Americares est une organisation humanitaire d’aide au développement axée sur la santé. Elle sauve des vies et améliore la santé des populations touchées par la pauvreté ou les catastrophes.
Chaque année, Americares intervient en moyenne dans 85 pays, dont les États-Unis, en proposant des programmes de santé essentiels, des médicaments, du matériel médical et une aide d’urgence. Americares est l’un des principaux organismes sans but lucratif au monde fournissant des médicaments et du matériel médical donnés.
Valeurs d’Americares :
- Nous créons une communauté mondiale en traitant chacun avec respect.
- Nous agissons avec efficacité et responsabilité, et mettons nos plans en œuvre.
- L’éthique et l’équité sont au cœur de notre travail et de notre environnement professionnel.
- Ensemble, nous sommes plus forts ; le partenariat est essentiel à notre mission.
- Nous sommes à l’écoute et nous nous impliquons pour créer des solutions durables pour un avenir plus sain.
- Nous nous engageons pour la qualité, la croissance et l’amélioration continue afin de garantir l’épanouissement des individus et des communautés.
Americares recrute un Assistant(e) aux finances et aux achats.
Département : Finances et Opérations
Lieu : Mwanza, Tanzanie
Principales relations hiérarchiques :
Rattaché(e) au : Responsable des finances
Supervision fonctionnelle : Directeur des achats du siège
Type de contrat : Temps plein.
Candidature : CV, réponses aux questions du formulaire de candidature et lettre de motivation.
Avantages :
Nous offrons un ensemble d’avantages sociaux complet et très compétitif, comprenant :
assurances santé et vie, allocation de communication, 21 jours de congés payés annuels, régime de retraite
(cotisations salariale et patronale : 10 %), prime de fin d’année (13e mois ),indemnités de transport et de logement.
À propos du poste :
L’assistant(e) Finances et Achats soutiendra la gestion financière et les fonctions d’approvisionnement du bureau pays d’Americares en Tanzanie. Ce rôle consiste à fournir un soutien administratif et transactionnel pour les opérations financières et les processus d’approvisionnement, en veillant à leur conformité avec les politiques d’Americares, les réglementations des bailleurs de fonds et la législation tanzanienne applicable.
Les principaux axes de travail comprennent la préparation des documents, le traitement des transactions et la gestion des archives. Le titulaire du poste est responsable de garantir l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité de tous les documents financiers et d’approvisionnement aux exigences d’audit. Il veille également au respect des contrôles internes et des procédures établies afin de préserver l’intégrité opérationnelle et la responsabilité.
Conformément au principe de séparation des tâches, ce rôle se limite aux fonctions préparatoires et de traitement et n’implique aucun pouvoir d’approbation sur les transactions financières ou d’approvisionnement. L’assistant(e) Finances et Approvisionnements veille à la bonne documentation et à l’acheminement des transactions, mais n’initie, n’approuve ni n’enregistre une même transaction de bout en bout. Toutes les activités sont réalisées après examen et approbation par le personnel désigné, conformément à la séparation des tâches établie.
Principales fonctions et responsabilités :
1. Soutien financier :
- Préparer les bons de paiement et les pièces justificatives pour examen et approbation ; ne pas initier ni débloquer les paiements – ces opérations relèvent de la responsabilité du responsable financier, conformément aux exigences de séparation des tâches.
- Maintenir des systèmes de classement financier ordonnés, tant physiques qu’électroniques, en veillant à ce que les documents soient facilement accessibles pour les audits et les examens.
- Contribuer au suivi des factures impayées, des frais de déplacement et des échéanciers de paiement ; assurer le suivi auprès du responsable financier pour l’initiation et le traitement des paiements et combler les lacunes documentaires, le cas échéant.
- Appuyer les processus de clôture financière mensuels et annuels en assurant la documentation complète des enregistrements financiers.
- Contribuer à la préparation de la documentation requise pour les audits internes et externes.
- S’assurer, chaque mois, que tous les paiements nécessitant un paiement électronique sont dûment justifiés par des reçus électroniques valides.
