Heifer International est une organisation mondiale à but non lucratif qui œuvre pour l’éradication de la faim et de la pauvreté, tout en préservant l’environnement.
Depuis sa création en 1944, Heifer International a soutenu des millions de familles d’agriculteurs en renforçant l’agriculture durable, en améliorant leurs moyens de subsistance et en bâtissant des communautés résilientes.
Au Kenya, Heifer International met en œuvre des programmes de développement depuis 1981, en collaboration avec les petits exploitants agricoles et les communautés locales, afin d’améliorer la productivité agricole, les revenus, la sécurité alimentaire et les moyens de subsistance.
Heifer International Kenya invite les prestataires de services qualifiés et expérimentés à soumettre des propositions pour la prestation de services professionnels de nettoyage et d’entretien des espaces verts au sein de ses bureaux situés à Ndama Place, Nairobi.
Le prestataire retenu devra fournir un service de nettoyage et d’entretien des espaces verts fiable, professionnel, sûr et de haute qualité, conformément aux exigences décrites dans le présent appel d’offres et à la législation et la réglementation kényanes en vigueur.
2. JUSTIFICATION
La fourniture de services de nettoyage, de gestion des installations et de service de thé de haute qualité est essentielle au maintien d’un environnement de travail propre, hygiénique, sûr, bien organisé et propice au bien-être du personnel, des partenaires, des visiteurs et des autres parties prenantes.
Le prestataire retenu sera responsable de la fourniture de services professionnels de nettoyage et de gestion des installations, ainsi que d’un service de thé professionnel pour la préparation, le service et la gestion quotidiens des rafraîchissements destinés au personnel, aux visiteurs, aux réunions et aux événements officiels du bureau.
Les services comprendront le maintien de normes élevées en matière d’hygiène, de propreté, de sécurité alimentaire et de service courtois, ainsi que l’entretien adéquat du matériel et des fournitures de cuisine du bureau de Heifer International au Kenya, les jours ouvrables et aux heures convenues, conformément aux normes de service requises, au périmètre des travaux et aux termes contractuels.
Le prestataire devra :
- Fournir des services professionnels de nettoyage et de gestion des installations avec soin, diligence, efficacité et souci du détail.
- Il veillera à ce que tous les espaces intérieurs et extérieurs soient maintenus propres, hygiéniques, sûrs et présentables ;
- Garantir la préparation et le service rapide et professionnel du thé et des rafraîchissements ; Les tâches liées aux installations sont réalisées efficacement. Tous les services doivent être conformes aux normes de service convenues, aux horaires, aux exigences en matière de santé et de sécurité au travail, ainsi qu’aux politiques organisationnelles applicables.
- Assurer le recrutement, l’emploi, la rémunération, la conformité légale, la supervision, le bien-être et la gestion des performances du personnel.
- Se conformer à la législation du travail kényane applicable, aux exigences légales, à la réglementation sur le salaire minimum, aux horaires de travail, aux dispositions relatives aux congés, aux exigences en matière de santé et de sécurité au travail et aux autres obligations d’emploi applicables.
- Fournir du personnel compétent pour les remplacements pendant les congés annuels, les congés maladie, les absences prévues ou imprévues, sans frais supplémentaires pour Heifer International Kenya.
- S’assurer que tout le personnel déployé possède les qualifications, la formation, les instructions, la supervision et l’équipement nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
- Fournir les uniformes et les équipements de protection individuelle (EPI) appropriés, le cas échéant.
3. OBJECTIFS DU TRAVAIL
Les principaux objectifs du travail sont les suivants :
Maintenez un environnement de bureau propre, hygiénique, sûr et professionnel.
Assurer un nettoyage et une désinfection efficaces des bureaux, des salles de réunion, des sanitaires, des cuisines, des couloirs et des espaces communs.
Fournir un personnel de nettoyage et de service du thé correctement formé, supervisé et équipé.
continuité et fiabilité des services pendant toute la durée du contrat.
Promouvoir le respect des exigences applicables en matière de santé, de sécurité, de travail et d’environnement.
4. PRESTATIONS ATTENDUES
4.1 Services de nettoyage
Le prestataire de services effectuera notamment les tâches suivantes :
- Nettoyage quotidien des bureaux et des espaces de travail.
