ActionAid recrute pour ce poste (09 Mai 2023)

Objectif du poste

• Le conseiller de liaison du conseil d’administration qui relève du directeur de l’efficacité organisationnelle sera responsable de la coordination de la fonction de gouvernance, en maintenant une interface entre le conseil d’administration et les membres de l’Assemblée générale d’ActionAid Nigeria (AAN) et l’unité de gouvernance internationale (IGU) ; ainsi que l’examen des protocoles d’accord (MOU) au sein d’ActionAid Nigeria.
• Il / elle sera également responsable de la coordination des processus d’approvisionnement internes ainsi que des documentations tout en travaillant avec le comité d’approvisionnement.

Responsabilités spécifiques

• Assurer la qualité des comptes rendus des réunions du conseil d’administration en rédigeant les procès-verbaux
• Fournir un soutien aux sous-comités
• Préparation des communications et des documents aux membres du conseil d’administration
• Soutien à l’élaboration de toutes les présentations requises
• Veiller à ce que tous les documents au Conseil soient envoyés en temps voulu
• Rassemblez les communications incidentes du conseil entre les réunions du conseil pour tenir les membres du conseil au courant des événements et événements clés de l’organisation.
• Coordonner la gouvernance de l’AAN et les processus d’intégration et d’orientation du personnel
• Coordonner toutes les visites sur le terrain des membres du Conseil et de l’AG sur les sites du projet AAN
• Soutien avec lien avec le conseil d’administration de l’AAI
• Préparer la mise à jour des affiliés qui sera envoyée au conseil d’administration
• Veiller à ce que toutes les dispositions logistiques soient prises pour que le président du conseil assiste à la réunion des administrateurs.
• Veiller à ce que le président du conseil d’administration/représentant concerné participant à la réunion du conseil d’administration international reçoive tous les documents du conseil d’administration envoyés par le secrétariat international.
• Fournir toutes les informations requises par l’unité de gouvernance de l’AAI et le Secrétariat international
• Coordonner la documentation appropriée et le classement de tous les documents statutaires de l’AAN avec les agences gouvernementales concernées
• Coordonner le processus de recrutement et de sélection des membres de l’Assemblée générale (AG) en veillant à ce que tous les paramètres organisationnels d’égalité des chances soient pris en compte
• Agir à titre consultatif auprès de tous les membres de l’organe de gouvernance, en particulier les nouveaux membres, afin de faciliter leur capacité à fonctionner efficacement.
• Agir en tant que centre d’information entre la direction de l’AAN et l’organe de gouvernance.
• Apporter un soutien aux tâches de secrétariat
• Soutenir l’examen de tous les documents juridiques de l’organisation qui nécessitent la signature du directeur de pays.
• Soutien à la révision de tous les accords de partenariat.
• Gestion des événements : assurer la logistique des ateliers, des séminaires, des réunions, en fournissant du matériel pour soutenir l’événement en veillant à ce que les papeteries, la réservation d’hôtel, le matériel d’atelier, les packs de réunion, les lieux de réservation, les repas soient fournis à temps. Assurer une communication opportune et appropriée pour tous les événements
• Faciliter les processus financiers pour les consultations et autres événements du programme avec le soutien du département des finances.
• Produire des budgets pour des événements
• Coordonner les processus d’approvisionnement internes :
• Travailler avec un comité d’approvisionnement de 7 membres et un bénévole, tout en relevant du président du comité d’approvisionnement
• Agir à titre de secrétaire du comité d’approvisionnement
• Responsable du reporting et de la documentation
• Assurer une base de données de fournisseurs de services à jour
• S’assurer que les actions du comité sont conformes au manuel de la politique d’approvisionnement
• Toutes les autres responsabilités confiées par le supérieur hiérarchique.

Relations de travail clés

• Interne : tout le personnel de l’AAN
• Externe : prestataires de services, partenaires, agences gouvernementales, conseil d’administration et assemblée générale
• Membres, Bureau international des AA et autres intervenants.

Spécification des personnes
Éducation / Qualifications :

• Barrister-at-Laws (BL) et Bachelor of Laws (LLB) – Essentiel
• Adhésion à l’institut professionnel pertinent – Souhaitable

Expérience :
Essentielle :

• Au moins cinq ans d’expérience après NYSC en administration ;
• Excellente connaissance pratique d’Excel, Word et Outlook (MS Office en général) et expérience dans la gestion des espèces
• Expérience en administration de bureau et en approvisionnement
• Expérience de la conception et de la coordination de formations/réunions

Souhaitable:

• Expérience de travail avec et de soutien à la structure de gouvernance d’une ONGI

Capacités de compétence :

• Excellentes compétences en rédaction de rapports
• Maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite
• Très bon numéraire
• Excellentes compétences en planification et en priorisation
• Capacité à penser stratégiquement
• Excellentes compétences interpersonnelles (avérées) et en communication orale et écrite
• Solides compétences en analyse/résolution de problèmes
• Compétences multitâches
• Techniques de négociation

Qualités personnelles:

• Créatif et prend des initiatives.
• Capable de travailler efficacement dans un environnement d’équipe diversifié
• Bon motivateur des autres
• Disposé à travailler des heures supplémentaires à des moments cruciaux.
• Personne motivée capable de travailler sans supervision étroite
• Joueur d’équipe
• Promouvoir efficacement la mission, les valeurs et les objectifs de l’AAN