Contexte organisationnel
La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou « la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire au monde, fondé sur le volontariat. La Fédération est une organisation de membres créée par et composée de ses Sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est d’« inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en toutes circonstances toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». Elle œuvre pour répondre aux besoins et améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La Fédération est dotée d’un Secrétariat basé à Genève, avec des bureaux régionaux et nationaux dans le monde entier. Ce Secrétariat, dirigé par le Secrétaire général de la FICR, constitue le principal outil de la Fédération internationale pour servir, mettre en relation et représenter les Sociétés nationales. Ses missions principales sont d’appuyer les mécanismes de gouvernance de la FICR ; d’établir des normes et des standards ; de fournir des orientations ; de garantir la cohérence ; la coordination et la responsabilité en matière de performance ; le partage des connaissances ; la promotion de la collaboration et du respect au sein du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge ; et le développement de l’engagement auprès des partenaires. Le siège du Secrétariat est organisé en trois grands pôles d’activité : (i) Partenariats, incluant le Mouvement et l’adhésion ; (ii) Programmes et opérations ; et (iii) Gestion. Le Secrétariat dispose de cinq bureaux régionaux : Amériques (Panama) ; Afrique (Nairobi) ; Asie-Pacifique (Kuala Lumpur) ; Europe (Budapest) ; Moyen-Orient et Afrique du Nord (Beyrouth).
La délégation du groupe sectoriel de la FICR à Kinshasa couvre quatre pays : la République démocratique du Congo, le Burundi, la République du Congo et le Rwanda. Elle apporte son soutien aux Sociétés nationales de la Croix-Rouge dans un contexte humanitaire complexe, marqué par des crises récurrentes, des risques transfrontaliers et une grande diversité de programmes et d’opérations. Dans ce contexte, son unité administrative assure les services administratifs et d’approvisionnement nécessaires au bon fonctionnement du bureau et à la continuité des activités de la délégation.
POSTE : Agent, Administration et Approvisionnement
Objectif du poste
Avec les conseils et le soutien du coordonnateur des finances, de l’administration et des technologies de l’information, l’agent d’administration et d’approvisionnement gérera l’acquisition de biens et services de bureau et administratifs pour le bureau du groupe sectoriel de la FICR à Kinshasa, conformément aux procédures de la FICR, en veillant à ce que des services d’approvisionnement de qualité et rentables soient fournis comme demandé par les utilisateurs internes.
Ce poste consiste principalement à gérer les approvisionnements en fournitures de bureau, équipements et services administratifs (papeterie, matériel informatique et bureautique, mobilier, contrats de maintenance et d’entretien, nettoyage et autres prestataires de services). Le/la titulaire travaillera en étroite collaboration avec l’équipe administrative afin de garantir un approvisionnement local, des livraisons ponctuelles et la qualité des biens et services nécessaires au fonctionnement quotidien du bureau. Ce poste requiert donc une expérience en approvisionnement ainsi que d’excellentes compétences en communication et en organisation.
Fonctions et responsabilités du poste
Achats et fournitures
- Effectuer l’acquisition de biens et services de bureau et administratifs conformément aux procédures, normes et systèmes d’acquisition de la FICR et aux exigences.
- Convoquer les réunions du Comité local des marchés, préparer et présenter les dossiers d’approvisionnement pour un examen plus approfondi pour tous les marchés supérieurs à 50 000 CHF.
- Participer à la planification opérationnelle du bureau et fournir une assistance et des conseils techniques pour l’acquisition de biens et services de bureau et administratifs.
- Traiter les demandes d’achat et émettre les bons de commande pour les besoins administratifs et de bureau en temps opportun, en veillant à l’autorisation et au codage budgétaire appropriés.
- Obtenir et comparer les devis des fournisseurs pour les achats de fournitures de bureau et administratives, et préparer des analyses comparatives des offres pour appuyer les décisions d’achat.
Audit et conformité
- Étude de marché sur les fournitures et services de bureau et administratifs, et validation des fournisseurs.
- Surveiller et garantir la bonne exécution des contrats et la livraison des fournitures de manière opportune et rentable.
- Tenez à jour une base de données précise des informations fournisseurs pour les articles achetés régulièrement et restez informé(e) des conditions du marché local.
