African Wildlife Fondation (AWF) recrute pour ce poste (28 Mars 2024)

Description

Résumé du poste

Le titulaire du poste sera responsable de la planification, de la coordination, de l’approvisionnement, de la sécurité et de la gestion efficients et efficaces de la logistique et du soutien au complexe d’aires protégées de Bili-Uele, de AWF et de l’ICCN.

Le poste appuyera le projet NaturAfrica de l’Union Européenne et le projet CAFI dans le paysage triangulaire de la Garamba-Bili-Chinko.  Le responsable logistique et Atelier travaillera en étroite collaboration avec le Directeur Paysage, les équipes d’approvisionnement centrales et régionales à Nairobi et Yaoundé respectivement, le Département finances et l’administration et les  responsables des Equipes Techniques  basés à de Bili et Kinshasa en appuyant et supervisant les services d’approvisionnement et de logistique afin de s’assurer que les approvisionnements en produits, articles les installations et les besoins en services nécessaires aux activités du programme  de AWF sont mobilisés efficacement et en temps opportun.

Le responsable logistique et Atelier veillerez au bon fonctionnement de l’atelier, des véhicules et équipements motorisés de l’organisation et des projets. Il s’agit notamment d’établir des procédures et des normes, de s’assurer que tout l’équipement est conforme aux exigences opérationnelles et qu’il est utilisé en toute sécurité et correctement entretenu, de commander des pièces de rechange, de gérer le contrôle des stocks, de former et de superviser le personnel employé.

Le poste sera basé à Bili et rendra compte au Directeur du Paysage.

 

Responsabilités Essentielles

Approvisionnement

• Planifier, mettre en œuvre et faire le suivi de toutes les questions logistiques dans le paysage ;

• Gérer la flotte de véhicules et tous les besoins et exigences des ateliers et des véhicules. Cela inclut la gestion de la logistique des avions. Cela nécessite une planification stratégique pour s’assurer que la flotte du projet a toujours accès aux carburants et lubrifiants aux meilleurs prix. Élaborer et tenir à jour un calendrier d’utilisation des véhicules pour s’assurer que les véhicules sont disponibles en cas de besoin et augmenter les cas de mise en réserve des véhicules.
• Assurer des lignes de communication efficaces pour assurer la livraison en temps voulu des articles, matériels en utilisant les procédures d’approvisionnement les plus appropriées. Cela implique d’avoir une bonne connaissance des procédures de AWF ;
• Être responsable de l’introduction d’améliorations des procédures dans la chaîne d’approvisionnement et d’identifier de nouveaux vendeurs/fournisseurs sans compromettre la qualité et la prestation de services ;
• Veiller au respect strict des règles et réglementations en matière de passation des marchés publics, ainsi que des politiques et procédures de passation des marchés de l’AWF, l’UE et de l’USAID ;
• Mettre en place et mettre en œuvre un système de suivi qui garantisse que les prix payés pour les produits/articles de base sont conformes aux prix du marché local ;
• Élaborer et gérer les listes de fournisseurs, élaborer la sélection des fournisseurs et les mécanismes d’évaluation, de mesure de la qualité et de la performance ;
• Préparer des plans d’approvisionnement mensuels, trimestriels et annuels, ainsi que des rapports y relatifs, au besoin ;
• Veiller à ce que des achats transparents et compétitifs soient menés et correctement documentés, comme il se doit, et conformément aux exigences de l’UE, du CAFI et d’autres bailleurs de fonds ;
• Préparer les contrats de prestation de services, les Bordereaux et les Bons de commande pour tous les besoins d’acquisition ;
• Tenir à jour les dossiers d’actifs et d’approvisionnement, y compris toute la documentation pertinente et le système de suivi des fournisseurs, et il / elle conservera toutes les informations pertinentes concernant les fournisseurs de l’organisation ;
• Préparer un rapport sur les voitures et les motos, les réparations et l’entretien en collaboration avec le logisticien de l’ICCN une fois à bord ;
• Mettre en œuvre des pratiques d’établissement de rapports (par exemple, rapports d’inspection, documentation sur les véhicules).

