Catholic Relief Services, CRS est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique des États-Unis. Catholic Relief Services œuvre pour sauver, protéger et transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans distinction d’origine, de religion ou de nationalité. Son action d’aide humanitaire et de développement s’exerce à travers des programmes d’intervention d’urgence, de lutte contre le VIH, de santé, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et de consolidation de la paix. Nous accueillons au sein de notre personnel des personnes de toutes confessions et traditions laïques qui partagent nos valeurs et notre engagement à servir les personnes dans le besoin. Les processus et politiques de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.

POSTE 1 : Responsable administratif principal

Description de l’emploi

Résumé du poste :

Le/La responsable administratif(ve) principal(e) est chargé(e) de fournir des services administratifs réactifs, efficaces et efficients, en soutien à la mission de Catholic Relief Services (CRS) au service des personnes pauvres et vulnérables.  Il /Elle favorise la gestion des ressources, contribue au respect des principes, identifie proactivement les risques et, sous sa supervision, pilote les améliorations opérationnelles liées aux services administratifs.

Rôles et responsabilités clés :

• Gérer ou coordonner les fonctions administratives (systèmes, processus et personnel) qui répondent aux normes du CRS , aux exigences des donateurs et aux réglementations locales et soutiennent une programmation de haute qualité. Anticiper les défis de livraison pour assurer la continuité des services.
•  La collaboration avec la programmation permet de garantir des dépenses appropriées liées aux installations du projet, conformément aux plans financiers et à la bonne gestion des actifs et des installations louées.
• Coordonner et superviser les services administratifs quotidiens afin d’assurer la qualité et l’efficacité des services de soutien logistique et de voyage offerts au personnel et aux visiteurs. Identifier et contribuer à résoudre les difficultés qui entravent la bonne gestion et l’utilisation optimale des actifs et des ressources (financières, humaines et matérielles) du programme.
• Collaborer étroitement avec le responsable de la sécurité pour gérer proactivement la sécurité et atténuer les risques liés à la gestion des installations. Assumer les fonctions du responsable de la sécurité en son absence.
• Gérer efficacement les talents et superviser. Gérer la dynamique d’équipe et le bien-être du personnel. Proposer un accompagnement, des plans de développement individuel stratégiquement adaptés et une gestion complète de la performance des collaborateurs directs. Suivre et évaluer la performance afin de garantir une capacité adéquate pour soutenir efficacement une programmation de haute qualité.
• Fournir des conseils sur les processus internes d’approbation des dépenses liées aux installations, de suivi des dépenses et d’ajustements budgétaires en fonction des besoins opérationnels et programmatiques et des exigences des donateurs.
• Contribuer à la dotation efficace en personnel pour répondre aux besoins de CP et au respect des systèmes, politiques et pratiques RH favorisant une culture de haute performance, le développement et la fidélisation du personnel. Contribuer à une gestion du personnel de qualité et à un environnement de travail qui reflète fidèlement les principes directeurs de l’agence.
• Coordonner le respect des exigences des agences et des donateurs, ainsi que des lois et réglementations locales, par des contrôles périodiques des systèmes, ainsi que par l’examen et l’évaluation des politiques et procédures administratives. Coordonner la réponse aux problèmes soulevés par les audits internes et externes et fournir des orientations pour la mise en œuvre des améliorations.
• Contribuer au maintien de conditions propices à l’apprentissage : un environnement sûr pour le partage d’idées, de solutions et de difficultés, ainsi que la capacité à détecter, analyser et corriger rapidement les petites lacunes. Identifier les besoins de renforcement des capacités et accompagner les équipes projet et les partenaires, notamment par l’apprentissage interservices.
• Agir en tant qu’agent de liaison pour suivre plusieurs problèmes relationnels avec le gouvernement du Nigéria tels que le renouvellement de l’accord avec le pays hôte, l’enregistrement de la Commission des affaires corporatives, l’immigration, les exonérations de droits, les exonérations fiscales, les licences d’équipement, etc.
• Agir en tant qu’agent de liaison principal et entretenir des relations avec les intervenants externes concernés (propriétaires, prestataires de services, etc.)  sur les questions administratives assignées et s’assurer que les autorisations et les documents requis sont à jour.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Maîtrise des progiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio), des applications de conférence Web et des systèmes de gestion de l’information et du budget.
• Bonnes compétences stratégiques, analytiques, de réflexion systémique et de résolution de problèmes, ainsi que capacité à porter des jugements et à prendre des décisions éclairées.
• Bonnes compétences relationnelles. Aptitude à travailler en collaboration.
• Conduite éthique conformément aux codes de déontologie professionnels et organisationnels reconnus
• Proactif, ingénieux, axé sur les solutions et les résultats
• Faire preuve d’un haut niveau d’initiative, de diplomatie et de tact
• Forte orientation vers le service client avec d’excellentes compétences en communication écrite et verbale

