Comme ce poste implique une collaboration avec des équipes internationales, nous vous demandons gentiment de soumettre votre CV en anglais.

Objectif du poste

L’analyste, responsable de bureau, est responsable de la mise en œuvre efficace des procédures et processus administratifs, veillant à ce que le bureau des résidents offre un environnement de travail efficace et bien géré pour le personnel et les visiteurs. Le responsable de bureau interagit avec ses homologues et la direction au sein du département bancaire et des autres départements concernés.

Ce poste peut également fournir une assistance administrative au chef de bureau et/ou aux banquiers basés en RO.

Contexte

Le poste rend compte et travaille en étroite collaboration avec le Chef de bureau sur toutes les questions administratives propres au bureau résident, y compris le budget, les biens, les véhicules, les contrats de service avec des prestataires externes, etc.

Ce rôle est responsable de maintenir un contact régulier avec les autorités locales concernant les questions administratives liées au statut de la BERD et des questions telles que l’enregistrement, le visa, la TVA et autres.

Ce rôle organise et coordonne un soutien logistique et opérationnel efficace aux visites régulières de banques et aux missions dans l’OI ou le pays, y compris le Président, le premier vice-président du BCV, ainsi que d’autres visites de cadres supérieurs.

Responsabilités et responsabilités

Administration, gestion immobilière et de bureaux

• Coordonner l’entretien régulier du bureau : inventaire du bureau ; Fournitures et équipements de bureau, véhicules.
• Établir la liaison avec le propriétaire en collaboration avec le chef du bureau et les services administratifs concernant les questions de location, de déménagement de bureau, de rénovation et d’entretien régulier.
• Coordonnez toute question de sécurité et de santé RO avec le chef de l’unité de santé et sécurité, QG.
• Avec les unités QG concernées et le chef du RO, nous achetez et gérez les achats et les cessions ; Gérer les contrats de service, les polices d’assurance, les services publics, etc.
• Coordonnez les prestataires externes pour garantir un travail de qualité et dans les délais.
• Agir en tant que coordinateur RH : organiser le processus d’enregistrement auprès du ministère des Affaires étrangères, les questions d’accréditation des employés non locaux et de leurs familles ; les dossiers de congés maladie, la mise à jour des contacts pour les assurances médicales ; enregistrement des dossiers de maladie et signalement aux RH si approprié
• Agir en tant que coordinateur informatique : organiser les postes de travail (bureaux, PC, téléphones de bureau) pour les nouveaux venus en RO, attribuer les bureaux aux visiteurs RO afin d’assister le personnel RO et les visiteurs ; coordonner avec le département informatique du siège et les spécialistes RO situés dans la région, assister le personnel sur les questions informatiques et techniques liées au fonctionnement de l’équipement (appels audio/vidéo), et familiariser le personnel avec les politiques informatiques
• Agir en tant que point focal local en matière de sécurité, préparer des mises à jour régulières du Plan de continuité des activités pour l’OI et participer aux événements du Plan de sécurité des Nations Unies.
• Coordonnez avec le bureau de publication de la BERD, en commandant les documents publiés et autres supports marketing à distribuer localement, y compris le traitement de la documentation d’importation.
• Mettre en œuvre des procédures d’archivage RO conformément aux exigences de l’Unité de gestion des dossiers et d’archives.
• Défendre et donner un modèle aux compétences comportementales et aux comportements d’entreprise de la Banque, en veillant à ce que l’adhésion au sein de l’équipe ou des équipes soit attestée en permanence des normes d’intégrité et d’éthique.

Comptabilité et finance

• Préparer une proposition budgétaire annuelle et un budget de mi-année pour examen / discussion avec le chef de bureau et avec le Le responsable principal du budget du groupe d’affaires et le présidentont obtenu l’approbation du Chef de bureau de l’état mensuel du budget. Surveillez régulièrement le budget RO et effectuez desvérifications budgétaires d-hoc pour les fonds disponibles pour les achats RO.
• Traiter et valider les demandes de dépenses et toutes les autres transactions SAP de l’opération RO, y compris la conciliation régulière des cartes de crédit RO Corporate du voyageur.
• Gestion des comptes RO ; approuvant les paiements Nostro/espèces dans sa propre limite, effectuant les virements bancaires ; gérant les rapprochements mensuels de petites caisses, tout en assurant la séparation nécessaire des tâches associées au sein de l’OI, en examinant et en payant les factures des fournisseurs locaux.
• Rapport rapide au siège Nostro Control et demande de transfert de fonds pour les centres de coûts RO depuis le siège.

