Le Comité international de secours (IRC) intervient lors des crises humanitaires les plus graves au monde, contribuant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’autonomie des populations dévastées par les conflits et les catastrophes.
Assistant(e) administratif(ve) et logistique
Aperçu du poste :
L’assistant(e) administratif(ve) et logistique apporte un soutien essentiel au quotidien au département administratif et logistique ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe. Ce poste consiste à assurer l’exécution efficace des tâches administratives et logistiques, garantissant ainsi le bon fonctionnement du bureau et des activités de projet, conformément aux politiques et procédures de l’IRC.
Principales responsabilités :
- Soutien administratif
- Assurer le premier contact avec les visiteurs et les appels entrants, en offrant une présence professionnelle et accueillante.
- Gérer le calendrier du bureau et planifier les rendez-vous et les réunions selon les demandes.
- Contribuer à la mise à jour du système de classement de tous les documents administratifs et logistiques, qu’ils soient physiques ou électroniques.
- Préparer et diffuser la correspondance, les notes de service, les lettres et les formulaires.
- Veiller à ce que le bureau soit bien approvisionné en fournitures et articles de papeterie nécessaires et aider à leur distribution et à leur suivi.
- Superviser le personnel de nettoyage et d’entretien et signaler tout problème ou besoin de réparation au superviseur.
- Participer à la gestion du matériel de bureau, notamment à l’étiquetage et au suivi des articles.
- Appuyer l’organisation et la coordination des ateliers, des réunions et des événements.
- Soutien logistique
- Contribuer à l’organisation du transport et de l’hébergement pour les déplacements du personnel et les activités liées aux projets.
- Aide à la gestion du parc automobile de l’entreprise, notamment le suivi des carnets de bord, de la consommation de carburant et la planification de l’entretien régulier.
- Assister le superviseur dans la gestion des stocks et des inventaires au bureau et en entrepôt, en veillant à la bonne documentation de tous les mouvements.
- Aider à la réception et à la distribution des marchandises, en veillant à ce que tous les articles soient correctement documentés et en bon état.
- Soutien financier et documentaire
- Participer à la préparation des demandes de paiement pour les frais administratifs et logistiques, en veillant à ce que tous les documents justificatifs soient joints.
- Gérer les transactions en espèces et participer au rapprochement et à la documentation des dépenses.
- Conservez un registre de tous les contrats, baux et accords logistiques et administratifs.
- Sûreté et sécurité
- Contribuez à garantir un environnement de bureau sûr et sécurisé en signalant tout problème de sécurité.
- Veillez à ce que tous les employés et visiteurs respectent les protocoles de sécurité de base du bureau.
Exigences du poste :
Éducation (Connaissances)
- Diplôme ou licence en administration des affaires, en logistique ou dans un domaine connexe.
- 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif ou logistique, de préférence au sein d’une ONG.
- Connaissances de base des procédures d’approvisionnement et de logistique.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel).
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer efficacement plusieurs tâches simultanément.
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
- Un souci du détail et une précision exceptionnels.
- Proactif, avec une attitude positive et axée sur les solutions.
- Capacité à travailler efficacement en équipe.
- Maîtrise de l’anglais et du français.
Compétences et aptitudes :
- Un sens aigu de l’intégrité personnelle.
- Le souci du détail.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément.
- Esprit d’équipe et aptitudes à résoudre les problèmes.
- Capable de travailler sous pression.
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