COOPI INTERNATIONAL recrute pour ces 2 postes (06 Mars 2024)

CONTEXTE

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d’un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d’urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l’Europe de l’Est, COOPI favorise l’accès à l’eau et le droit à la santé et à l’instruction des communautés les plus pauvres.

COOPI est présent au Niger depuis 2012 avec un bureau de coordination à Niamey, et de bases terrain à Diffa, Agadez, Tillabéry, Tahoua, Maradi, Dosso et Zinder. COOPI intervient dans les secteurs de la santé, santé mentale et soutien psychosocial (SMSPS), éducation, protection, nutrition/sécurité alimentaire, WASH, CASH et réduction de risques de catastrophes. Les principaux bailleurs de fonds sont DG ECHO, Union E BHA/USAID, la Coopération Suisse, la Coopération Italienne (AICS), Union Européenne, et les agences des nations unies (UNHCR, UNICEF, OIM, OMS, OCHA), BPRM, SRF.

N°12/COOPI/2024

TITRE DE POSTE 1 : ADMINISTRATEUR DE BASE

PROFIL : Economie et Finance

TYPE ET DUREE DU CONTRAT : Contrat à durée déterminée

LIEU D’AFFECTATION : Bases de COOPI au Niger

Date limite : 16/03/2024 à 17H00

Pour les besoins de renforcement de son effectif COOPI recrute administrateur de Base.

I.DESCRIPTIF DU POSTE

L’admin base est responsable de la bonne exécution administrative et financière des projets exécutés  par COOPI dans le strict respect des procédures des bailleurs de fonds et de COOPI en assurant la supervision des aspect économiques, financiers et humains tout en respectant le cadre légal du pays.

Liens direct et hiérarchique : Admistrateur Pays – Cheffe de Mission.

Liens fonctionnels :

• Le personnel attaché aux autres départements de COOPI (Programmes, Opérations, RH, Logistique, Audit, Administration, IT/DB etc).
• Le personnel de support installé dans la base d’intervention (région d’Agadez) ;
• Les représentants du bailleur du projet ;
• Tout partenaire d’exécution supplémentaire, gouvernementale et non gouvernementale.

 II. RESPONSABILITES

Gestion administrative :

1. En collaboration et conformément aux instructions des chefs de Projet, planifier les besoins financiers mensuels, élaborer et vérifier les budgets des activités de la base ;
2. Vérifier avec les chefs de projets le prévisionnel des dépenses mensuelles visant la requête mensuelle de fonds, et l’envoyer à l’Administrateur Pays ; faire le suivi de la requête et de la réception des fonds ;
3. Traiter les paiements en respectant le planning ;
4. Etablir les états des impôts et taxes selon le calendrier prévu par la Coordination RH et Finance. Assurer le paiement des impôts et taxes prévus par la législation nationale (ISB, TVA, CNSS, taxes immobilières, etc …) selon le calendrier prévu par la loi.
5. Mettre à jour régulièrement les journaux de caisse et en assurer l’exactitude ;
6. Gestion et réconciliation des comptes bancaires de la base.
7. Enregistrer les écritures comptables dans le logiciel Desy et assurer la bonne utilisation des codes financiers ;
8. Garantir la bonne répartition des couts de la base dans les différents projets et s’assurer que toutes les dépenses partagées sur des lignes budgétaires différentes ou sur les projets soient bien enregistrées ;
9. Organiser et assurer une réconciliation mensuelle de la caisse principale : contrôle des soldes physique et comptables.
10. Assurer la réconciliation de la comptabilité mensuelle et des projets avec les couts de Coordination Pays en liaison avec le Comptable Pays ;
11. Mise à jour et analyse de l’outil de gestion des projet (Preppy) avec la supervision des Chefs de Projets et le Responsable de monitorage financier ;
12. Mise à jour de l’allocation des couts de la base en utilisant les outils de gestion de la Coordination (Geko)
13. Collaborer avec le département logistique pour assurer la conformité et exhaustivité des documents des procédures d’achat et de service, ainsi que la préparation des contrats de fourniture et service ;
14. Assurer l’application des barèmes des perdiems et autres frais pour le staff COOPI ainsi que pour les partenaires conforment aux protocoles d’accord signés et au règlement intérieur de COOPI ;
15. Vérifier la validité des contrats, convention, MoU avant la préparation des Bons et Commande ou l’état de paiement des collaborateurs de COOPI ;
16. Garantir le classement et archivage de toutes les pièces justificatives en originales et numériques sur le cloud ; s’assurer que le transfert des pièces comptables originales à la coordination soit fait à temps une fois que les pièces soient correctes et complètes ;
17. Superviser la préparation et mise à disposition des pièces comptables relatives aux audits internes et externes du projet.

