Depuis plus de 36 ans, Chemonics se consacre à aider les gens à vivre une vie plus saine, plus productive et plus indépendante.
Ce cahier des charges (SOW) définit les services à fournir par le conseiller financier à SAII Associates Ltd/Gte, une société associée de Chemonics International Inc. dans la mise en œuvre de la chaîne d’approvisionnement mondiale en santé de l’USAID – Gestion des achats et de l’approvisionnement (GHSC -PSM) au Nigéria.
Contexte : L’objectif du contrat IDIQ à attribution unique du Programme de chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’USAID est d’assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé pour prévenir la souffrance, sauver des vies et créer un avenir meilleur pour les familles du monde entier. L’IDIQ a trois ordres de mission qui soutiennent directement le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR), l’Initiative présidentielle contre le paludisme (PMI) et le programme de planification familiale et de santé reproductive de l’USAID. GHSC-PSM fournit des services d’approvisionnement en produits de santé et une assistance technique de renforcement des systèmes qui traitent de tous les éléments d’une chaîne d’approvisionnement complète. Les trois ordres de mission sont mis en œuvre au Nigéria.
Le conseiller financier est responsable de l’examen, de la préparation et du maintien des activités financières du projet, spécifiquement comme ci-dessous :
Principales tâches et responsabilités (fonctions essentielles)
Fonction Finance :
- Superviser le traitement des transactions comptables conformément aux principes comptables généraux acceptables et respecter les procédures du manuel de comptabilité du bureau à domicile.
- Prépare les paiements en vérifiant la documentation, les approbations et en demandant les décaissements.
- Participer à tous les aspects de la gestion comptable et financière du projet.
- Suivez les politiques, procédures et réglementations de l’USAID et du PSM lors de l’analyse de toutes les informations financières.
- Développer et maintenir une relation avec le représentant de la Banque pour la conversion des USD, le relevé bancaire et le téléchargement en ligne des paiements.
- S’assurer que les transactions comptables sont correctement saisies dans le logiciel de comptabilité informatisé ABACUS.
- Préparer le rapprochement bancaire et tous les documents justificatifs pour la clôture de fin de mois.
- Veiller au maintien de la documentation comptable et du remplissage appropriés.
- Soutenir le traitement de la paie chaque mois et préparer les reçus de salaire / formulaires de paie, ainsi que les retenues à la source sur le fonds de prévoyance et les cotisations de l’employeur
- Assurer la liaison avec les autorités de réglementation sur les impôts des employés et les retenues obligatoires (pension et NSITF) en veillant à la conformité en versant des incitations mensuelles, au besoin.
- Préparez des feuilles de codage précises avant de les envoyer au directeur financier principal et au directeur de pays adjoint pour examen et approbation.
- Soutenir le directeur financier dans la gestion des sous-traitants en examinant et en surveillant les factures mensuelles des sous-traitants
- Évaluer les déclarations de TVA pour garantir l’exactitude et la conformité.
- Assurez-vous que toutes les transactions respectent les règles et réglementations de l’USAID et de Chemonics.
- Assistance avec les informations et la documentation nécessaires lors de tout audit.
- Effectuer d’autres tâches assignées pour atteindre les buts et objectifs du projet
Salle de situation
- Veiller à ce que les plafonds budgétaires du plan de travail 3PL pour les commandes de tâches PSM ou le Fonds mondial soient communiqués à l’administrateur Smartsheet pour la mise à jour de la feuille récapitulative et de toutes les formules nécessaires
- Valide le numéro de commande attribué sur la facture : cela fournira un aperçu des éléments de ligne où les informations de commande ont été saisies dans 3PL Integrated Tracker
- Prépare et valide la présentation financière hebdomadaire à la haute direction
- Rapprochement des paiements : informer la salle de crise des paiements 3PL effectués
- Communique / partage (par e-mail) tous les numéros GJ pour les paiements 3PL dans le tracker intégré à la salle de situation. Tous les paiements saisis dans Smartsheet doivent être validés par lignes par le chef d’équipe
- Gestion des commandes : offrez une visibilité sur les coûts logistiques qui n’ont pas été enregistrés dans Abacus et/ou facturés (comptes à payer)
- Rapports sur les dépenses réelles : assurez-vous que les coûts sont liés à des commandes logistiques spécifiques
- Suivi des dépenses de sous-traitance : S’assurer que le système de suivi des finances est en place et suivi de manière adéquate
Qualifications professionnelles
- Baccalauréat en comptabilité ou dans un domaine connexe requis.
- Certification de comptable agréé ou équivalent local souhaitable.
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience de travail avec l’USAID ou une autre expérience financée par un donateur souhaitable.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
- Leadership, polyvalence et intégrité démontrés.
- Solides compétences analytiques avec une attention aux détails
- Excellentes compétences en informatique
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles
- Maîtrise de l’anglais requise
Surveillance
Le conseiller financier relèvera directement du directeur financier et, s’il est affecté à la salle de situation, rendra compte avec des lignes pointillées au directeur de l’entreposage et de l’analyse de la distribution.
Conditions de travail/durée de la mission
Il s’agit d’un poste à long terme pour la durée du contrat basé à Abuja, au Nigeria.