 

Gestion de l’Atelier

• Gérer le charroie automobile et toutes les exigences de l’atelier et des véhicules. Cela inclut la gestion de la logistique de l’avion et nécessite une planification stratégique pour s’assurer que le charroie ou la flotte du projet a toujours accès aux carburants et aux lubrifiants aux meilleurs prix. Élaborez et tenez à jour un calendrier d’utilisation des véhicules pour vous assurer que les véhicules sont disponibles en cas de besoin et augmenter le nombre de cas de covoiturage de véhicules;
• Superviser l’entretien, les réparations et les renouvellements d’équipement, la gestion de la papeterie et des magasins et d’autres services d’entretien sur le site de Bili;
• Gérer les réparations et l’entretien des bâtiments et des biens fixes et mobiliers, pour AWF et ICCN dans le paysage. Cela comprend la planification stratégique des besoins futurs en fonction des objectifs de AWF dans le paysage;
• Assurer le bon entretien des bureaux, des équipements et des autres installations de Bili et Buta;
• Élaborez et tenir à jour un calendrier d’utilisation des véhicules pour vous assurer que les véhicules sont disponibles en cas de besoin et augmenter le nombre de cas de covoiturage de véhicules;
• Organiser, recevoir, transporter et organiser la documentation et les autres formalités pour les marchandises entrantes dans les deux projets;
• Assurer la supervision de l’entretien, des réparations et des renouvellements de l’équipement, de la gestion de la papeterie et des magasins et d’autres travaux d’entretien sur le site de Bili;
• Gérer les bâtiments, les immobilisations, les baux et les arrangements d’hébergement pour le compte de l’aménagement du paysage de AWF. Cela comprend la planification stratégique des besoins futurs en fonction des objectifs de AWF dans le paysage;
• En collaboration avec la direction du paysage, superviser et gérer les exigences logistiques et légales de l’escadre. Le titulaire du poste veille à ce que toutes les exigences légales et de sécurité soient respectées afin d’atteindre les objectifs ci-dessus. Cela permet de planifier en temps opportun les renouvellements de licence et l’entretien des actifs aériens;
• Le titulaire du poste est chargé de créer, de mettre à jour et de tenir à jour un registre des fournisseurs spécialisés et des prestataires de services qui seront en mesure d’aider au fonctionnement de l’aile aérienne;
• Le titulaire du poste doit s’assurer que tous les besoins logistiques de l’escadre aérienne (en particulier les carburants, les huiles et autres consommables pour avion) sont en place et disponibles selon les besoins;
• Veiller à ce que toutes les données et tous les dossiers produits par l’escadre aérienne soient conservés de manière qu’ils soient facilement accessibles et préparés en vue d’une vérification à tout moment;
• Assurer le bon entretien des bureaux, des équipements et des autres installations de Bili et Buta;
• Superviser la planification et la mise en œuvre de tous les aménagements, structures ou bâtiments requis par AWF dans le paysage;
• Effectuer de fréquents déplacements liés à des activités du paysage, au besoin;
• Superviser la gestion des déplacements et de l’hébergement du personnel de AWF et de l’ICCN lorsqu’il est en mission sur le site de Bili en en dehors;
• Planifier et gérer les urgences médicales, de sûreté et de sécurité. S’assurer que le paysage dispose de procédures solides pour faire face aux urgences et que tout le personnel est formé à leur mise en œuvre;
• Planifier et gérer les urgences médicales, de sûreté et de sécurité. S’assurer que le paysage dispose de procédures solides pour faire face aux urgences et que tout le personnel est formé à leur mise en œuvre;
• En collaboration avec les équipes de coordination, planifier, établir et réviser les activités liées à la mécanique afin d’assurer un transport optimal et sécuritaire des personnes et des marchandises;
• Surveiller et assurer la mise en œuvre des services mécaniques conformément aux protocoles et procédures de AWF, y compris : l’organisation du calendrier d’entretien des véhicules et des moteurs, la supervision des travaux de réparation ou d’entretien effectués à l’extérieur de l’atelier de AWF afin de garantir des normes appropriées, la réalisation de vérifications régulières des outils mécaniques et de remplir les fiches d’enregistrement correspondantes;
• Identifier les pièces de rechange, les consommables et les outils nécessaires à la flotte charroi automobile), et surveiller les livraisons entrantes et sortantes ainsi qu’évaluer les fournisseurs locaux;
• Planifier et coordonner le budget des activités de l’atelier afin de répondre aux besoins de la population cible;
• Gérer, former et superviser l’équipe de mécaniciens par le biais d’activités telles que le renforcement des capacités, le briefing/débriefing et l’évaluation du personnel;
• Mettre en œuvre des pratiques de production de rapports (par ex. les rapports d’inspection, la documentation sur les véhicules, motos, avion);
• Gérer les réparations et l’entretien des bâtiments et des biens fixes et mobiliers, pour AWF et ICCN dans le paysage. Cela comprend la planification stratégique des besoins futurs en fonction des objectifs de AWF dans le paysage;
• Assurer le bon entretien des bureaux, des équipements et des autres installations de Bili et Buta.

