ÉTENDUE DU RÔLE :

Relève du  responsable de la chaîne d’approvisionnement

Personnel relevant de ce poste :  Tous les conducteurs

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :

Gestion de flotte :

• Participer à la gestion du parc de véhicules de Kirehe FO et assurer le transport des visiteurs et des employés.
• Préparer des rapports mensuels sur les véhicules (kilométrage parcouru, carburant consommé, coûts d’entretien et problèmes rencontrés) à l’intention de la direction, conformément à la politique de SCI en matière de véhicules, et veiller à ce que le rapprochement des consommations de carburant soit communiqué au responsable des transports.
• Recevoir les rapports d’accident initiaux et assurer le suivi auprès de la police et de la compagnie d’assurance en collaboration avec les responsables respectifs, conformément à la politique relative aux véhicules de SCI.
• Suivi du dédouanement et de l’assurance des véhicules et motos conformément à la politique de SCI en matière de véhicules.
• Contrôler, surveiller et rendre compte de la consommation de carburant des véhicules, des motos et des générateurs.
• Fournir une assistance technique et des conseils aux conducteurs de SCI – Kirehe FO.
• Affecter les ressources en véhicules disponibles aux besoins en véhicules non satisfaits sur une base quotidienne et mensuelle.
• Conseiller les gestionnaires/utilisateurs sur l’état des véhicules, le moment de leur mise au rebut et les implications futures du projet.
• Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique relative aux véhicules et aux transports de SCI.
• Conseiller les utilisateurs de véhicules sur la sécurité et la politique d’utilisation des véhicules.
• Effectuez une inspection préalable de tous les véhicules de location afin de vous assurer qu’ils répondent aux normes minimales de location.

Facturation

• En collaboration avec le service financier, veiller à ce que tous les fournisseurs soient payés à temps.
• Assurez-vous que les paiements sont effectués en temps voulu sur ProSave en respectant la liste de contrôle des dossiers d’approvisionnement et conservez une trace des dossiers d’approvisionnement papier. 
• Dès réception de la demande d’achat ou dès le lancement de la procédure d’acquisition, identifier les éléments qui doivent figurer dans le dossier et son état d’avancement.
• Vérifiez que toutes les marchandises reçues sont conformes aux quantités et aux spécifications indiquées dans le bon de commande.
• Le traitement des paiements de factures est effectué en temps opportun.
• Suivi des factures à jour 
• Signalez à votre responsable hiérarchique tout autre problème ou difficulté rencontré dans les procédures d’approvisionnement qui ne respecte pas les normes. 

Entreposage et gestion des stocks

• Responsable de la réception, du stockage et de la distribution de tous les stocks administratifs des stocks de Kirehe
• Assurer le stockage et le maintien en bon état physique des stocks conformément à leurs exigences spécifiques
• S’assurer que tout le stock est comptabilisé pendant son entreposage et que sa sortie est accompagnée des documents et autorisations appropriés et pertinents.
• S’assurer que tous les mouvements de stock sont documentés à l’aide des documents SCI (bons de réception, lettres de transport, autorisations de sortie de stock, fiches de stock, rapports de stock) et de tout autre document pertinent conformément au manuel d’entrepôt. 
• Il sert de personne de contact principale pour la libération de tout article/stock dûment autorisé provenant de l’entrepôt de Kigali. 
• Générer à partir des rapports d’entrepôt/de stock TIM et les partager avec les responsables budgétaires concernés pour action/utilisation.
• Contribuer à garantir que tous les écarts/dommages de stock soient correctement documentés, fassent l’objet d’une enquête et soient signalés aux responsables budgétaires et au responsable de la chaîne d’approvisionnement.
• Aider à organiser et à planifier le transport des fournitures du projet vers les différents bureaux de terrain.
• Contribuer à garantir que les entrepôts soient toujours sécurisés, entretenus, propres, bien organisés et exempts de nuisibles.
• Assistance dans la gestion des stocks entrants et sortants conformément aux normes d’entreposage et de gestion des stocks.
• Consolider et planifier le transport des fournitures du projet vers les différents bureaux de terrain de manière opportune, fiable et rentable. 
• Respectez les politiques et pratiques de Save the Children en matière de protection de l’enfance, de code de conduite, de santé et de sécurité, d’égalité des chances et autres politiques et procédures pertinentes.  

Surveillance

• Superviser les conducteurs, vérifier et contrôler l’enregistrement du kilométrage de tous les véhicules.COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique )

Responsabilité:

• S’engage à assumer la responsabilité de ses décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation des objectifs et du respect des valeurs de Save the Children
• Elle responsabilise l’équipe et les partenaires quant à l’exécution de leurs obligations, leur laissant la liberté de travailler de la manière qu’ils jugent appropriée, leur fournissant le développement nécessaire pour améliorer leurs performances et appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition: 

• Ils se fixent des objectifs ambitieux et stimulants, ainsi qu’à leur équipe, prennent en charge leur propre développement personnel et encouragent leur équipe à faire de même.
• partage largement sa vision personnelle de Save the Children, mobilise et motive les autres
• Tourné vers l’avenir, il pense de manière stratégique et à l’échelle mondiale.

Collaboration:

• établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et soutiens externes.
• valorise la diversité et la considère comme une source de force concurrentielle
• accessible, à l’écoute, facile d’approche.

Créativité:

• développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• prêt à prendre des risques calculés.

Intégrité:

• honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve d’une intégrité irréprochable.

QUALIFICATIONS 

• Un diplôme ou une licence en administration des affaires, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en logistique ou en approvisionnement.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

• 1 à 2 ans d’expérience professionnelle préalable dans un rôle similaire au sein d’une ONG ou du secteur commercial privé
• Expérience en matière de résolution de problèmes complexes par l’analyse, la définition d’une voie à suivre claire et l’obtention de l’adhésion des parties prenantes.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, notamment en matière de négociation et de développement des relations.
• Intégrité et discrétion exemplaires, et capacité à travailler au sein d’une équipe professionnelle.
• Sensibilité culturelle très développée et capacité à bien travailler dans un environnement international avec des personnes d’origines et de cultures diverses.
• Excellente maîtrise de l’outil informatique. Maîtrise particulièrement remarquable de MS Excel/Word.
• Bonnes compétences en communication orale et écrite ; maîtrise de l’anglais parlé et écrit ;
• Engagement envers les valeurs de Save the Children

Responsabilités supplémentaires liées au poste

Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la limite de ses compétences et de son expérience.

Égalité des chances 

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.

Protection de l’enfance :

Nous devons assurer la sécurité des enfants, c’est pourquoi notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus .

Protection de notre personnel :

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.

Santé et sécurité

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

PROTECTION DE L’ENFANCE : Niveau 3 : le titulaire du poste sera en contact avec des enfants et/ou des jeunes soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus), soit intensivement (par exemple quatre jours par mois ou plus, ou avec nuitée) parce qu’il travaille dans le cadre de programmes nationaux ; ou qu’il visite des programmes nationaux ; ou parce qu’il est responsable de la mise en œuvre du processus de vérification/d’habilitation policière du personnel.

Engagement en matière de lutte contre la fraude et d’intégrité :

L’organisation applique une politique de tolérance zéro à l’égard de la fraude, de la corruption et des comportements contraires à l’éthique. Tous les employés sont tenus de respecter les normes les plus élevées d’intégrité et de responsabilité, de se conformer aux politiques et procédures internes et de signaler tout comportement inapproprié suspecté par les voies appropriées.

Veuillez noter : l’organisation ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement (candidature, entretien, offre ou intégration). Toute demande de paiement doit être signalée immédiatement.