Gestion des ressources humaines

1. S’assurer que le Règlement Interne de COOPI est lu, signé et respecté par tous les employés de la base et alerter le superviseur direct en cas d’infraction.
2. Saisir et mettre à jour les documents de support liés à la gestion des ressources humaines (BDD employés, organigramme, registre des employés, liste des contacts émail) ;
3. Faire le suivi de la fiche de pointage du personnel ;
4. Gérer la documentation administrative et les différents dossiers du personnel ;
5. Faire le suivi des contrats de personnel pour fin ou renouvellement ;
6. S’assurer du respect des procédures de recrutement de la base en étroite collaboration avec la coordination des ressources humaines
7. Collaborer avec la Coordination de Niamey, le Chef de base, les Chefs de Projet sur la gestion optimale des ressources humaines.

Réunions, représentation et communication

1. Assurer une communication constante avec le département RH et AFC à la Coordination ;
2. Faciliter la communication de COOPI avec les référant au sein des instituts bancaires ;
3. Assurer l’ouverture et clôture des comptes bancaires de la base ;
4. Faciliter la communication avec les fournisseurs.
5. Représenter l’institution au niveau de l’inspection, L’ANPE, et la CNSS de base.
6. Assurer la communication aux bailleurs de fonds, modifications budgétaires et avenants, en collaboration avec l’Administrateur de base, l’Administrateur Pays ; le Chargé des programmes, le Chargé des opérations, et sous la supervision de la Cheffe de mission ;

 III PREREQUIS

• Être de nationalité Nigérienne ;
• Avoir BAC+5 en Sciences Economiques ou Sciences de gestion, Options : Administration des Entreprises, Direction financière, Gestion d’entreprise, finance d’entreprise, comptabilité, audit ;

• Expérience d’au moins 3 ans, dans l’Administration des projets, Contrôle et Finance d’ONGI ;
• Connaissance des procédures des principaux bailleurs de fonds internationaux au Niger ;
• Connaissance de travail de la langue française ;
• Excellente connaissance MS Office.

• Expériences de travail dans des ONG Internationales ;
• Précédente expérience avec COOPI et connaissances de ses procédures ;
• Capacité de travailler en équipe et atteindre des objectifs ;
• Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs ;
• Capacité de travailler dans une ambiance multiculturelle et sous pression ;
• Aptitude à l’implication au-delà de la simple tache assignée ;
• Motivation à travailler dans le secteur humanitaire en respectant ses principes et ses valeurs.

IV. DEPOTS DES DOSSIERS

Le dossier de candidature devra contenir :

• Un CV détaillé avec les références d’au moins trois personnes à contacter pour la vérification des expériences antérieures ;
• Une copie légalisée du diplôme ;
• Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Cheffe de Mission de COOPI Niger ;
• Carte ANPE

Les dossiers y compris les attachements seront envoyés avec le sujet « Administrateur de Base » au suivant adresse électronique [email protected]

NB : Seules les candidatures sélectionnées seront invitées pour un test écrit et après un entretien.

Les dossiers de candidature reçus restent la propriété de COOPI.

TITRE DE POSTE 2 : ASSISTANT ADMINISTRATEUR DE BASE

N°11/COOPI/2024

PROFIL : Economie et Finance

TYPE ET DUREE DU CONTRAT : Contrat à durée déterminée

LIEU D’AFFECTATION : Bases de COOPI au Niger

Date limite : 16/03/2024 à 17H00

Pour les besoins de renforcement de son effectif COOPI recrute un assistant administrateur de Base

                                                                         I.DESCRIPTIF DU POSTE

L’assistant Admin assiste l’administrateur de base dans l’exécution des taches administrative et financière des projets exécutés par COOPI dans le strict respect des procédures des bailleurs de fonds et de COOPI en assurant la supervision des aspect économiques, financiers et humains tout en respectant le cadre légal du pays.

Liens direct et hiérarchique : Administrateur de base

Liens fonctionnels :

• Le personnel attaché aux autres départements de COOPI (Programmes, Opérations, RH, Logistique, Audit, Administration, IT/DB etc).
• Le personnel de support installé dans la base d’intervention (région d’Agadez) ;
• Les représentants du bailleur du projet ;
• Tout partenaire d’exécution supplémentaire, gouvernementale et non gouvernementale.

 II. RESPONSABILITES

Gestion administrative :

