Appel à propositions à l’ONG Coalition Plus
Prestataire de services de design graphique – édition
Expertise recherchée
Coalition PLUS souhaite s’attacher les services d’une société ou d’une personne
expérimentée dans le graphisme et l’édition
Type de contrat
Contrat cadre, puis contrats spécifiques correspondant à des bons de commande
Durée du contrat cadre
3 ans, renouvelables
Procédure de passation de marché
Appel d’offres ouvert
Date de lancement de la procedure
12 octobre 2026
Date de clôture de l’appel d’offres
2 novembre 2026
Adresse pour envoyer les offres technique et financiere
[email protected]
Le dossier de réponse doit comprendre
1- Offre technique detaillee
2 – Offre financière détaillée, en euros TTC
3- La déclaration d’intégrité signée
À PROPOS DE COALITION PLUS
Union internationale d’ONG communautaires de lutte contre le sida et les hépatites virales fondée en 2008, Coalition PLUS regroupe 115 organisations intervenant dans 54 pays. L’association milite pour que les personnes infectées, affectées ou particulièrement vulnérables au VIH soient systématiquement placées au cœur des processus décisionnels, de réalisation et d’évaluation des programmes de santé qui les concernent.
Coalition PLUS contribue à l’amélioration de la riposte au VIH et à la transformation sociale
à travers :
- des services directs (tels que le dépistage VIH et hépatites ou la distribution de
traitements antirétroviraux) ; - la recherche (avec un rôle prédominant des communautés dans son
développement); - et le plaidoyer (pour faire avancer les droits des populations).
L’activité Communication au sein de Coalition PLUS
L’objectif est d’assurer la visibilité de l’association et de ses activités en externe et au sein
du réseau et accroître sa notoriété auprès de ses différents publics cibles.
Promesse
Coalition PLUS souhaite être reconnue comme le principal réseau mondial d’organisations
communautaires mobilisées pour la santé et les droits des populations clés dans la
riposte au VIH et aux hépatites sur tous les continents.
Cible : PUBLICS EXTERNES
- Gouvernements et administrations publiques
- Bailleurs de fonds publics et prives
- Partenaires institutionnels, communauté de la santé mondiale
- Communauté scientifique
- Organisations communautaires
- Médias
- Donateurs individuels
- Grand public
PUBLICS INTERNES
- Secrétariat
- Organisations membres
- Organisations partenaires
Contexte de la demande
Coalition PLUS produit chaque année des dizaines de contenus graphiques et éditoriaux permettant une communication externe et interne en direction de ses publics cibles.
Les supports les plus couramment mis en page sont destinés à une diffusion numérique, rarement imprimé :
- rapport d’activité
- L’Essentiel des comptes de Coalition PLUS
- autres rapports ou études spécifiques
- fiches de présentation projet
- guides
- enquêtes
- notes conceptuelles
- supports de présentation des résultats de projets : infographies, cartes, fiches synthétiques, trame de présentation abstracts, posters et autres types de communication écrite pour conférences scientifiques
- visuels réseaux sociaux et web
- affiches et flyers
- dépliants
- inserts presse et mises au format ponctuelles, en cas d’offre d’espace gracieux, ainsi que la déclinaison de ces créations pour s’adapter aux formats
- fiches, rapports et autres documents de capitalisation d’expérience
- ..
Description du marché
Pour faciliter la production de ces outils et avec l’ambition d’harmoniser les contenus et de développer une image cohérente, fédératrice, engagée et dynamique, nous cherchons un.e graphiste ou une agence de graphisme à qui Coalition PLUS pourra confier les travaux de mise en page et de graphisme via un contrat-cadre d’une durée de 3 ans, renouvelable.
L’objectif est de développer des relations de travail durables avec un fournisseur afin d’assurer une qualité et une efficacité maximales et de rationaliser les coûts de production de nos contenus graphiques.
L’univers graphique devra se référer et respecter la charte graphique de Coalition PLUS.
