African Wildlife Fondation (AWF) recrute pour ce poste (11 Avril 2024)

Description

Résumé de la position

Le responsable des finances et de l’administration (FAO) sera responsable du soutien financier et administratif du paysage de Faro. La FAO soutiendra également le(s) superviseur(s) dans tous les aspects financiers et administratifs liés aux programmes dans le paysage de Faro afin de garantir une mise en œuvre efficace et efficiente des projets. Le poste collaborera étroitement avec les équipes techniques sur le terrain.

Les rôles spécifiques incluent, sans s’y limiter, le traitement quotidien des factures et des dépenses du portail du personnel conformément aux politiques et procédures internes de l’AWF et des donateurs, le soutien aux tâches administratives et courantes liées à la trésorerie qui nécessitent une action urgente, des consultations constantes et des suivis fréquents avec les responsables du terrain et des donateurs. personnel du programme.

Le candidat retenu doit être engagé envers l’excellence, faire preuve d’une grande intégrité et d’un grand dévouement. Il/elle doit fournir des informations opportunes, précises, claires et complètes, et soutenir l’équipe(s) du programme de l’AWF pour atteindre les objectifs globaux du programme.

Le poste relèvera du gestionnaire du paysage et des rapports matriciels relèveront du directeur financier et administratif du Cameroun. Ce poste sera basé à Garoua avec une mobilité entre le siège Voko du Parc National de Faro, Cameroun et le paysage selon les besoins.

Principales tâches et responsabilités

Rôles de conformité

• Veiller à ce que l’équipe comprenne et adhère aux politiques financières et administratives de la FAE et des donateurs.
• Veiller à ce que les contrôles internes soient respectés pour éviter les problèmes de fraude et de détournement d’actifs au sein du programme, et signaler tous les cas de fraude et d’abus connus ou suspectés.
• Veiller à ce que les politiques de l’organisation soient strictement respectées et identifier tout problème
• Se familiariser avec les contrats des donateurs pour pouvoir donner des conseils sur le respect de l’utilisation des fonds des donateurs et la comptabilité associée.
• Superviser les opérations de trésorerie pour le projet AWF Faro en assurant la projection en temps opportun des liquidités conformément à l’établi.
• Prise en charge d’une clôture de fin de mois fluide.

Rôles en finance et comptabilité

• Participer au processus de clôture comptable de fin de mois et assurer la soumission en temps opportun des rapports financiers de Faro pour validation au responsable paysager et au responsable financier et administratif.
• Assurer la soumission en temps opportun des rapports financiers clés au responsable financier et administratif pour validation.
• Assurer l’affichage complet de toutes les dépenses pour la clôture mensuelle de
• Fournir un soutien au personnel de terrain dans plusieurs fonctions allant de la formation et de l’assistance au système au traitement réel des transactions en leur nom. Assurez-vous que les documents financiers sont correctement numérisés et que les sauvegardes sont conservées sur des lecteurs partagés.
• Traiter les paiements bancaires selon la procédure de contrôle interne en espèces, par chèque ou via la plateforme de paiement électronique après validation de la demande de paiement et s’assurer que les documents de support de qualité sont fournis et après approbation préalable du directeur paysagiste ou du responsable financier et administratif.
• Maintenir le compte bancaire de Faro et assurer le strict respect de la politique de l’AWF en matière de gestion bancaire et de trésorerie.
• Gérer la petite caisse de Faro dans le respect des politiques financières de la FAE et garantir que l’approbation appropriée des dépenses et des compléments est effectuée avant la clôture de fin de mois.
• Effectuer les rapprochements bancaires et de trésorerie dans le système dans le cadre de la clôture mensuelle.
• Saisir et soumettre toutes les factures directes avec la documentation adéquate et assurer le suivi auprès du personnel de terrain pour toute approbation retardée. Processus système approuvé et affiché
• Soutenir les sous-bénéficiaires avec des examens des dépenses en temps opportun et des procédures appropriées et signaler tout coût douteux et non-conformité.
• Aider à effectuer les rapprochements des relevés des fournisseurs et à s’adresser aux fournisseurs ad hoc
• Surveiller les avances des fournisseurs et autres créances et assurer le règlement en temps opportun des éléments impayés du fournisseur, en prenant des mesures de suivi correctives si nécessaire.
• Traiter les demandes/remboursements d’avance de voyage du personnel, décaisser les espèces, examiner les départs à la retraite anticipés, générer des notes de crédit et identifier tout problème.
• Rapprocher régulièrement les cartes des fournisseurs des employés et le compte de dépôt des avances de voyage et s’assurer que les dépôts du solde des voyages sur le terrain sont mis en banque mensuellement.
• Aider à la préparation du budget, de la comptabilité, des rapports financiers, des rapports statistiques et d’autres rapports selon les besoins.
• Aider l’équipe du budget et des subventions à préparer les rapports de subvention requis, à soumettre au donateur en examinant les rapports mensuels sur le budget des subventions distribués par l’équipe des budgets et des subventions, en apportant des corrections au codage des dépenses, si nécessaire. Examiner les rapports si nécessaire avec les équipes de mise en œuvre du programme.
• Soutenir le suivi et le suivi de la correspondance des coûts pour toutes les subventions qui nécessitent la contribution de la FAE conformément aux
• Participer à l’audit interne et/ou externe en fournissant le soutien nécessaire et la documentation appropriée.
• Contribuer à tous les audits externes et internes avec les auditeurs concernés.