Contrôle de qualité
- Gérer la mise en place d’accords-cadres locaux pour les fournitures de bureau et administratives, en coordination avec le service des achats du siège.
- Assurer la liaison et la coordination en temps opportun avec les délégations, départements, unités et services concernés en ce qui concerne la livraison des fournitures, en tenant toutes les parties informées de tout changement.
- Établir et maintenir de bonnes relations de travail professionnelles avec les fournisseurs de bureau et les prestataires de services.
- Assurer la liaison avec les autorités locales et les prestataires de services (par exemple, les services publics, les propriétaires, les entreprises d’entretien) selon les besoins du fonctionnement du bureau.
Signalement
- Produire des rapports narratifs et financiers réguliers, opportuns et précis sur les activités d’approvisionnement de bureau pour les équipes Administration et Finances.
- Informer et conseiller l’équipe administrative de tout changement prévu dans les plans et activités d’approvisionnement du bureau.
Gestion des actifs et des contrats
- Tenir à jour régulièrement le registre/l’inventaire des actifs de bureau et coordonner les vérifications physiques périodiques du matériel et du mobilier de bureau.
- Suivez les dates d’expiration et de renouvellement des contrats et accords de service des fournisseurs liés aux services de bureau, en signalant les renouvellements suffisamment tôt pour éviter toute interruption de service.
- Participer à la préparation et au suivi continu du budget des achats de bureau/administratifs, en signalant les écarts au coordonnateur des finances, de l’administration et des technologies de l’information.
Fonctions et responsabilités (suite)
Soutien administratif
- Fournir des conseils et un soutien en matière d’approvisionnement à l’équipe administrative et aux autres fonctions du bureau concernant leurs besoins d’approvisionnement liés au fonctionnement du bureau.
- Fournir des conseils au personnel de bureau sur les procédures d’approvisionnement de la FICR pour les demandes d’achat liées au fonctionnement du bureau, en promouvant le respect des principes de bonnes pratiques et la conformité avec la réglementation, la législation et les procédures de la FICR nécessaires.
- Apporter un soutien à l’organisation des réunions internes, des ateliers et des événements, y compris la réservation des salles, la restauration et les dispositions logistiques connexes, selon les besoins.
Éducation
Requis
- Diplôme universitaire en approvisionnement/fournisseurs/gestion.
Préféré
- Membre certifié de la profession associée.
Expérience
Requis
- 4 ans d’expérience à un poste similaire.
- Expérience avérée dans la gestion du cycle d’approvisionnement de bout en bout, y compris le traitement des demandes d’achat, le sourcing, la gestion des bons de commande et les paiements aux fournisseurs.
- Expérience en matière de préparation, de révision et d’administration des documents d’appel d’offres, des contrats et des dossiers d’approvisionnement.
- Expérience en matière d’études de marché, d’analyse des prix et de planification des approvisionnements afin de faciliter des décisions d’achat rentables.
- Capacité avérée à tenir à jour une documentation précise sur les achats et à fournir des dossiers prêts pour l’audit.
- Expérience de l’utilisation de systèmes ERP et de plateformes de gestion des achats (par exemple, SAP, Oracle, Dynamics, Unit4 ou systèmes similaires).
Préféré
- Au moins un an d’expérience de terrain au sein d’une organisation humanitaire.
- Au moins 1 à 2 ans d’expérience dans le soutien au personnel.
Connaissances, compétences et langues
Requis
- Excellentes compétences en communication écrite et orale et en relations interpersonnelles, notamment pour travailler avec des personnes de cultures et de nationalités différentes.
- Autonomie informatique (Windows, tableurs, traitement de texte, messagerie électronique).
- Motivé, proactif, doté d’un bon jugement et d’initiative.
- Capacité à prioriser les tâches, à respecter les délais et à travailler sous pression.
- Sensible à la diversité.
Préféré
- Maîtrise parfaitement le français et l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la FICR (espagnol, somali ou arabe).
Compétences, valeurs et commentaires
Valeurs
- Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Responsabilité.
Compétences fondamentales
- Communication ; collaboration et travail d’équipe ; jugement et prise de décision. Relations avec la société civile et la clientèle ; créativité et innovation ; construction.