L’assistant(e) d’accueil est responsable du bon fonctionnement de la réception de Jhpiego, notamment de la propreté des lieux, du bon fonctionnement du système téléphonique, de la mise à jour des coordonnées téléphoniques et de l’accueil rapide et efficace des visiteurs. Premier point de contact pour les visiteurs de l’organisation, l’assistant(e) d’accueil se doit d’être professionnel(le), courtois(e), ponctuel(le) et aimable. Il/Elle participe également aux autres tâches administratives de la réception, telles que la réception et l’envoi de colis, la collecte du courrier à la poste et diverses autres tâches de soutien administratif.

• Apporter un soutien au personnel de Jhpiego au bureau et assurer le fonctionnement efficace et rapide de la réception et du service d’accueil en général.
• Réception et enregistrement des documents de soumission d’offres
• Gérer le système de pointage et le système téléphonique et veiller à ce que tous les problèmes de téléphone soient résolus rapidement en collaboration avec le service informatique.
• Collaborer avec l’agent administratif chargé des réservations de vols et de l’émission des autorisations de billets à l’aide du registre des billets d’avion.
• Tenir un registre téléphonique indiquant tous les appels internationaux et mobiles passés via la réception et veiller à ce que la politique téléphonique de Jhpiego soit respectée.
• Veillez à ce que la zone d’accueil soit propre et accueillez et assistez les visiteurs rapidement.
• Veillez à ce que tout le courrier et les livraisons entrants soient correctement distribués et dans les délais impartis.
• Veillez à ce que tout le courrier sortant d’Abuja et de l’international soit correctement adressé et enregistré, et que tout le courrier (Abuja et international) soit expédié à temps et collecté rapidement par le personnel de la société de messagerie.
• Veillez à ce que tous les visiteurs du bureau de Jhpiego Nigeria, en provenance de Baltimore ou d’autres bureaux à l’étranger, reçoivent un téléphone portable pour leur séjour. Les coordonnées du personnel de Jhpiego Nigeria doivent leur être communiquées afin qu’ils puissent les joindre facilement. Le visiteur doit également s’assurer que ces numéros sont enregistrés dans le téléphone. Enfin, il doit restituer le téléphone et tous ses accessoires avant son départ.
• Aider à la préparation de la salle de conférence et à la logistique avant les réunions et formations. Prévoir également les rafraîchissements si nécessaire.
• Fournir régulièrement des conseils/retours d’information au responsable administratif sur les questions liées à
• réception/accueil.
• Optimisation adéquate du formulaire de demande de véhicule afin de garantir que tout le personnel s’y conforme
• directives et normes de Jhpiego, tandis que les véhicules sont utilisés correctement au quotidien.
• Assurer la livraison de divers produits au bureau, notamment du lait, des journaux et de l’eau, et vérifier les
• factures spécifiques à régler.
• Pour suivre l’état des paiements et fournir des mises à jour à la demande des fournisseurs et du superviseur
• Veillez à ce que l’inventaire des fournitures de bureau de Jhpiego Abuja soit tenu à jour et à jour.
• et réapprovisionner en fonction des besoins.
• Réapprovisionnez la trousse de premiers secours avec tous les médicaments nécessaires et assurez-vous que tous les médicaments requis soient toujours disponibles.
• Assumer d’autres responsabilités selon les besoins.

Qualifications requises :

• Diplôme minimum requis : HND, licence en administration ou dans un domaine connexe.
• 1 à 2 ans d’expérience professionnelle dans un rôle similaire
• compétences informatiques de base.

Connaissances, compétences et aptitudes :

• Expérience de travail dans un bureau dynamique du secteur privé, en particulier avec un
• organisation internationale
• Compétences informatiques de base.
• Capacité à utiliser un système téléphonique PABX.

Jhpiego offre des salaires compétitifs et un ensemble complet d’avantages sociaux.

Veuillez postuler sur www.jhpiego.org/careers

Les candidats doivent soumettre un seul document à télécharger comprenant : lettre de motivation, CV et références.

Pour plus d’informations sur Jhpiego, veuillez consulter notre site web à l’adresse www.jhpiego.org

Remarque : Le candidat retenu pour ce poste fera l’objet d’une enquête de sécurité préalable à l’embauche.

Jhpiego est un employeur qui pratique l’action positive et l’égalité des chances.

Jhpiego, affilié à l’Université Johns Hopkins, est un employeur qui respecte l’égalité des chances et ne pratique aucune discrimination fondée sur le sexe, l’état civil, la grossesse, la race, la couleur, l’origine ethnique, la nationalité, l’âge, le handicap, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, le statut d’ancien combattant, toute autre caractéristique protégée par la loi ou tout autre critère non pertinent à l’emploi. Jhpiego encourage la discrimination positive en faveur des minorités, des femmes, des personnes handicapées et des anciens combattants.

L’égalité des chances en matière d’emploi est une loi.

AVERTISSEMENT AUX ARNAQUES ET FRAUDES LIÉES AU RECRUTEMENT

Jhpiego a été informé de scroqueries impliquant de fausses offres d’emploi. Veuillez prendre note :

• Les recruteurs ne demanderont jamais de frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement.
• Tous les postes à pourvoir sont affichés directement sur notre page Carrières.
• Les courriels officiels de Jhpiego proviendront toujours d’une adresse courriel @Jhpiego.org.

Veuillez signaler toute communication suspecte à [email protected].