- Contribuer à la gestion de la petite caisse en enregistrant les transactions quotidiennes dans la caisse enregistreuse, en effectuant les comptages de caisse de fin de journée et en traitant les paiements autorisés de la petite caisse ; les comptages de la petite caisse et les approbations de réapprovisionnement sont effectués par le responsable financier, un vérificateur indépendant ou un témoin.
2. Soutien aux achats :
- Apporter son concours à l’acquisition de biens et de services conformément aux politiques et exigences d’Americares et des donateurs.
- Préparer et émettre les demandes de devis (DDD) et les bons de commande (BC) dans le système comptable (par exemple, QuickBooks) en fonction des besoins opérationnels et des programmes approuvés ; coordonner avec le responsable financier le lancement et le traitement des paiements, ne pas initier les paiements aux fournisseurs et ne pas approuver la sélection des fournisseurs ni les décisions finales d’attribution.
- Tenir à jour une base de données fournisseurs et veiller à la mise à jour de la documentation (par exemple, les documents de conformité).
- Réaliser des analyses de marché et des recherches de nouveaux fournisseurs selon les directives de l’équipe Achats du siège.
- Apporter son soutien au comité des achats lors des processus d’ouverture et d’évaluation des offres, uniquement à titre administratif et de facilitation, sans pouvoir décisionnel. Toute exception doit être formellement approuvée par écrit par le supérieur hiérarchique au préalable, définissant clairement la portée et la durée de la délégation de pouvoirs, et doit rester conforme aux procédures d’attribution des services (SOD).
- Suivre les demandes d’achat et tenir un registre de suivi des achats.
- Assurer le classement adéquat de tous les documents relatifs aux achats (par exemple, DDD, BC, bons de livraison, factures).
- S’assurer que toutes les marchandises reçues sont vérifiées et signées par les services demandeurs.
- Fournir des conseils et un accompagnement au personnel sur les questions d’approvisionnement pour tous les achats liés à l’administration du bureau et aux programmes.
3. Conformité et gestion des documents :
- S’assurer que toute la documentation financière et relative aux achats est conforme aux politiques d’Americares, aux règles des bailleurs de fonds et à la législation tanzanienne.
- Séparation des tâches (Contrôles internes) : Afin de maintenir des contrôles internes appropriés, l’assistant(e) aux finances et aux achats est uniquement responsable des fonctions préparatoires et d’enregistrement, notamment l’émission des bons de commande et la compilation des pièces justificatives.
- Il/Elle ne doit ni initier ni effectuer de paiements, ni approuver la sélection des fournisseurs ou l’attribution des marchés, ni être l’approuvateur(trice) final(e) d’une transaction financière ou relative aux achats. L’assistant(e) ne peut pas contrôler une transaction de bout en bout. L’initiation et l’émission des paiements sont effectuées par le/la responsable financier(ère), et toutes les transactions sont soumises à un examen et à une approbation indépendants, conformément aux directives relatives à la séparation des tâches.
- Garantir la confidentialité et l’intégrité de tous les documents financiers et relatifs aux achats.
- Contribuer activement aux valeurs, à la culture d’entreprise et à la mission d’Americares.
- Participer activement aux activités d’équipe avec ouverture d’esprit, compétences internationales et un esprit de croissance.
- Effectuer toute autre tâche confiée par le superviseur.
Qualifications requises :
- Licence en finance/comptabilité, commerce, gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement ou administration des affaires.
- Une expérience pertinente d’au moins 1 à 2 ans en finance, comptabilité, achats et administration, idéalement au sein d’une ONG ou d’une organisation internationale, constitue un atout.
Compétences et aptitudes requises :
- La maîtrise d’un logiciel comptable (par exemple, QuickBooks) est un atout.
- Excellentes compétences organisationnelles et de tenue de dossiers.
- Connaissance des processus d’approvisionnement et des principes comptables de base.
- Rigueur et souci du détail dans la documentation financière.
- Maîtrise de Microsoft Excel et des applications bureautiques courantes.
