Helen Keller est une organisation à but non lucratif vouée à sauver les vies et à améliorer la santé visuelle des populations vulnérables dans le monde en luttant contre les causes et les conséquences de la cécité, de la mauvaise santé et de la malnutrition. Helen Keller invite tous les soumissionnaires éligibles à soumettre des propositions en vue de contracter avec une compagnie d’assurance maladie pour le personnel du bureau Helen Keller Niger.
Cette demande de propositions (RFP) vise à sélectionner une compagnie qui est capable d’offrir à Helen Keller, le meilleur rapport qualité-prix, quand les facteurs à la fois techniques et financiers sont combinés.
Admissibilité des soumissionnaires
Cette RFP est ouverte aux entités et compagnies d’assurance dûment constituées et ne faisant l’objet ni de mise sous surveillance, ni d’administration provisoire, qui sont considérées capables de mettre en œuvre l’étendue du travail, en étant reconnues pour leur intégrité et leur éthique professionnelle, et qui répondent aux critères d’admissibilité énoncés dans cette section.
Les soumissionnaires qui soumettent des propositions en réponse à cette RFP doivent satisfaire aux exigences suivantes :
- Être une compagnie d’assurance légalement constituée en tant que compagnie d’assurance ou et enregistrée en vertu des lois du Niger;
- Être en règle avec l’Administration Fiscale ;
- Ne pas faire l’objet de mise sous surveillance ou d’administration provisoire ;
- Ne pas faire l’objet ou courir le risque d’une suspension de prestations pour impayés ;
- Disposer d’un réseau de soins large et de proximité ;
- Disposer d’un système diligent de prise en charge ;
- Être disposé à se conformer aux règles, réglementations pertinentes et aux exigences de Helen Keller.
Remarque : Helen Keller ne doit pas octroyer de contrat à une entreprise interdite, suspendue ou proposée pour exclusion par le gouvernement des États-Unis, ou une entreprise qui propose de faire affaire avec des sociétés ou des dirigeants de sociétés interdites, suspendues ou proposées pour exclusion, dans l’exercice de leurs obligations.
SECTION 2 : Étendue du travail
Helen Keller doit évaluer toutes les propositions reçues en réponse à cette RFP conformément aux critères d’évaluation décrits dans ce document.
Étendue du travail, principaux objectifs et activités
Police couvrant les employés au Niger et lors de leur déplacement en Afrique :
- Police assurance groupe
- Effectif au Niger salariés : 30
- Tiers payant 100%
- Réseau élargi
- Prestations principales couvertes décrites dans l’annexe B
Période contractuelle prévue et mécanisme d’attribution
La période envisagée de l’attribution devrait être à partir du 09/02/2026. Les soumissionnaires doivent clairement définir les coûts d’exploitation nécessaires pour le début des services.
Aucun profit, frais, taxe ou frais supplémentaires ne peuvent être ajoutés après l’attribution du contrat. Cette RFP est assujettie à tous les termes et conditions du contrat qui en découle. Toutes les attributions suivantes doivent être régie en vertu de ces termes et conditions.
SECTION 3 : Instructions relatives aux propositions
La proposition du soumissionnaire doit comprendre deux documents distincts :
1ère Partie – Offre technique
2ème Partie – Offre financière
L’offre technique et l’offre financière doivent être présentées séparément. Le soumissionnaire ne doit inclure aucune donnée relative aux coûts dans l’offre technique.
La proposition doit être présentée de manière concise et structurée et doit expliquer en détails la disponibilité, l’expérience et les ressources du soumissionnaire pour assurer les services sollicités.
Il est possible de ne pas prendre en compte dans le processus d’évaluation toutes les propositions incomplètes ou qui ne sont pas axées sur ces critères. Toutes les propositions doivent être présentées en Français.
