Créée en 1951, l’OIM est l’Organisation Intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Assistant(e) Achats et Logistique G4
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, l’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) en Côte d’Ivoire recherche (01) Assistant(e) Achats et Logistique basé(e) à Abidjan.
Sous la supervision générale de la Chargée des Resources (RMO) et la supervision directe de la Chargée de la Chaîne d’Approvisionnement, le (la) candidat(e) retenu(e) sera responsable de la mise en œuvre de toutes les activités de logistique et d’approvisionnement de l’OIM à Abidjan.
Responsabilités
RESPONSABILITES ET ATTRIBUTIONS
- Aider à la mise en œuvre et au suivi des aspects liés à l’approvisionnement et aux besoins logistiques pour soutenir les activités humanitaires de l’OIM, y compris le maintien des systèmes/procédures pour l’approvisionnement, la fourniture et la contractualisation de biens/travaux/services, la gestion de la flotte, la gestion des actifs, la documentation et la mise à niveau des équipements.
- Assurer la liaison avec l’assistant chargé de la logistique et des achats concernant les demandes et les besoins en matière d’achats et les consolider.
- Vérifier les formulaires de demande d’achat soumis à l’unité d’achat pour s’assurer qu’ils sont complets en ce qui concerne les signatures nécessaires, les WBS et l’autorisation finale du CoM.
- Enregistrer toutes les demandes d’achat (PR) et les bons de commande (PO) dans WAVE de manière précise et opportune ; saisir correctement toutes les demandes et engagements d’achat dans le système.
- Assurer le suivi de l’état des bons de commande et tenir les clients au courant du délai de livraison estimé ou de tout changement pouvant affecter ou modifier les conditions de livraison prédéterminées.
- S’assurer, par le biais de procédures établies, que tous les biens/travaux/services reçus sont conformes aux termes et spécifications des PO/Contrats respectifs.
- Enregistrer tous les biens nouvellement acquis dans WAVE et leur attribuer des numéros de référence respectifs. Apposer correctement des autocollants de code d’actif sur les actifs nouvellement acquis, reflétant le numéro principal d’actif généré par WAVE.
- Soumettre à l’unité des finances les demandes de paiement accompagnées des pièces justificatives afin d’effectuer les paiements au sein de la mission. Assurer le suivi avec l’unité financière pour s’assurer que les comptes des fournisseurs sont réglés à temps.
- S’assurer que les » formulaires d’affectation des actifs » sont signés par les bénéficiaires lorsqu’ils affectent des actifs aux membres du personnel de l’OIM pour des questions liées au travail. S’assurer que les « formulaires de remise des actifs » sont signés par le membre du personnel lors de la remise des actifs au stock.
- Effectuer le comptage physique annuel des actifs, mettre à jour la liste dans WAVE. Maintenir instantanément à jour les registres d’inventaire de tous les actifs de l’OIM.
- Suivre les déplacements quotidiens des chauffeurs. Aider à la coordination des besoins de transport du bureau. Mettre en place un système approprié de répartition et de suivi des véhicules. Vérifier que tous les chauffeurs tiennent correctement leur journal de bord. Contrôler les carnets de bord des véhicules sur une base hebdomadaire, ainsi que les registres de consommation de carburant et de service/maintenance.
- Exécuter toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées.
Qualifications
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES
Education
- Diplôme universitaire en Chaîne d’Approvisionnement, Administration des Affaires, Finance, ou dans un domaine connexe d’une institution académique accréditée avec au minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine ou tout autre domaine similaire;
- Diplôme d’études secondaires et une formation en Chaîne d’Approvisionnement, Administration des Affaires, Finance ou dans un domaine connexe et un minimum de quatre (04) années d’expérience professionnelle dans le domaine.
Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur World Higher Education Database (WHED) Portal .
Experience
- Expérience préalable dans une organisation internationale ou une ONG dans le domaine de la logistique et de l’approvisionnement.
- Flexibilité, forte volonté de travailler dans des conditions difficiles liées à la mise en œuvre de plusieurs engagements d’urgence.
- Une expérience préalable de l’utilisation de WAVE constitue un avantage supplémentaire.
Habiletés
- Fort engagement personnel et axé sur les résultats ; efficace et flexible ;
- Respectueux de la diversité culturelle et soucieux du détail ;
- Bonne connaissance des outils Microsoft (Excel, Word)
- Capacité à respecter les délais et à travailler sous pression, disponibilité ;
- Bonnes aptitudes à la communication et capacités à travailler efficacement au sein d’une équipe de collègues issus de cultures et d’horizons professionnels différents.
Langues
Les langues officielles de l’OIM sont le français, l’Anglais et l’Espagnol .
- Pour ce poste, la maîtrise orale et écrite du Français est requise.
- Une bonne connaissance orale et écrite de l’Anglais est un avantage, ainsi que toute autre langue localement parlée.
La maîtrise de la (des) langue(s) requise(s) sera spécifiquement évaluée au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.
COMPETENCES REQUISES
Le cadre de compétences de l’OIM est disponible sur ce lien. Les compétences seront évaluées au cours du processus de sélection.
Le(la) titulaire du poste doit démontrer les valeurs et compétences suivantes :
VALEURS – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces valeurs:
- Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion.
- Intégrité et transparence : Respecte des normes éthiques élevées et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.
- Professionnalisme : Est apte à travailler avec sang-froid, compétence et dévouement, et gère les problèmes quotidiens en faisant preuve du discernement requis.
- Courage : Est prêt(e) à prendre position sur des questions importantes.
- Empathie : Fait preuve de compassion à l’égard d’autrui et fait en sorte que les autres se sentent en sécurité et respectés et aient le sentiment d’être traités de manière équitable.
