L’Association Initiative Développement (ID – www.id-ong.org) apporte son soutien aux communautés vulnérables dans 9 pays : Bénin, Congo-Brazzaville, Comores, Haïti, Madagascar, Sénégal, Gabon et Tchad ainsi qu’en France. Au travers des 29 programmes de développement actuellement mis en œuvre, ID participe au renforcement de l’autonomie des acteur·rices locaux·ales pour qu’ils·elles construisent et mettent en œuvre par et pour eux·elles-mêmes des réponses aux défis sociaux, environnementaux et économiques de leurs territoires. Ses thématiques d’intervention sont : l’accès à l’eau potable et à l’assainissement, la gestion des déchets, le développement économique local, l’éducation et la formation des enseignant·es, la santé et l’accès aux énergies notamment renouvelables.
Environ 130 collaborateur·rices, dont 90 % de salarié·es nationaux·ales, assurent la mise en œuvre des projets sur le terrain. Ils et elles sont soutenu·es par une équipe d’une vingtaine de personnes au siège de l’association en France (Poitiers). ID finance ses actions grâce à des subventions publiques (UE, AFD, MEAE) et des financements privés, notamment issus de fondations. Son budget annuel est d’environ 6M€. ID est totalement indépendante de tout parti politique ou mouvement religieux. Elle est gérée par un Conseil d’Administration bénévole. L’organisation est membre d’un certain nombre de collectifs d’ONG en France et à l’international dont Coordination Sud, le F3E et le Groupe
Initiatives notamment.
ID au Bénin – contexte du poste
ID a mené des activités en direct au Bénin de 1996 à 2011, sur des projets en lien avec des thématiques très variées (agriculture, micro crédit, éducation, santé, etc.) en milieu rural et urbain, et en partenariat avec des organisations nationales comme GRAIND, RACINES ou encore ALIDé. Après quelques années d’interruption, ID a redémarré des activités en direct depuis fin 2020 dans le département du Mono.
Actuellement, l’association conduit un nouveau projet de renforcement de l’accès au service d’eau et d’assainissement de 9 quartiers du 1er arrondissement de Porto-Novo, et conduira d’ici la fin de l’année un projet sur la thématique Climat/Energie/Forêts, Résisterre 2. Les projets sont financés par des bailleurs internationaux (AFD, Coopération Décentralisée, etc…) pour un budget d’environ 600 000 euros en 2024.
La supervision opérationnelle des projets ainsi que la gestion administrative et financière sont aujourd’hui assurés par un coordinateur pays jusqu’à la fin de l’année 2024. A partir de 2025, les activités d’ID au Bénin seront rattachées à la direction régionale de Dakar, et placées sous la direction d’une équipe de coordination constituée d’un Directeur Pays expatrié et d’une RAF tous les deux basés à Dakar. La création du poste d’Administrateur.trice Financier répond à la nécessité d’assurer un relais administratif, comptable, logistique et financier entre cette équipe de coordination à distance et les équipes et partenaires opérationnels d’ID au Bénin.
I – Responsabilités
En tant qu’Administrateur.trice, vous veillez à la bonne gestion administrative, financière et logistique des activités d’ID au Bénin. Vous êtes garant du respect des règles et procédures en vigueur et vous appuyez la Coordination Pays puis la Direction régionale dans la structuration et le bon fonctionnement d’ID au Bénin. À l’issue de l’intégration du Bénin dans la mission régionale, vous travaillerez sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière Régionale basée à Dakar, ainsi qu’avec les responsables de la mise en œuvre des programmes d’ID au Bénin (salariés d’ID et partenaires) et le comptable des programmes.
Vous êtes chargé de :
1/ Coordonner la gestion administrative, financière et logistique des programmes d’ID et de sa Coordination au Bénin dans le respect des procédures internes et bailleurs.
Pour cela, vous assurez le contrôle de la comptabilité des projets d’ID et de sa Coordination, en lien avec le personnel de ces projets. Vous êtes garant de la bonne tenue de la comptabilité et vous formez les équipes sur le respect des procédures internes et bailleurs.