Méthodologie de travail
Ces contenus sont réalisés à la demande des services (Communication, Plaidoyer, Services, Recherche). Pour chaque commande, Coalition PLUS désigne un référent unique, issu de la communication ou du service concerné, qui assure le suivi du brief à la livraison, centralise les retours des parties prenantes et transmet les validations au prestataire.
Le prestataire désignera un interlocuteur référent dans sa structure.
Certains outils de communication sont planifiés et/ou récurrents, d’autres besoins sont plus ponctuels et liés à l’actualité.
Il n’est pas toujours possible d’anticiper les demandes de création et nous demandons une forte réactivité et une adaptabilité aux projets.
Le prestataire proposera une méthodologie de travail détaillée précisant les délais de création-exécution pour chaque document, en précisant les contraintes de validation (process normal et process « urgence »).
Le prestataire proposera une méthode de création de modèles réutilisables dont il n’assurera pas nécessairement les adaptations ultérieures. Le logiciel attendu sera précisé dans chaque brief selon l’usage : InDesign pour les publications mises en page, PowerPoint pour les présentations, Canva pour les supports à adapter en ligne ou Word pour les documents bureautiques.
Les modèles devront pouvoir être repris par l’équipe de communication de Coalition PLUS ou par un autre prestataire choisi par l’association. Ils seront livrés dans le format modifiable convenu, avec des gabarits, styles et consignes d’utilisation adaptés au niveau d’autonomie attendu.
Le prestataire précisera la procédure de livraison et les éléments remis avec chaque création : fichiers sources modifiables dans le logiciel convenu, éléments associés nécessaires à leur utilisation, exports et, pour les modèles réutilisables, une courte notice de prise en main.
Modalités de dépôt des offres
Contenu des offres technique et financière
Une offre technique contenant obligatoirement les éléments suivants :
- Une présentation de l’agence, des références.
- Une note d’intention sur la collaboration : cadre d’approche, identité graphique, méthodologie de travail, délais de réalisation et une grille de frais techniques par type de documents.
- Tout élément jugé utile pour appuyer la candidature.
Une offre financière contenant obligatoirement les éléments suivants :
- Une grille tarifaire renseignée en euros HT, avec la TVA applicable et les montants TTC, pour les prestations figurant en annexe. Les offres restent valables pendant 60 jours à compter de la date limite de dépôt. Cette durée de validité est distincte de la période d’application des tarifs du contrat-cadre.
- Les potentiels autres frais non identifiés.
- La déclaration d’intégrité signée (voir annexe)
Sélection et procédure Critères de sélection
Les offres seront évaluées par la Commission d’achats de Coalition PLUS sur un total de 60 points : 25 points pour l’offre financière, au regard du coût du panier de comparaison décrit ci-dessous et de la précision des éléments financiers ; 35 points pour l’offre technique, au regard de la qualité, de l’expérience professionnelle et de l’adéquation de la proposition avec la demande.
Pour comparer les prix, le même panier est appliqué à toutes les offres, sur la base des périmètres de l’annexe : un rapport d’activité, un Essentiel des comptes, un rapport d’impact de la Semaine internationale du dépistage, une fiche de présentation de projet, un guide, un visuel pour les réseaux sociaux et un carrousel. Le montant du panier correspond à la somme des sept forfaits TTC, chacun compté une fois. Les postes déjà inclus dans ces forfaits ne sont pas ajoutés une seconde fois. Ce panier sert uniquement à l’évaluation des offres et ne constitue pas un engagement de commande.
Les critères d’exclusion automatique retenus sont les suivants :
- Non-respect du délai de soumission des offres
- Dossier incomplet
Procédure de consultation
La diffusion du cahier des charges aura lieu le 12 octobre 2026.
Les offres technique et financière doivent être envoyées au plus tard le 2 novembre 2026 – à l’adresse suivante : [email protected] avec la mention dans l’objet : Offres AO graphisme-édition.
La Commission d’achats de Coalition PLUS se réunira aux alentours du 20 novembre 2026 pour analyser les offres reçues et sélectionner le prestataire. Tous les prestataires seront par la suite informés du résultat de la consultation.