Qualifications préférées

• Maîtrise préférée.
• Une expérience en gestion administrative est un atout. Une expérience au sein d’une ONG est un atout.
• Une compréhension des systèmes financiers, y compris l’expérience en matière de budgétisation et d’analyse budgétaire/dépenses, est préférable.
• La connaissance des réglementations de plusieurs donateurs publics, dont l’USAID, est un plus.
• Une expérience en gestion du personnel et des compétences propices à un environnement d’apprentissage sont préférées.

Langues requises – Anglais.

Déplacements – Doit être disposé et capable de voyager jusqu’à 25 %.

Responsabilités de supervision : Agent administratif principal, agent administratif et assistants administratifs.

Relations de travail clés :

Interne : équipe de direction, personnel des opérations et personnel du programme.

Externes : Partenaires de l’Église, conseillers juridiques, représentants d’autres projets, entrepreneurs, représentants du gouvernement et clients du bureau du CRS au Nigéria.

Qualifications

Qualifications de base

• Baccalauréat en administration des affaires, en droit ou dans un autre domaine pertinent.
• Minimum de 8 ans d’expérience professionnelle dans une fonction de soutien administratif avec des responsabilités progressives.
• Une formation complémentaire peut remplacer une certaine expérience ; une expérience complémentaire peut remplacer une certaine formation.

Compétences de l’agence (pour tout le personnel du CRS) :

• Responsabilité personnelle – Assume systématiquement la responsabilité de ses propres actes.
• Agit avec intégrité – Incarne systématiquement des valeurs conformes aux principes directeurs et à la mission de la RSE. Est considéré comme honnête.
• Crée et maintient la confiance – Montre une cohérence entre les paroles et les actes.
• Collabore avec les autres – Travaille efficacement dans des équipes interculturelles et diversifiées.
• Ouvert à l’apprentissage – Recherche des expériences qui peuvent changer de perspective ou offrir l’occasion d’apprendre de nouvelles choses.

Compétences en leadership de l’agence :

• Diriger le changement – ​​Chercher continuellement des moyens d’améliorer l’agence grâce à une culture d’agilité, d’ouverture et d’innovation.
• Développe et reconnaît les autres – Renforce la capacité du personnel à atteindre son plein potentiel et à améliorer les performances de l’équipe et de l’agence.
• Esprit stratégique – Comprend le rôle dans la traduction, la communication et la mise en œuvre de la stratégie de l’agence et des priorités de l’équipe.

Ce que nous offrons

CRS offre à ses employés basés aux États-Unis une gamme complète d’avantages sociaux, incluant assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie, assurance ophtalmologie et un généreux plan d’épargne-retraite. Les avantages sociaux des candidats retenus travaillant hors des États-Unis sont fonction du pays d’affectation ou du bureau local où ils occuperont leur poste. La culture d’entreprise de CRS est collaborative, axée sur la mission et engagée à améliorer la vie des plus démunis dans le monde.

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POSTE 2 : Responsable des achats – (ressortissants nigérians uniquement)