- Nettoyage et désinfection des sanitaires.
- Nettoyage des sols, des couloirs, des escaliers et des parties communes.
- Nettoyage et lustrage du mobilier et des surfaces de bureau.
- Nettoyage et préparation des salles de réunion et de conférence.
- Vidage et nettoyage des poubelles.
- Collecte et élimination appropriée des déchets.
- Nettoyage des fenêtres, des surfaces vitrées, des portes et autres zones accessibles.
- Nettoyage en profondeur trimestriel, selon les besoins.
- Assistance supplémentaire en matière de nettoyage lors des réunions, événements ou autres activités officielles, le cas échéant.
4.2 Supervision et contrôle qualité Le prestataire de services devra :
- Assurer une supervision adéquate du personnel déployé.
- Contrôler la qualité du service et le respect du programme de travail convenu.
- Remédier rapidement aux défaillances du service.
- Tenir à jour les registres de présence et de service.
- Assurer la coordination avec le responsable de contrat désigné de Heifer International Kenya.
5. QUALIFICATIONS DU PRESTATAIRE DE SERVICES
Le prestataire de services doit démontrer :
Une inscription légale valide et une conformité réglementaire au Kenya.
Au moins trois ans d’expérience pertinente dans la prestation de services de nettoyage, de service de thé et de gestion d’installations.
Capacité à recruter, déployer, superviser et remplacer le personnel selon les besoins.
Disponibilité du matériel de nettoyage, des produits chimiques et des EPI appropriés pour le personnel déployé.
Engagement envers la déontologie professionnelle, la protection des personnes, la confidentialité et la santé et la sécurité au travail.
6. CRITÈRES D’ÉVALUATION
Évaluation obligatoire
- Attestation de conformité fiscale en vigueur
- Numéro d’identification fiscale (KRA PIN)
- Certificat d’immatriculation de l’entreprise
- Permis d’exploitation
- Coordonnées bancaires
- Formulaire CR12
- Adresse postale, nom de la personne à contacter, numéro de téléphone et adresse électronique
- Déclaration écrite signée attestant du respect du droit du travail et du salaire minimum
- Trois lettres de recommandation d’entreprises ou d’organisations auxquelles le soumissionnaire a fourni ou fournit actuellement des services similaires au cours des trois dernières années
- Profil de l’entreprise
- Proposition technique relative à la prestation de services
- Proposition financière détaillée avec un budget mensuel prévisionnel
Remarque : Le défaut de fournir tout document ou justificatif obligatoire peut entraîner la disqualification.
Évaluation technique :
- Matériel et accessoires de nettoyage : Liste d’au moins cinq équipements/accessoires appartenant à l’entreprise, y compris les aspirateurs, avec indication de leur utilisation prévue.
- Liste des détergents et produits chimiques utilisés.
- Programme/calendrier détaillé des travaux de nettoyage.
Exigences préalables à la signature du contrat :
- Attestation de bonne conduite pour le personnel déployé.
- Certificat médical d’aptitude à la manipulation des aliments valide pour le personnel de cuisine.
7. SOUMISSIONS TARDIVES ET MODIFICATIONS
Les propositions reçues après la date limite de soumission ne seront pas prises en compte. Il incombe aux candidats de s’assurer que leurs propositions sont soumises conformément aux instructions énoncées dans le présent document. Heifer se réserve le droit de mettre fin à cet appel d’offres ou d’en modifier les exigences après en avoir informé les candidats.
8. VALIDITÉ DES PROPOSITIONS
Les propositions soumises restent valables pendant trente (30) jours à compter de la date limite de réception. Cette période inclut, sans s’y limiter, les prix, les conditions générales, les niveaux de service et toute autre information pertinente. Si votre organisation est retenue, toutes les informations contenues dans le présent document et issues du processus de négociation seront contractuellement contraignantes.
9. LIMITATIONS
La présente demande de propositions ne constitue aucun engagement d’attribution de contrat, de prise en charge
des frais engagés pour la préparation d’une réponse à cette demande, ni d’acquisition de services ou de fournitures. Heifer se réserve le droit de financer ou non les candidatures soumises et se réserve le droit d’accepter ou de rejeter, à son entière discrétion, toute proposition reçue suite à la présente demande.
10. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Article 1. Propriété générale.
Sous réserve de l’article 2 ci-dessous, toute propriété intellectuelle (y compris, mais sans s’y limiter, les droits d’auteur, les marques de commerce, les marques de service et les brevets), tous les droits de propriété intellectuelle, les livrables, les manuels, les œuvres, les idées, les découvertes, les inventions, les produits, les écrits, les photographies, les vidéos, les dessins, les listes, les données, les stratégies, les matériaux, les procédés, les procédures, les systèmes, les programmes, les dispositifs, les opérations ou les informations développés en tout ou en partie par ou pour le compte du Prestataire ou de ses employés ou mandataires dans le cadre des Services et/ou des Biens (collectivement, le « Produit du Travail ») sont la propriété exclusive de HPI.
Sur demande, le Prestataire signera tous les documents et prendra toutes les mesures nécessaires pour confirmer ou parfaire la propriété exclusive du Produit du Travail par HPI.
Article 2. Propriété intellectuelle antérieure.
Toute propriété intellectuelle détenue par une Partie avant la Date d’entrée en vigueur (« Propriété intellectuelle antérieure ») demeure la propriété exclusive de cette Partie.
Concernant toute propriété intellectuelle antérieure du Prestataire incluse dans le Produit de Travail, le Prestataire en conserve la propriété et concède par les présentes à HPI une licence permanente, non exclusive, gratuite, mondiale et irrévocable d’utilisation, de copie, de reproduction, de présentation publique, de modification, de révision, d’exécution et de distribution de ladite propriété intellectuelle, sous quelque format ou sur quelque support que ce soit, dans le cadre du Produit de Travail.
Article 3. Œuvre de Commande.
Dans la mesure où le droit d’auteur s’applique au Produit de Travail, les Parties conviennent que :
a) HPI a commandé le Produit de Travail ;
b) le Produit de Travail est une « œuvre de commande » au sens du droit d’auteur américain ; et
c) HPI est réputée en être l’auteure et en détient tous les droits, titres et intérêts. Dans la mesure où ces droits, en tout ou en partie, ne sont pas dévolus à HPI en tant qu’« œuvre de commande », le Prestataire cède, transfère et concède irrévocablement à HPI, de manière exclusive et perpétuelle, tous ses droits, de quelque nature que ce soit, connus ou à venir, sur le Produit de l’Œuvre.
HPI sera propriétaire exclusif de tous les droits y afférents, ainsi que de tous les éléments qui le composent, y compris, mais sans s’y limiter, les droits connexes, accessoires, subsidiaires, complémentaires et d’adaptation.
Le Prestataire renonce par les présentes à tous les droits moraux et à tous droits similaires qu’il pourrait détenir sur le Produit de l’Œuvre.
La description des Services et/ou Biens fournis dans le présent Contrat ne saurait en aucun cas limiter l’utilisation que HPI peut faire du Produit de l’Œuvre.
11. DIVERSITÉ ET INCLUSION
Heifer International valorise la diversité, l’équité, l’inclusion et le sentiment d’appartenance (DEIB) et est convaincue qu’un accès et une gestion efficaces des talents diversifiés permettent d’obtenir de meilleurs résultats.
HPI adopte une vision large de la diversité et valorise les profils variés, notamment en termes d’âge, d’expérience, d’origine ethnique, de race, d’orientation sexuelle, de genre, d’identité de genre, de handicap, de nationalité et de culture.
HPI attend de ses prestataires externes qu’ils respectent et reflètent ses valeurs en matière de DEIB. Le suivi continu des prestataires de services externes par HPI comprend une évaluation de leur engagement, de leur respect des principes et de leurs antécédents en matière d’accès et de fidélisation d’une main-d’œuvre diversifiée et inclusive.
Comment postuler
La proposition (dûment signée) du prestataire de services doit comprendre les propositions techniques et financières. Les candidatures seront acceptées par voie électronique, par courriel à l’adresse [email protected], au plus tard le jeudi 8 octobre 2026, avec pour objet : « PRESTATION DE SERVICES DE NETTOYAGE ET DE SERVICE DE THÉ » .
