Church World Service (CWS) est une organisation confessionnelle à but non lucratif qui transforme les communautés du monde entier grâce à des solutions justes et durables à la faim, à la pauvreté, aux déplacements et aux catastrophes. Le SCF ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’identité de genre, les renseignements génétiques, l’âge, le handicap ou le statut d’ancien combattant dans l’emploi ou dans la prestation de services.
Objectif principal:
Le gestionnaire – Budgétisation, rapports et conformité aidera le coordonnateur des finances à élaborer et à mettre en œuvre la stratégie financière du programme RSC Afrique.
Le titulaire de l’emploi a la responsabilité globale de la fonction de budgétisation, de production de rapports et de conformité, en mettant l’accent sur la fourniture d’excellents services de partenariat d’affaires financiers à l’équipe de mise en œuvre du programme. Ils seront également chargés d’assurer la meilleure gestion financière de sa catégorie au niveau des bureaux extérieurs, y compris le leadership en matière de renforcement des capacités; mettre en œuvre des processus efficients et efficaces; améliorer et assurer le respect des systèmes de contrôle interne. Le titulaire du poste sera également fortement impliqué dans la planification financière de RSC Afrique, financera des projets en veillant à ce que la composante financière de ces projets soit mise en œuvre avec succès.
Tâches essentielles:
1. Budgétisation :
• Appropriation du processus budgétaire pour le programme RSC Afrique – assurer une prise de décision proactive, l’allocation efficiente et efficace des ressources et la viabilité financière (écart zéro)
• Travailler avec l’équipe de mise en œuvre du programme pour échelonner et réaligner les budgets.
Fournir un budget de projet de haute qualité par rapport aux rapports réels tous les mois et discuter avec les équipes de projet, d’exploitation et de gestion sur une base mensuelle et mettre en place un budget de projet, des systèmes de gestion financière et de reporting solides dans tous les bureaux extérieurs.
• Suivi avec les points d’action et leur mise en œuvre Fournir une analyse des écarts et des justifications mensuelles en coordination avec le programme de projet et l’équipe d’exploitation.
• Travailler sur les réalignements budgétaires et demander l’approbation des donateurs en temps opportun.
• S’assurer que les dépenses du projet sont conformes au budget approuvé. Surveiller les dépenses du projet en temps opportun en travaillant en étroite collaboration avec les équipes d’exploitation et de programme pour évaluer que les dépenses du projet sont conformes à la mise en œuvre du programme et au plan de travail.
• S’assurer que les titulaires de budget comprennent leurs responsabilités (p. ex., par la formation et le renforcement des capacités).
• Fournir une analyse des écarts et des justifications mensuellement en coordination avec le programme de projet et l’équipe d’exploitation.
2. Planification et rapports :
• Agir en tant que partenaire d’affaires financier stratégique clé du coordonnateur des finances et de l’équipe de mise en œuvre du programme pour soutenir la prise de décisions clés.
• Fournir une expertise financière au processus de proposition de budget des donateurs pour s’assurer que les propositions sont : de haute qualité; refléter les besoins sur le terrain; inclure les frais partagés nécessaires**.**
• Fournir une analyse financière ad hoc à valeur ajoutée aux détenteurs de budget pour éclairer la prise de décision.
• Répondre aux demandes des donateurs liées au budget, à la gestion budgétaire, aux rapports, au réalignement et à l’audit.
• Préparer les formats pour les rapports des donateurs et les rapports internes et assurer une mise en forme correcte
• Superviser la préparation et la révision de toutes les propositions de budget de subvention.
• S’assurer que les codes des lignes budgétaires sont créés en temps opportun et que les budgets sont téléchargés dans le système pour inclure l’échelonnement budgétaire
• S’assurer que chaque transaction est appuyée par une documentation complète et approuvée et qu’elle est examinée et archivée.
• Préparer la projection de trésorerie du projet et s’assurer que le projet dispose de suffisamment de liquidités pour une mise en œuvre en douceur
• En coordination avec l’équipe des programmes et des opérations, élaborer le budget du projet et le plan/prévisions de dépenses mensuelles
3. Conformité :
• Assurer le respect des politiques et procédures de CWS Afrique et de budgétisation et de subvention des donateurs.
• Informer rapidement le coordonnateur des finances de tout sujet de préoccupation en cas de violation potentielle ou présumée des politiques et des procédures.
• S’assurer qu’il n’y a pas d’observations ou de constatations négatives liées à la budgétisation et à la gestion des subventions. Au besoin, des plans de mesures correctives sont élaborés et mis en œuvre pour tenir compte des constatations de l’audit.
• Appliquer les politiques et procédures des donateurs dans tous les projets.