Supervision du personnel

• Lorsque cela est désigné, assurer une supervision efficace du personnel OTE et des Services généraux, y compris la coordination de leur charge de travail, la prise en compte des heures supplémentaires et la formation sur le terrain.
• Sur demande, apportez des contributions pour la définition annuelle des objectifs et le retour sur la performance, le suivi de la charge de travail et la formation en cours de travail.

Soutien administratif au Chef de l’Osmosphère Ostériorienne et/ou à d’autres Banquiers

• Selon les besoins, fournir un soutien administratif global au Chef de bureau et (le cas échéant, aux autres banquiers).
• Rédiger des lettres officielles et de la correspondance administrative pertinente pour examen par le responsable de l’opération.

Connaissances, compétences, expérience et qualifications

• Une expérience préalable dans des fonctions administratives/comptables supérieures (y compris en tant que superviseur) dans une entreprise internationale ou locale de premier plan est préférable
• Capacité à travailler de manière indépendante et de sa propre initiative au quotidien
• Solides compétences organisationnelles, capacité démontrée à prioriser
• De solides compétences en communication, y compris la capacité de communiquer avec assurance et assurance
• Excellentes compétences interpersonnelles
• Capacité à bien gérer et à rester calme sous pression
• Capacité à gérer des questions hautement confidentielles et sensibles
• Fiable et flexible, avec une manière professionnelle
• Comportement irréprochable envers les clients et collègues
• Diligent avec un haut degré d’intégrité
• Capacité à accomplir les tâches dans les délais, respecter les délais, attention aux détails
• Très bonne maîtrise écrite et orale de l’anglais.

Comment est-ce de travailler à la BERD ? / À propos de la BERD

Notre approche agile et innovante est ce qui rend la vie à l’EBRD unique ! Vous ferez partie d’une organisation internationale pionnière et diversifiée, et utiliserez vos talents pour faire une réelle différence dans la vie des gens et contribuer à façonner l’avenir des régions dans lesquelles nous investissons.

Chez la BERD, nos valeurs – Inclusivité, Innovation, Confiance et Responsabilité – sont au cœur de notre façon de travailler. Nous les faisons vivre à travers nos comportements au travail : écouter attentivement et s’exprimer, collaborer intelligemment, agir de manière décisive et totalement engagée, et simplifier pour amplifier notre impact. Ces principes façonnent notre culture et définissent notre succès. Nous recherchons des personnes qui non seulement partagent ces valeurs, mais qui s’engagent aussi à les intégrer dans leur travail quotidien, favorisant un environnement positif et performant.

L’environnement de la BERD vous offre :

• Un travail varié, stimulant et engageant qui vous offre l’opportunité d’échanger avec un large éventail d’experts des secteurs financier, politique, public et privé dans les régions où nous investissons.
• Une culture de travail qui embrasse l’inclusion et célèbre la diversité. Notre personnel reflète un large éventail de parcours, de perspectives et d’expériences, apportant des idées fraîches, de l’énergie et de l’innovation, et renforçant notre capacité à servir efficacement nos clients, actionnaires et contreparties.
• Un lieu de travail hybride offrant de la flexibilité aux équipes et aux individus ; Cela repose sur la confiance, la flexibilité et la connexion.
• Un environnement qui place la durabilité, l’égalité et la transformation numérique au cœur de notre action.
• Un lieu de travail qui privilégie le bien-être des employés et offre un ensemble complet d’avantages concurrentiels.

La diversité est l’une des valeurs fondamentales de la Banque, au cœur de tout ce qu’elle fait. Ainsi, la BERD cherche à garantir que chacun soit traité avec respect, bénéficie d’opportunités égales et travaille dans un environnement inclusif. La BERD encourage tous les candidats qualifiés qui sont ressortissants des pays membres de la BERD à postuler, indépendamment de leur origine raciale, ethnique, religieuse ou culturelle, de leur genre, de leur identité de genre, de leur orientation sexuelle, de leur âge, de leur milieu socio-économique ou de leur handicap.

Veuillez noter qu’en raison du volume élevé de candidatures reçues, nous avons le regret de vous informer que nous ne pouvons pas fournir des retours détaillés aux candidats qui n’ont pas été présélectionnés (pour une considération plus approfondie).

Segment de poste : Assistant administratif, Responsable de bureau, Banque, Banque, Responsable marketing, Administratif, Finance, Marketing

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