ALIMA intervient au depuis juillet 2009, en collaboration avec l’ONG médicale nigérienne BEFEN (Bien Etre de la Femme et de l’Enfant au Niger). En quelques années, BEFEN est devenu un acteur majeur parmi les ONG médicales nationales et internationales au Niger. Ensemble, ALIMA/BEFEN gèrent :
– Un programme de prise en charge de la malnutrition et du paludisme dans le district de Mirriah (800 000 habitants) – dans la région de Zinder à l’est du Niger, et dans le district de Dakoro (660 000 habitants) dans la partie nord de la région de Maradi ;
Au Niger, les projets ALIMA/BEFEN sont financés par ECHO, BHA, AFD, GATES, ELRAH, UNICEF, Food For Peace, GIVEWELL, UNITAID.
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES
Lien hiérarchique : Il·Elle rend compte au Chef ou à la Cheffe de mission, et au Coordinateur ou à la Coordinatrice général·e (supérieur·e·s hiérarchiques) basé·e·s en coordination
Lien fonctionnel : Il·Elle rend compte au référent logistique (référent technique) du siège
Il·Elle encadre l’ensemble de l’équipe logistique de la mission et collabore avec toutes les équipes
PROTECTION DES BENEFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTE
Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.
MISSION PRINCIPALE :
Le·la Coordinateur.trice Logistique a pour rôle de garantir le support technique et logistique des missions, la pertinence et la cohérence des programmes en termes logistiques. Bien que basé.e en capitale, le·la Coordinateur.trice Logistique est avant tout un acteur de terrain. Ainsi, il.elle y passera au moins 50% de son temps afin de participer activement à l’ouverture et au développement de nos programmes, de former et d’encadrer les logisticien.ne.s de terrain, de veiller à l’application des politiques ainsi qu’à l’utilisation des techniques et des équipements les plus appropriés.
Il·Elle doit s’assurer que toutes les activités logistiques supports aux programmes respectent les procédures détaillées dans le TVE (Tableau Engagement des Dépenses). Il.Elle s’assure que la mission s’inscrive dans une démarche environnementale dans le cadre de ses attributions.
ACTIVITES PRINCIPALES
- Participe à l’élaboration des proposal, des concepts notes des projets sur la mission:
- Détecte les enjeux logistiques dans la mise en œuvre du projet ;
- Produit des annexes support logistique au nouveau projet ;
- Effectue les estimations de coût support approvisionnement pour la rédaction des soumissions code projets.
- Analyse, définit et ajuste les moyens logistiques de la mission
- Recueil de données
- Consolide les rapports de toutes les familles logistiques et analyse les données ;
- Fais des retours sur les packs logistiques des Responsables Logistique Projet (RLP) chaque mois au RLP et transmet au Référent Logistique Desk ;
- Assure le suivi qualitatif de l’utilisation des outils logistiques sur la mission ;
- Contribue à la mise en place des outils permettant au Desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (sitreps, rapports d’activité, rapports de visites etc.)
- Analyse, interprète et définit la stratégie logistique de la mission
- Fixe les stratégies logistiques et met en œuvre les activités logistiques de toute la mission ;
- Apporte du support logistique et technique aux développements des différents projets de la mission : interaction lors des réunions de coordinations, donne des réponses techniques aux questions logistique de mise en œuvre ;
- En collaboration avec les Responsables Logistique Projet, le·la Coordinateur.trice Logistique planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets, en adéquation avec les besoins.
- Met en œuvre les programmes ALIMA
- Représentation
- Assure une collaboration active et participe activement aux différents clusters UN et forums inter-ONG, en partageant les comptes rendus des réunions au sein de la coordination et avec le Desk si pertinent.
- Contribue à l’organisation des projets
- Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :
○ Participe à la détection (visites et recherche d’informations) et à la réaction rapide aux urgences ;
○ Participe à la surveillance des opérations sur les projets ;
○ Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets, en adéquation avec les besoins médicaux (état des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets).
- Contrôle que l’approvisionnement des projets (Commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport,) est assuré dans les meilleurs délais et applique des solutions correctives si nécessaire ;
- Supervise la qualité des activités d’hygiène dans les structures de santé, avec le Coordinateur Médical : Eau, hygiène, assainissement, lutte anti-vectorielle, etc.
- Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement ;
- S’assure de l’application des procédures de suivi des équipements et contrôle la qualité des outils de suivi ;
- Partage les données logistiques de façon pertinente avec les départements supports et opérationnels, ainsi que le Desk.
- Gestion de la sécurité
- Supervise la gestion sécuritaire, en lien avec le Chef ou la Cheffe de Mission (analyse des risques, suivi des mouvements, rédaction des guides sécuritaires) ;
- Évalue et coordonne la mise en place et le respect des mesures de réduction de risques sur toute la mission : mise à jour des outils, choix des bâtiments, briefing ;
- Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité (informations, équipements, briefing, formation,).
- Communication et vie d’équipe
- Assure l’adéquation des conditions de vie des équipes (bâtiments, standard de confort) ;
- Organise et encadre le fonctionnement de la logistique des missions (briefing, visite, personnel, appui au Logisticien terrain).