Les offres technique et financière doivent être présentées avec une lettre d’accompagnement, portant la signature et le cachet du représentant autorisé de l’organisation du soumissionnaire, et comprenant les informations suivantes :
- Date de présentation de la proposition
- Durée de validité de la proposition (minimum 90 jours)
- Nom de l’entreprise ou de l’organisation
- Nom et fonction du représentant autorisé de l’organisation
- Type d’entreprise ou d’organisation
- Adresse
- Téléphone
- Courriel
plus de détails ici : hki_rfq_compagnie_assurance_202511 (1)
Les soumissionnaires doivent également soumettre un formulaire signé de déclaration au sujet des conflits d’intérêts. Ce formulaire doit être évalué pour déterminer si le soumissionnaire se trouve actuellement dans une situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel selon la définition de l’annexe A. S’il est conclu que tous les conflits d’intérêts déclarés par le soumissionnaire pourraient avoir une incidence négative sur sa capacité à réaliser les prestations, Helen Keller peut décider la proposition présentée. Si le formulaire de déclaration de conflit d’intérêts n’est pas correctement rempli, la proposition présentée peut être également rejetée.
1ère partie : OFFRE TECHNIQUE
L’offre technique doit être rédigée en français, et chaque page doit être numérotée de façon consécutive. Le nombre maximum de pages pour chaque composante de l’offre technique est donné ci-dessous.
L’offre technique doit inclure les éléments suivants :
- Les statuts de la société
- Extrait de Registre de commerce
- Extrait de compte contributable
- Attestation de régularité fiscale
- Attestation de non-faillite de la structure
- L’agrément de la compagnie d’assurance
- Le cas échéant l’autorisation d’exercer en tant que gestionnaire
- Le relevé d’identité bancaire
Les expériences pertinentes dans le domaine de la couverture médicale en y faisant ressortir les expériences réussies les trois (3) dernières années – 05 pages maximum
Les informations relatives aux résultats obtenus par le passé ou à l’expérience antérieure du soumissionnaire pour réaliser des prestations dans un pays ou une région qui sont de nature et de volume semblables aux services demandés (brève description, livrables, date, client, etc.).
Les soumissionnaires doivent également donner les coordonnées d’au moins trois (3) références professionnelles qui sont intervenues ou ont une expérience dans le cadre de prestations d’une ampleur similaire. Les coordonnées doivent inclure, au minimum : le nom de la personne, le nom de l’entreprise, des informations succinctes sur sa relation avec le soumissionnaire, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone. Helen Keller se réserve le droit de prendre contact avec les personnes référencées. Les coordonnées des personnes référencées ne sont pas assujetties aux restrictions relatives au nombre de page pour cette section.
- Approche technique – 20 pages maximum
L’approche technique doit décrire l’approche proposée pour atteindre les objectifs et doit aborder les points suivants :
- Analyser et étudier l’effectif des employés et leurs ayant droits
- Analyser et étudier les présents termes de référence
- Analyser et étudier le cahier de charges
- Elaborer une police d’assurance santé conforme aux spécifications ci-dessus
- Proposer un barème optimal de prise en charge
- Proposer un système de prise en charge diligent et efficace
- Proposer un réseau de soins élargis et de proximité
- Préciser les exclusions dans la prise en charge
La compagnie fournira un plateau médical étoffé, comprenant :
- Les établissements hospitaliers et les cliniques les plus représentatives au Niger et en Afrique
- Une liste étoffée des médecins avec toutes les spécialités et une bonne répartition géographique.
- Une liste des pharmacies partenaires les plus sollicitées pour la qualité de leurs produits et la disponibilité des médicaments avec une bonne répartition géographique.
- Une liste des laboratoires d’analyse de cabinets de radiologies et d’imageries médicales partenaires les plus représentatifs.
2ème Partie : OFFRE FINANCIÈRE
- L’offre financière
- Le détail de la prime et les éventuels frais annexes
Prix et termes de paiement
Les prix sont en Francs CFA (FCFA) Hors TVA et Hors Douanes, conformément à l’exemption de taxes dont bénéficie Helen Keller.