- Capacité à travailler de façon autonome, à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéances.
- Excellentes aptitudes à la communication, aux relations interpersonnelles et à la coordination.
- Engagement démontré envers l’intégrité, la transparence et la conformité.
Résultats clés du poste :
Au cours des 90 premiers jours :
- Intégration complète et formation obligatoire.
- Compréhension des valeurs, politiques et procédures de travail de l’organisation.
- Compréhension claire des responsabilités, de la hiérarchie et des processus de travail au sein des fonctions finance et achats.
- Maîtrise du système comptable de l’organisation (ex. : QuickBooks).
- Établissement de relations de travail efficaces avec les principaux interlocuteurs internes, notamment le personnel du bureau pays et les homologues finance et achats du siège.
- Application rigoureuse des politiques financières et achats d’Americares dans les tâches quotidiennes, dans le respect constant des exigences de conformité.
- Préparation des bons de paiement et des documents d’achat.
- Maintien de systèmes de classement organisés et conformes aux exigences d’audit pour les documents financiers et achats (physiques et électroniques).
- Traitement des transactions assignées dans les délais impartis et sous supervision.
- Tenue à jour des dossiers fournisseurs et des registres de suivi des achats.
- Au cours des six premiers mois : produire systématiquement une documentation financière et d’approvisionnement complète et conforme aux normes d’audit, sans nécessiter de révisions importantes.
- Faire preuve d’une précision constante dans le traitement des transactions, en réduisant au minimum les erreurs et omissions.
- Veiller à ce que les dossiers d’approvisionnement respectent systématiquement les normes requises en matière de devis, d’analyse des offres, d’approbations et d’exhaustivité de la documentation.
- Contribuer au traitement rapide des paiements et des actions d’approvisionnement, conformément aux échéanciers internes établis.
- Gérer de manière autonome les flux de travail liés à la documentation financière et d’approvisionnement qui vous sont assignés, tout en respectant les contrôles internes et les exigences de séparation des tâches.
- Apporter un soutien efficace lors des audits internes et externes, en veillant à ce que la documentation soit complète, organisée et facilement accessible.
- Identifier et signaler rapidement à la hiérarchie toute lacune documentaire ou tout risque de non-conformité.
De plus, nos compétences clés en tant qu’organisation sont :
Responsabilisation et résultats
- Communication
- Résolution de problèmes et prise de décision
- Équité et inclusion
- Travail d’équipe et résolution de conflits
- Leadership
- Priorisation
- Gestion
- Stratégie et planification.
Processus de recrutement
- Pour les candidats qui poursuivent le processus à chaque étape, celui-ci comprend :
- Une candidature écrite incluant des questions axées sur les compétences
- Un entretien vidéo en ligne avec P&T Tanzanie
- Un entretien vidéo en ligne avec un panel de collègues clés en Tanzanie (superviseur direct et responsable des programmes)
- Un entretien vidéo final en ligne avec le directeur pays Tanzanie.
Vérifications des références et des antécédents
Americares s’engage à garantir des lieux de travail et des programmes sûrs et responsables. Notre code de conduite, nos valeurs organisationnelles, ainsi que nos politiques et procédures contribuent à protéger le bien-être de toutes les personnes travaillant pour Americares ou participant à ses programmes. Americares s’engage à prévenir toute forme d’abus, de discrimination, de harcèlement et d’exploitation.
L’embauche chez Americares est conditionnée par une vérification appropriée des antécédents, des références et des qualifications. En postulant auprès de notre organisation, les candidats confirment avoir pris connaissance de nos procédures de recrutement et s’engagent à respecter nos valeurs et notre engagement en faveur de lieux de travail et de programmes sûrs et responsables.
Cette description de poste peut ne pas être exhaustive et peut être modifiée à tout moment, à la seule discrétion d’Americares.
À tout moment du processus de recrutement, nous pouvons demander des informations complémentaires afin de confirmer vos qualifications. Toute fausse déclaration concernant vos qualifications, à quelque étape que ce soit du processus, entraînera l’exclusion du candidat.
