voyages et d’autres réglementations fédérales constituent un atout.
Une expérience préalable dans le domaine du développement international et/ou de l’aide humanitaire est un atout.
Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler quotidiennement à Pretoria, en Afrique du Sud.
Les candidats doivent être en mesure d’obtenir et de conserver une habilitation de sécurité.
Comment postuler
Pour postuler à cette offre du Département d’État américain (DOS), veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à [email protected].
Veuillez indiquer UNIQUEMENT les informations personnelles suivantes sur votre CV : nom, numéro de téléphone et adresse courriel.
Dans votre lettre de motivation, veuillez inclure un bref résumé d’un paragraphe de votre expérience récente et pertinente en lien avec ce poste, ainsi que vos réponses aux questions suivantes :
Nom complet légal
Numéro de téléphone et adresse e-mail
Ville et pays de résidence
Pays de citoyenneté
Niveau d’études le plus élevé atteint et nombre d’années d’expérience en lien avec ce poste
Accepteriez-vous de vous soumettre à la vérification des antécédents obligatoire pour ce poste ? Oui/Non
Êtes-vous disposé(e) à voyager, au besoin, pour ce poste ? Oui/Non
Veuillez indiquer toutes les langues que vous maîtrisez dans un environnement professionnel (parlé, lu et écrit).
Date à laquelle vous serez disponible pour commencer un nouvel emploi
Rémunération souhaitée
Si vous remplissez les conditions minimales, vous pourriez être contacté pour un premier entretien.
Merci de votre intérêt !