• Atténuer le risque de désaveu des donateurs en veillant à ce que les bourses soient gérées de manière proactive et clôturées efficacement d’un point de vue financier**.**
• Signaler les soupçons de fraude, d’utilisation abusive de fonds, d’actes répréhensibles liés au projet à la direction conformément à la politique.
• Identifier et gérer efficacement tous les risques clés, en particulier financiers, liés à la réalisation du projet**.**
4. Vérifications et tenue de dossiers :
• S’assurer que la planification et l’exécution de l’audit seront effectuées à temps.
• Travail sur le repos de l’observation et des constatations de l’audit
• Participer aux vérifications des documents de subvention/contrat
• Conservez tous les dossiers financiers et budgétaires à jour et téléchargez-les sur le serveur / la boîte pour accéder à l’équipe.
5. Formation et sensibilisation :
• Aider à fournir une formation et un soutien au programme du bureau de pays et au personnel opérationnel sur les budgets proposés, les révisions et les rapports sur les pipelines et les plans de dépenses.
• Identifier les besoins de formation dans le domaine de la budgétisation et de la gestion des subventions dans chaque site et secteur.
• Diriger des programmes de formation de recyclage pour les coordonnateurs de terrain et de programme, les gestionnaires de programme pour s’assurer que le personnel est conscient de ses rôles et responsabilités dans le domaine de la budgétisation et de la gestion des subventions et qu’il est mis à jour avec de nouvelles procédures, les initiatives mondiales du CWS AFRICA.
• Surveiller les compétences du personnel après la formation et fournir régulièrement des commentaires et des conseils pour s’assurer que toutes les lacunes dans les connaissances sont comblées et corrigées avec les superviseurs, le cas échéant.
• Aider le coordonnateur des finances, au besoin, lors des séances d’orientation financière pour tous les nouveaux employés.
• S’assurer que l’équipe de budgétisation et de planification entretient des relations de coopération avec les autres ministères et interagit avec eux de manière positive.
6. Leadership du personnel, mentorat/perfectionnement :
• Assurer une dotation appropriée et une conception organisationnelle efficiente et efficace au sein des équipes de budgétisation et de reporting.
• S’assurer que tout le personnel comprend et est habilité à remplir son rôle.
• Gérer l’équipe; définir les attentes, fournir un leadership et un soutien technique au besoin, et évaluer régulièrement les subordonnés directs.
• Recrutement, formation et développement professionnel de l’équipe dans le cadre de la stratégie plus large de développement du personnel.
7. Gestion de la performance:
- Utilisation efficace du système de gestion du rendement, y compris l’établissement d’objectifs clairs et mesurables; rétroaction continue; examens périodiques; et des évaluations justes et impartiales;
- Coaching, mentorat et autres possibilités de développement;
- Reconnaissance et récompenses pour des performances exceptionnelles;
- Documentation du rendement qui n’est pas satisfaisant, avec des améliorations de rendement et des plans de travail appropriés
8. Autres fonctions/responsabilités :
• S’assurer de l’exhaustivité de la documentation financière des subventions du système centralisé de dépôt des demandes.
• Aider le coordonnateur des finances avec les audits internes et externes au besoin.
• Assister l’équipe à la fin du mois et à la clôture de fin d’année.
• S’acquitter d’autres tâches, selon le cas ou à la demande du coordonnateur des finances.
Qualifications
Formation & Certifications:
• Baccalauréat en finance et comptabilité, en administration des affaires ou dans une autre discipline pertinente.
• Comptable agréé (CPA, ACMA, ACA, ACCA) fortement recommandé.
Expérience:
• Minimum de 5 ans d’expérience en gestion dans un environnement d’ONG, dont trois au niveau de la gestion au sein d’un département financier
• 4 ans au sein du secteur OING/ organismes de bienfaisance
• L’expérience de travail sur le financement du gouvernement américain sera un avantage supplémentaire.
• Autodidacte qui est prêt à faire un effort supplémentaire pour faire le travail
• Une pleine appréciation de la valeur de la coopération, à la fois à l’échelle internationale et dans un environnement d’équipe.
• Compréhension de la vision et de la mission de l’organisation et engagement envers ses objectifs et ses valeurs.
Compétences:
• Compréhension des principales réglementations de conformité des donateurs (USAID, USDA, BPRM, etc.
• Esprit stratégique avec la capacité de diriger, d’inspirer et d’obtenir des résultats dans un contexte difficile.
• Fort esprit d’équipe
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à communiquer avec divers ensembles de parties prenantes
• Solides compétences en analyse, en prise de décision et en planification stratégique avec la capacité d’articuler des informations complexes d’une manière facile à comprendre
• Solutions axées sur la capacité d’identifier les faiblesses et de favoriser l’amélioration continue • Excellente compréhension de la planification commerciale et financière, y compris la modélisation stratégique.