- Respect des procédures
- Assure la gestion financière logistique du programme :
o Elabore le budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours, et planifie les activités à venir ;
o Suit les dépenses par axes analytiques et les analyse, en collaboration avec les Responsables Administration Projet.
- Garantit la qualité des dossiers d’approvisionnement sur la base du TVE des différents sites de la mission par la formation des équipes, en mettant un accent sur la rigueur du respect des procédures ;
- Veille à l’application des procédures et outils adéquats à l’exécution des chantiers techniques : construction, WASH ;
- Définit les implications logistiques dans les « proposal » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle).
- Objectifs spécifiques
- Assure la préparation aux réponses d’urgence : détails des activités logistiques par scénario d’intervention, anticipe les moyens à mobiliser pour répondre aux urgences ;
- Revoit le set up RH logistique dans la stratégie globale de la mission, et en particulier dans les zones d’accès difficiles (profilage) ;
- S’implique activement dans la stratégie « remote control » de certains projets de la mission, dû au contexte sécuritaire ;
- Au niveau sécurité, s’investit avec le.la Chef.fe de mission dans le suivi rigoureux des indicateurs de niveau de sécurité dans le pays ;
- Suit la mise en place des projets spécifiques (AIRE, Vaccination COVID, etc.) : les activités, approvisionnement, reporting.
- Encadrement et animation d’équipe
- Met en place un département logistique à la coordination, dans un esprit et un fonctionnement garantissant les synergies entre service. Impulse également des échanges de bonnes pratiques intra et inter départements ;
- Définit les profils de poste et les plans d’objectifs de performance des membres de son équipe dans un objectif de développement des compétences. Participe aux bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel, et participe aux bilans des responsables du département logistique des bases (Responsable Logistique Projet, Responsable Approvisionnement…) ;
- Rend possible des formations et changement de poste en renforçant leurs compétences et développant leur autonomie ;
- Propose et anticipe des détachements vers d’autres missions ALIMA ;
- Identifie les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maîtriser leur poste et organise des formations pour les renforcer, OU s’assure de l’adéquation des besoins de l’organisation avec les savoir-faire et les motivations de ses collaborateurs ;
- Incarne et transmet les valeurs, veille au respect du code de conduite et des politiques institutionnelles, de l’état d’esprit et des comportements individuels et collectifs attendus ;
- Organise et anime des réunions d’équipe ;
- Assure la supervision, la formation, le support et l’évaluation technique des logisticiens capitaux et bases ;
- Organise le département logistique en l’absence d’un Logisticien ;
- Organise des formations logistiques pour les Logisticiens terrain (2 fois par an) :
o Remise à niveau concernant les procédures ;
o Sécurité ;
o Mise à jour technique ;
o Acquisition de nouvelles compétences.
- Effectue le briefing de tout nouvel expatrié au niveau national (sécurité + information logistique) ;
- Effectue le briefing de tout nouvel expatrié logistique (organisation, description de poste…) ;
- Prévoit les besoins RH expatriés :
○ Description de poste ;
o Mise à jour de l’organigramme ;
o Collaboration avec l’Administrateur sur le plan de fin. Expatrié.
- Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles
- Participe aux formations et séances de sensibilisation ;
- Applique les standards relatifs à la prévention des abus ;
- Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus ;
- Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.
- Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission
- Met en œuvre les moyens pertinents en phase avec la politique environnementale : énergie, approvisionnement ;
- Veille à la gestion des déchets médicaux dans les structures en respectant les protocoles de destruction ;
- Veille à la gestion des huiles de moteur – cartouches d’imprimantes.
COMPETENCES ET EXPERIENCES
- Expériences ● Expérience reconnue dans la mise en place et le suivi des schémas de gestion logistique et sécurité ONG● Expérience en gestion d’équipeQualités du candidat ● Vision stratégique● Flexibilité et gestion du stress● Capacité d’analyse et de synthèse● Autonomie, curiosité et sens critique● Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels● Connaissances informatiques de base (Word, Excel et internet)Langues
- ● Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable. L’anglais est un atout
- ● Bonne condition physique
- ● Patience et maturité professionnelle
- ● Capacité d’organisation
- ● Travail d’équipe et coopération
- ● Sens de la diplomatie
- ● Leadership
- ● Expérience dans un contexte d’intervention de prise en charge de la malnutrition
- ● Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire (avec un gros volume d’activités)
CONDITIONS
- Durée et type de contrat : CDD de 6 mois, avec possibilité de renouvellement selon la disponibilité des fondsSalaire : Selon grille salariale ALIMA + expérience + perdiem● Logement commun pris en charge par ALIMA● Assurance santé pris en charge par ALIMA pour lui et ses ayants droit● Déplacement interne assuré par ALIMA
- ● Billets d’avion pour les Breaks tous les 3 mois (à partir de 6 mois de mission)
- ● Perdiem journalier selon la politique des perdiem ALIMA du pays et proportionnellement à la présence de l’expatrié dans le pays de mission
- ALIMA prend en charge :
- Prise de poste : ASAP