Les coûts offerts ne peuvent en aucun cas être surenchéri de taxes, charges ou autre.
Termes de paiement
Le paiement se fera conformément au contrat entre Helen Keller et le prestataire choisi.
En cas de prestations non conformes, les articles appropriés des « Conditions Générales de services de Helen Keller seront appliqués (Conditions générales de services).
SECTION 4 : Critères d’évaluation et bases pour l’attribution
Helen Keller va suivre une méthodologie de sélection du meilleur rapport qualité-prix et peut attribuer à une entreprise éligible et responsable dont la proposition est la plus avantageuse, un contrat en prenant en compte d’autres facteurs de la proposition, y compris, mais sans s’y limiter, la conformité aux exigences de la RFP sans réserve notables. Les soumissionnaires ne peuvent pas modifier les offres non recevables après la date limite de dépôt des propositions afin de les rendre recevables. Cependant, Helen Keller peut demander à un soumissionnaire de clarifier son offre s’il n’existe pas de divergence significative.
Les critères ci-dessous peuvent servir de base pour l’évaluation des propositions. La sélection repose principalement sur les mérites techniques des propositions, le prix et d’autres facteurs pris en considération. L’attribution n’est octroyée que si la proposition est jugée satisfaisante sur le plan technique, à un prix raisonnable et avantageux pour Helen Keller.
Les tableaux des options proposées en annexe B doivent être utilisés dans le format tel que présenté. Si un soumissionnaire possède plus d’option, qu’il les ajoute. Mais s’il en a moins, qu’il le signifie en mettant « zéro » en chiffre devant l’option.
| CRITÈRES D’ÉVALUATION | NOTATION
(A définir à l’avance) |
| Proposition technique | 40 |
| Existence d’autres produits/services additionnels valorisants et pertinents pour le client (accompagnement, assistance, etc) | 25 |
| Couverture géographique (Couverture au Niger, en Afrique, etc.) | 15 |
| Partenaires réputés crédibles (Pharmacies, hôpitaux, cliniques, cabinets, au moins 3 références actuels et 3 structures de santés) spécifiquement dans les zones d’interventions de Helen Keller à savoir (Diffa, Maradi, Zinder, Agadez, Tillabéry, Dosso, Tahoua) et globalement sur toute l’étendue du territoire du Niger et en Afrique | 20 |
| Points totaux | 100 points |
Une fois l’évaluation des offres techniques terminée, Helen Keller doit évaluer les offres financières relativement avec les descriptifs budgétaires et la rentabilité (raisonnable, réaliste, coordonnée avec l’offre technique et les exigences de la RFP). Cette RFP suit le processus de compromis selon lequel Helen Keller peut attribuer un contrat à l’offrant dont la proposition représente la meilleure valeur pour elle et dont le prix est plus élevé s’il est déterminé que sa valeur technique est supérieure et mérite d’avoir un coût ou un prix accru.
Une visite de préqualification des locaux des prestataires, pourrait être organisée par Helen Keller
SECTION 5 : Validité de la proposition, date limite de dépôt des offres et instructions
Les propositions doivent avoir une période de validité de 90 jours à partir de la date de dépôt, comme indiqué dans la lettre d’accompagnement.
Les propositions doivent être soumises en format numérique à l’adresse email : [email protected] au plus tard le 25 novembre 2025 à 10H00.
Une offre complète relative à la proposition doit inclure les documents suivants, qui doivent tous faire référence à l’intitulé de la RFP :
- Lettre d’accompagnement
- Offre technique
- Offre financière
- Formulaire signé de la déclaration en matière de conflit d’intérêts.
QUESTIONS : Aucune question formulée verbalement ne sera admise, que ce soit en personne ou par téléphone. Cependant, Helen Keller est disposée à répondre aux questions écrites au sujet de cette RFP jusqu’au 15/11/2025. Toutes les questions relatives à cette RFP doivent être adressées par voie électronique aux adresses [email protected]. Afin de garantir l’impartialité de la procédure, les réponses de Helen Keller à toutes les questions jugées pertinentes seront communiquées à l’ensemble des soumissionnaires potentiels, tout en respectant l’anonymat du demandeur initial.