• Excellente compréhension de la budgétisation et de la gestion budgétaire.
• Excellente compréhension des systèmes et procédures financiers.
• Excellente compréhension des forfaits de comptes informatisés, Excel, PowerPoint et Word
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
Capacités:
• Capacité de maintenir la confidentialité et l’intégrité des comptes et des informations budgétaires.
• Capacité d’exercer un bon jugement et de demander conseil, le cas échéant, lorsqu’il est confronté à des problèmes imprévus.
• Capacité de communiquer efficacement à la fois verbalement et par écrit.
• Capacité à hiérarchiser, planifier à l’avance et gérer une charge de travail complexe et diversifiée avec des délais serrés
• Capacité d’encadrer, d’encadrer, de déléguer de façon appropriée et de fournir des conseils de perfectionnement au personnel supervisé.
• Capacité de suivre les instructions du superviseur avec une attitude positive et réceptive.
• Capacité de traiter efficacement et courtoisement avec un grand nombre d’associés, d’organismes externes, de réfugiés et de membres du grand public.
• Capacité à se conduire de manière professionnelle et courtoise pour représenter les meilleurs intérêts de RSC Afrique et du CWS/IRP.
• Capacité à maintenir un niveau de performance élevé avec une attention aux détails.
• Capacité d’exécuter toutes les tâches du poste de manière efficiente et efficace avec un minimum de supervision;
• Capacité à travailler de manière indépendante et à contribuer aux opérations globales de RSC Afrique.
• Capacité à prendre l’initiative dans le développement et la réalisation de projets.
• Capacité de diriger les autres et de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
• Capacité à maintenir une stricte confidentialité avec les informations administratives et opérationnelles de RSC Afrique.
• Capacité à gérer une charge de travail importante et diversifiée sous pression avec des priorités concurrentes.
• Capacité d’analyser et de résoudre des problèmes complexes et de prendre des décisions judicieuses.
• Capacité à bien travailler en équipe dans un environnement multiculturel tout en maintenant un haut niveau de motivation.
• Capacité à gérer efficacement les ressources de RSC Afrique.
• Capacité de participer activement à la mise en œuvre du Programme d’admission des réfugiés des États-Unis (USRAP).
• Travailler et prendre des décisions de manière indépendante et contribuer aux opérations globales au niveau de la direction
• Faire preuve de bon jugement et demander conseil, le cas échéant, lorsqu’il est confronté à des problèmes imprévus sur le terrain;
• Maintenir une norme de performance élevée avec une attention aux détails, en accomplissant les tâches dans des délais fixés;
• Maintenir l’intégrité des documents officiels;
• Soyez flexible en changeant les tâches quotidiennes au besoin.
Exigences particulières :
• La vaccination COVID est fortement recommandée pour tous les candidats retenus
• Le candidat doit être en bonne santé, disposé et capable de voyager beaucoup dans des conditions souvent difficiles, et avoir un degré élevé de flexibilité. Doit avoir une preuve de vaccination contre la fièvre jaune avant de voyager pour RSC Africa
• Ce poste est basé à (Nairobi, Kenya)
• Ce poste nécessite l’utilisation d’ordinateurs portables à tout moment, la compétence dans les packages Microsoft Office est requise.
• Ce poste peut nécessiter des déplacements en Afrique subsaharienne à court préavis et dans des conditions parfois difficiles pour répondre aux exigences d’un programme opérationnel dynamique
• Une vérification des antécédents qui comprend des références et une vérification éducative et pénale est requise avant le début de l’emploi.
• Un passeport valide et la possibilité de maintenir un passeport valide tout au long du rendez-vous sont requis, ce qui comprend avoir suffisamment de pages de passeport pour voyager.
• Physique: Cette position nécessite de se pencher, de s’accroupir, de ramper, de grimper, de s’agenouiller, de s’asseoir, de se tenir debout, de marcher, de pousser / tirer, de manipuler des objets (dextérité manuelle), d’atteindre au-dessus du niveau des épaules, d’utiliser des mouvements fins des doigts et de soulever / porter de lourdes charges.
• Environnement : Les titulaires de cette position seront exposés à un bruit excessif, à des changements marqués de température et/ou d’humidité, à la poussière et aux maladies infectieuses, à des climats météorologiques rigoureux, à de longues heures de travail, à des routes cahoteuses, à des déplacements prolongés, à une exposition excessive au soleil et à des espaces non ventilés.
• Temps plein: Tous les employés doivent être prêts à travailler à partir du bureau du SCF dans leur lieu d’embauche. Les modalités de travail à distance peuvent varier en fonction de l’emplacement et des décisions régissant la pandémie de COVID-19.