 

Gestion Sécuritaire

• Maintenir un plan de sécurité à jour conforme aux normes de l’organisation et s’assurer que tout le personnel en connaît le contenu et appuyer le Directeur Paysage dans l’application de ces normes;
• Conseiller le Directeur Paysage sur les exigences de sécurité pour le paysage, élaborer et appliquer des politiques et des procédures de sécurité solides pour protéger le personnel, les clients, les visiteurs et protéger les biens de l’organisation ;
• Le responsable de la Logistique et de l’Atelier évaluera la sécurité de l’environnement opérationnel et maintiendra un système de gestion de la sécurité efficace conformément aux normes de AWF;
• Fournir des informations sur la sécurité au personnel au besoin et veiller à ce que tous les membres du personnel respectent les politiques et procédures de sécurité;
• Inspecter l’équipement, les structures ou les matériaux afin d’identifier les causes probables des manquements à la sécurité et communiquer les conclusions à la direction du paysage;
• Évaluer régulièrement les besoins en matière de communication sur le terrain et mettre à jour la liste des personnes-ressources pour les communications d’urgence ; orienter tout le personnel vers les procédures de communication d’urgence ; Évaluez régulièrement le système de communication d’urgence, analysez les résultats et apportez les modifications appropriées;
• Toute autre tâche pertinente proposée par le Directeur Paysage, le Directeur des Finances AWF ou le Directeur de l’Administration AWF.

 

Relations

• Interne :  Le personnel AWF DR Congo et au siège de Nairobi ;
• Externe : ICCN, Autorités Provinciales et Traditionnelles, Organisations partenaires.

 

Qualifications

•  Diplôme de Licence / ou Master de préférence en gestion logistique, administration des affaires, économie, sciences commerciales, ou combinaison équivalente d’éducation et d’expérience professionnelle pertinente. Une certification professionnelle et l’appartenance à un organisme d’approvisionnement et d’approvisionnement réputé sont hautement souhaitables;
• Minimum de 5 à 7 ans d’expérience en gestion logistique de projets, de préférence dans un environnement difficile ou post-conflit, au besoin dans une ONG Internationale;
• Une expérience en matière de sécurité et de gestion des risques est un atout majeur;
• Une connaissance approfondie de l’UE et de l’USAID et de leurs exigences en matière de contrats, de passation de marchés et d’établissement de rapports est souhaitable;
• Solides compétences en leadership, en analyse et en organisation ; Capacité démontrée à travailler à la fois de manière autonome et au sein d’une équipe, à évaluer les priorités et à gérer de multiples activités avec le souci du détail, en respectant des délais serrés sous pression;
• Excellente capacité de résolution de problèmes, avec une capacité d’analyse considérable et un jugement sûr pour trouver des solutions dans un environnement complexe où les priorités sont changeantes et concurrentes ;
• Excellentes compétences en communication interculturelle (orale et écrite) et en relations interpersonnelles, démontrées par la capacité d’interagir professionnellement avec des employés, des intervenants, des clients et des consultants culturellement et linguistiquement diversifiés;
• Excellente capacité de résolution de problèmes, avec une capacité d’analyse considérable et un jugement sûr pour trouver des solutions dans un environnement complexe où les priorités sont changeantes et concurrentes;
• Compétences informatiques, y compris la maîtrise des programmes Microsoft Office (feuilles de calcul Excel, traitement de texte, Power Point et courrier électronique);
• Maîtrise du Français et maîtrise de l’Anglais. La maîtrise de l’Anglais est préférable. La maîtrise du lingala, du swahili ou du panzande sera un avantage;
• Une expérience de travail avec des ONG internationales est un atout supplémentaire;
• L’expérience de travail dans des régions éloignées où les conditions de travail logistiques sont difficiles est un atout supplémentaire.

 

Capacités Personnelles

• Doit avoir des capacités de résolution de problèmes et être capable de travailler de manière autonome tout en restant aligné sur la culture et l’orientation stratégique de l’organisation;
• Capacité à vivre et à travailler dans un environnement logistique éloigné, basique et stimulant. Il s’agit d’un rôle sur le terrain;
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel;
• Facile à former et désireux d’apprendre;
• Capacité à gérer des questions sensibles et confidentielles avec le plus haut niveau de professionnalisme;
• Engagement envers AWF et sa mission;
• Être prêt à voyager à l’échelle locale, régionale et nationale.