2/ Contribuer à la gestion financière des projets :
- Met à jour les suivis budgétaires des projets et de la Coordination Pays, alerte les responsables de projet et la RAF régionale en cas de dépassement significatif et propose des solutions
- Assiste la RAF régionale et les équipes opérationnelles dans l’élaboration des budgets prévisionnels nécessaires aux demandes de financement, avenants et autres budgets prévisionnels
- Assiste la RAF dans l’élaboration des rapports financiers
- Appuie les RP dans l’élaboration des demandes d’envoi de fonds avant transmission au siège
- Gère les relations avec les banques et réalise les opérations bancaires
- Informe et guide les RP dans le respect des clauses administratives et financières des contrats
- S’assure de la sauvegarde des données (sensibilisation, suivi, contrôle), notamment informatiques (archivage, antivirus)
- Si nécessaire, propose des mesures correctives à la RAF et veille à leur application
3/ Assure la gestion comptable du programme RésiSTerre 2 au Bénin (sous réserve du financement)
- Assure la comptabilisation des activités du projet en stricte conformité avec les procédures comptables d’ID et des bailleurs et vérifier que le reste de l’équipe s’y conforme également ;
- Élabore les rapports comptables mensuels.
4/ Appuyer la gestion logistique et administrative de la Coordination Pays :
- Réalise les démarches administratives d’ID au Bénin : actualisation de l’enregistrement de l’ONG, accord de siège, cartes de résident, conformité avec la législation, relation avec les banques, les administrations, etc.
- Contrôle le respect des procédures logistiques du manuel de procédures ID
- Organise les consultations pour les achats des programmes, notamment ceux qui seront liés au démarrage de nouveaux programmes, en lien avec les personnels de ces programmes
- Assure une veille juridique, informe les équipes et veille au respect de la législation nationale
- Gère l’organisation logistique des missions siège
- Assiste la RAF dans l’élaboration et la mise en place d’outils de gestion d’administration du personnel : règlement intérieur, grille de rémunération, etc.
- Assure la gestion comptable et financière de la Coordination Pays
- Procède à l’écriture d’inventaires et prépare les états financiers dans le respect de la législation locale (fiscale et sociale)
- Assure la gestion administrative et logistique du partenariat avec l’ONG PARTAGE (contrats de travail, paiement des salaires, suivi et mise à jour de l’accord de partenariat, etc.)
5/ Appuyer la gestion des ressources humaines
- Veille au respect des exigences légales en matière de droit du travail (code du travail, paiement des impôts et taxes, etc.)
- Appuie le recrutement du personnel (constitution des dossiers du personnel, rédaction des contrats de travail, etc.)
6/ Sur les activités dont ID a délégué la mise en œuvre à ses partenaires, et en fonction des termes des conventions de projet signées entre ID et ses partenaires :
- Valide la comptabilité mensuelle des partenaires pour les activités déléguées par ID (recevabilité des pièces justificatives, respect des procédures ID)
- S’assure du respect des clauses des conventions de projet au plan administratif et financier de la part d’ID et de ses partenaires.
II – Profil du candidat
Cadre de travail
Le poste est basé à Cotonou, dans les bureaux d’ID.
Qualification
- Diplôme supérieur (Bac + 3) en comptabilité, finance, gestion ;
- 5 ans minimum d’expérience dans un poste similaire ;
- Maitrise de la suite MS Office (Excel, Word) ;
- Avoir une excellente connaissance du français.
Compétences et qualités requises
- Connaissances du fonctionnement d’ONG international ; la connaissance des procédures bailleurs (UE, AFD) est un plus
- Capacité à travailler en autonomie, à s’organiser / à prioriser et à bien communiquer ;
- Aptitudes relationnelles et en communication ;
- Discrétion, rigueur et éthique dans le travail ;
- Sens de l’initiative.
Durée du contrat
- Contrat à durée déterminée (CDD) de 6 mois, renouvelable une fois, pouvant déboucher sur un CDI : contrat de droit béninois.
- Poste à 80 % avec éventuelle évolution vers un temps plein envisageable en cas de hausse de l’activité
- Période d’essai : le.la candidat.e est informé.e qu’une période d’essai de 3 mois est applicable.
Salaire / Indemnité
- 500.000 à 550.000 FCFA brut maximum (fourchette salariale équivalente au taux plein : 100 %)
- Congés annuels
- Assurance santé à 80 %.
Documents à envoyer
CV + lettre de motivation + copies des attestations prouvant les expériences demandées + 2 références qu’ID pourrait contacter (position, lien professionnel avec vous et coordonnées téléphoniques et/ou adresses mail).
Email de la personne de contact
Merci de préciser en objet : CANDIDATURE AU POSTE D’ADMINISTRATEUR.TRICE FINANCIER.E PAYS – BENIN
Date de fin de validité de l’avis de recrutement : 20 septembre 2024
Seuls les candidat·e·s présélectionné·e·s seront contacté·e·s pour des entretiens.
Les candidatures seront traitées au fur et à mesure. ID se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de réception des candidatures.