1. En collaboration et conformément aux instructions des chefs de Projet, planifier les besoins financiers mensuels, élaborer et vérifier les budgets des activités de la base ;
2. Vérifier avec les chefs de projets le prévisionnel des dépenses mensuelles visant la requête mensuelle de fonds, et l’envoyer à l’Administrateur Pays ; faire le suivi de la requête et de la réception des fonds ;
3. Traiter les paiements en respectant le planning ;
4. Etablir les états des impôts et taxes selon le calendrier prévu par la Coordination RH et Finance. Assurer le paiement des impôts et taxes prévus par la législation nationale (ISB, TVA, CNSS, taxes immobilières, etc …) selon le calendrier prévu par la loi.
5. Mettre à jour régulièrement les journaux de caisse et en assurer l’exactitude ;
6. Gestion et réconciliation des comptes bancaires de la base.
7. Enregistrer les écritures comptables dans le logiciel Desy et assurer la bonne utilisation des codes financiers ;
8. Garantir la bonne répartition des couts de la base dans les différents projets et s’assurer que toutes les dépenses partagées sur des lignes budgétaires différentes ou sur les projets soient bien enregistrées ;
9. Organiser et assurer une réconciliation mensuelle de la caisse principale : contrôle des soldes physique et comptables.
10. Assurer la réconciliation de la comptabilité mensuelle et des projets avec les couts de Coordination Pays en liaison avec le Comptable Pays ;
11. Mise à jour et analyse de l’outil de gestion des projet (Preppy) avec la supervision des Chefs de Projets et le Responsable de monitorage financier ;
12. Mise à jour de l’allocation des couts de la base en utilisant les outils de gestion de la Coordination (Geko)
13. Collaborer avec le département logistique pour assurer la conformité et exhaustivité des documents des procédures d’achat et de service, ainsi que la préparation des contrats de fourniture et service ;
14. Assurer l’application des barèmes des perdiems et autres frais pour le staff COOPI ainsi que pour les partenaires conforment aux protocoles d’accord signés et au règlement intérieur de COOPI ;
15. Vérifier la validité des contrats, convention, MoU avant la préparation des Bons et Commande ou l’état de paiement des collaborateurs de COOPI ;
16. Garantir le classement et archivage de toutes les pièces justificatives en originales et numériques sur le cloud ; s’assurer que le transfert des pièces comptables originales à la coordination soit fait à temps une fois que les pièces soient correctes et complètes ;
17. Superviser la préparation et mise à disposition des pièces comptables relatives aux audits internes et externes du projet.

Sous la supervision de l’Administrateur de base l’assistant admin assure les taches suivantes :

Gestion des ressources humaines

1. S’assurer que le Règlement Interne de COOPI est lu, signé et respecté par tous les employés de la base et alerter le superviseur direct en cas d’infraction.
2. Saisir et mettre à jour les documents de support liés à la gestion des ressources humaines (BDD employés, organigramme, registre des employés, liste des contacts émail) ;
3. Faire le suivi de la fiche de pointage du personnel ;
4. Gérer la documentation administrative et les différents dossiers du personnel ;
5. Faire le suivi des contrats de personnel pour fin ou renouvellement ;
6. S’assurer du respect des procédures de recrutement de la base en étroite collaboration avec la coordination des ressources humaines
7. Collaborer avec la Coordination de Niamey, le Chef de base, les Chefs de Projet sur la gestion optimale des ressources humaines.

Réunions, représentation et communication

1. Assurer une communication constante avec le département RH et AFC à la Coordination ;
2. Faciliter la communication de COOPI avec les référant au sein des instituts bancaires ;
3. Assurer l’ouverture et clôture des comptes bancaires de la base ;
4. Faciliter la communication avec les fournisseurs.
5. Représenter l’institution au niveau de l’inspection, L’ANPE, et la CNSS de base.
6. Assurer la communication aux bailleurs de fonds, modifications budgétaires et avenants, en collaboration avec l’Administrateur de base, l’Administrateur Pays ; le Chargé des programmes, le Chargé des opérations, et sous la supervision de la Cheffe de mission ;

 III PREREQUIS

• Être de nationalité Nigérienne ;
• Avoir BAC+3 en Sciences Economiques ou Sciences de gestion, Options : Administration des Entreprises, Techniques Economiques, Comptables et Financières, Gestion d’entreprise, finance d’entreprise, comptabilité, audit ;

• Expérience d’au moins 2 ans, dans l’Administration des projets, Contrôle et Finance d’ONGI et tout autre domaine en lien avec la gestion budgétaire ;
• Connaissance des procédures des principaux bailleurs de fonds internationaux au Niger ;
• Connaissance de travail de la langue française ;
• Excellente connaissance MS Office.

• Expériences de travail dans des ONG Internationales ;
• Précédente expérience avec COOPI et connaissances de ses procédures ;
• Capacité de travailler en équipe et atteindre des objectifs ;
• Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs ;
• Capacité de travailler dans une ambiance multiculturelle et sous pression ;
• Aptitude à l’implication au-delà de la simple tache assignée ;
• Motivation à travailler dans le secteur humanitaire en respectant ses principes et ses valeurs.

IV. DEPOTS DES DOSSIERS

Le dossier de candidature devra contenir :

• Un CV détaillé avec les références d’au moins trois personnes à contacter pour la vérification des expériences antérieures ;
• Une copie légalisée du diplôme ;
• Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Cheffe de Mission de COOPI Niger ;
• Carte ANPE

Les dossiers y compris les attachements seront envoyés avec le sujet « Administrateur de Base » au suivant adresse électronique [email protected]

NB : Seules les candidatures sélectionnées seront invitées pour un test écrit et après un entretien.

Les dossiers de candidature reçus restent la propriété de COOPI.

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