Coalition PLUS se réserve le droit de ne donner aucune suite à tout ou partie du présent appel d’offres.
Le contrat-cadre
Le contrat-cadre sera conclu pour une durée initiale de trois ans. Son renouvellement éventuel fera l’objet d’un accord écrit entre Coalition PLUS et le prestataire avant son échéance ; il ne sera pas automatique.
Ce contrat sera cependant sans engagement d’achat et ne garantira pas l’exclusivité. Ainsi, Coalition PLUS ne sera pas tenue de commander des prestations de service au prestataire. Aucune quantité minimale, ni aucun montant minimal de commande ne seront exigés à travers le contrat-cadre proposé. Coalition PLUS pourra avoir recours à d’autres prestataires si nécessaire.
Pour chaque commande, le prestataire travaille en étroite collaboration avec le référent unique désigné par Coalition PLUS. Les autres parties prenantes peuvent contribuer au contenu et à sa validation ; leurs retours sont regroupés par ce référent. Une série de corrections correspond à un retour consolidé transmis au prestataire. Le nombre de séries incluses et le traitement des demandes supplémentaires sont précisés dans l’annexe grille tarifaire.
Pour chaque demande, Coalition PLUS transmet les contenus disponibles et un brief précisant le format, les illustrations et schémas souhaités, la langue, les livrables, le calendrier et le numéro du contrat-cadre.
Le prestataire remet son devis sous trois jours ouvrés à compter de la réception d’un brief complet pour une demande courante.
Pour un projet complexe, il propose, dans ce même délai, une date de remise du devis à convenir avec Coalition PLUS. Il signale dans ce délai les informations manquantes.
Une demande urgente fait l’objet d’un délai de réponse convenu avec le référent.
Toute absence prévue est anticipée avec Coalition PLUS, avec une solution de continuité ou une date de réponse convenue ; un message automatique d’absence ne suspend pas à lui seul le délai.
Le devis confirme le budget et les délais de réalisation.
La prestation débute après validation écrite sous la forme d’un bon de commande.
En cas d’indisponibilité ou d’impossibilité du prestataire attributaire du contrat-cadre d’exécuter une commande spécifique dans les délais requis, Coalition PLUS se réserve le droit de solliciter le prestataire classé en deuxième position lors de la sélection.
Conditions de droit de propriété, de cession et d’exclusivité
Une fois le prestataire retenu et la prestation réalisée, l’ensemble des éléments natifs du projet devront être cédés à Coalition PLUS en vue d’utilisations ultérieures.
A ce titre, le prestataire retenu n’a aucune garantie de poursuite de la prestation une fois le projet réalisé. Les mises à jour ou nouvelles déclinaisons ultérieures pouvant être réalisées par un autre prestataire.
Toutefois, Coalition PLUS s’engage au respect de l’univers graphique proposé et mentionnera à chaque utilisation la provenance de la conception graphique des éléments du projet.
Ainsi, les polices de caractère utilisées devront être libres de droit et répandues afin de ne pas contraindre son utilisation en termes de coûts et de souplesse d’utilisation.
Le prestataire s’engage donc à fournir aussi les éléments de références :
- Polices de caractères
- Caractéristiques des couleurs
- Gabarit des maquettes et des natifs
- Images en format vectoriel
Les tarifs unitaires et forfaitaires retenus à la signature du contrat-cadre sont fixes pendant sa durée initiale de trois ans.
Les devis de chaque commande appliquent ces tarifs au périmètre demandé.
Les prestations non couvertes par la grille sont chiffrées séparément et soumises à validation préalable.
En cas de renouvellement, les tarifs applicables à la nouvelle période sont convenus par écrit avant sa prise d’effet.
Les frais de création doivent intégrer la cession des droits d’utilisation au profit de Coalition PLUS pour tous types de supports de communication en France et dans le monde entier et au profit de tiers accrédités par l’association pour soutenir toutes actions de partenariat, mécénat ou sponsoring.