SECTION 6 : Négociations
Helen Keller recherche les meilleures offres. Il est attendu que l’attribution d’un contrat se fait uniquement sur la base des offres originales reçues. Cependant, Helen Keller se réserve le droit de mener des discussions et des négociations et / ou de demander des clarifications avant d’attribuer un contrat. En outre, Helen Keller peut mener une analyse concurrentielle et limiter le nombre de soumissionnaires afin de créer un cadre d’évaluation incontestable pour les propositions les mieux notées. Les soumissionnaires les mieux notés, qui sont déterminés par le comité d’évaluation technique, peuvent être invités à présenter leurs meilleurs prix ou leurs réponses techniques pendant la durée de l’appel d’offres. Ils peuvent être amenés à faire une présentation orale, à la seule discrétion de Helen Keller . Helen Keller se réserve le droit d’octroyer des contrats séparés pour chacun des composants de la demande, ou de ne faire aucune attribution, si cette possibilité est jugée nécessaire.
SECTION 7 : Modalités des appels d’offres
- La mise en circulation de cette RFP n’engage pas Helen Keller à octroyer un contrat, ni à payer les frais occasionnés pour la préparation et la présentation d’une offre.
- Les fichiers joints font partie intégrante de cette RFP.
- Helen Keller peut prendre contact avec les soumissionnaires pour confirmer les coordonnées de l’interlocuteur autorisé, l’adresse, le montant de l’offre et pour vérifier que la proposition a bien été envoyée en réponse à cet appel d’offres.
- Fausses déclarations : Les soumissionnaires doivent fournir des renseignements complets, exacts et à jour, conformément à la présente demande de propositions et à ses pièces jointes.
- Déclaration des conflits d’intérêts : Les soumissionnaires doivent déclarer dans le formulaire de l’annexe A, toute relation passée, présente ou future avec toute partie associée au lancement, à l’examen ou à la gestion de cet appel d’offres et de son éventuelle attribution. Faute de faire une déclaration complète et transparente, Helen Keller devra réévaluer la sélection des soumissionnaires potentiels.
- Droit de sélectionner ou de rejeter : Helen Keller se réserve le droit de sélectionner et de négocier, à son entière discrétion, avec ces prestataires qui présentent les qualifications requises pour les demandes de propositions concurrentielles et de mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. Helen Keller se réserve également le droit de rejeter une ou toutes les propositions reçues sans apporter d’explication.
- Droits réservés : Toutes les réponses à cette RFP deviennent la propriété de Helen Keller et celle-ci se réserve le droit, à sa seule discrétion, de :
- Disqualifier une offre parce que le soumissionnaire est incapable de suivre les instructions de l’appel d’offres ;
- Renoncer à faire valoir toutes les distorsions de la part des soumissionnaires, vis-à-vis des exigences de la présente demande qui, de l’avis de Helen KeIler , ne peuvent pas être considérée comme étant des anomalies suffisantes pour rejeter ou disqualifier une offre, ou si une telle renonciation favorise une concurrence accrue ;
- Prolonger le délai de présentation des offres à cette RFP après notification de tous les soumissionnaires ;
- Annuler ou modifier le processus d’appel d’offres à tout moment et relancer une autre RFP considérée par Helen Keller comme étant plus appropriée ;
- Octroyer un contrat sur la seule base de l’évaluation initiale des offres sans discussion ;
- Attribuer seulement une partie des composants de l’appel d’offres ou attribuer plusieurs contrats pour les différentes activités.
Les soumissionnaires, et les éventuels employés qui vont participer aux activités, doivent divulguer tout facteur susceptible de limiter la capacité de l’organisation à réaliser les services de façon indépendante, notamment les relations avec leurs employés homologues, les emplois passés, etc.