Rôles administratifs

• Classer et assurer l’archivage de tous les documents de bureau (achats et documents financiers) comme établi
• Maintenir le codage logique électronique, l’indexation et les références des
• Assurer le bon entretien du bureau, de l’équipement et des autres installations de Faro en coordination avec le responsable de la logistique de l’AWF.
• Veiller à ce que les enregistrements des actifs dans le système automatisé et les vérifications et rapprochements trimestriels des actifs soient effectués par le responsable de la logistique.
• Superviser les achats sur le terrain en temps opportun en collaboration avec le responsable de la logistique et en liaison avec Yaoundé et la centrale d’achats.
• Veiller à ce que la politique de gestion des véhicules soit correctement suivie par l’équipe de terrain avec le soutien du responsable de la logistique.
• Assurer des contrôles internes intégrés, le paiement en temps opportun des fournisseurs et le dépôt de documents de support d’approvisionnement complets et vérifiables en coordination avec l’administrateur et le programme.
• Aider à la logistique et aux installations du programme (voyage, espace, etc.). Assurez-vous que le front office est géré de manière professionnelle.
• Veiller à ce que les invités et les appelants reçoivent un service professionnel, courtois, rapide et agréable et que les messages soient transmis au personnel du programme en temps opportun.
• Inspecter les équipements, les structures ou les matériaux pour identifier les causes possibles de manquements à la sécurité et communiquer les résultats au Paysage
• Fournir des briefings de sécurité au personnel si nécessaire et s’assurer que tout le personnel adhère aux politiques et procédures de sécurité. Cela comprend un briefing à tous les nouveaux recrutés
• Contribuer à la supervision du responsable de la logistique, des gardes, des gardiens et des autres membres du personnel administratif pour fournir les services et fournitures de bureau requis.
• Assumer d’autres tâches pertinentes assignées par le(s) superviseur(s).

Qualifications et expérience requises

• Baccalauréat en finance, commerce et
• Expert-comptable agréé (CPA).
• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, en comptabilité financière, de préférence dans un environnement international (ONG ou entreprise).
• Expérience de travail avec le gouvernement et les donateurs.
• Une expérience dans l’utilisation du système ERP est hautement souhaitable.
• La maîtrise de l’utilisation des applications MS Office, en particulier un niveau avancé de MS Excel, est requise.
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel
• La connaissance de tout système comptable est un atout.

Aptitudes et compétences requises

• Capacité à prêter attention aux détails et à suivre
• Auto-organisé et capable de s’approprier
• Facile à former et à coacher avec une volonté de
• Capacité à gérer des questions sensibles et confidentielles avec le plus haut niveau de
• Capacité et volonté de vivre dans un endroit éloigné avec parfois des défis physiques
• Solides capacités de résolution de problèmes et compétences organisationnelles, ainsi qu’une éthique élevée et un engagement personnel en faveur de la transparence et de la responsabilité.