Rejoignez TotalEnergies : plus de 500 métiers différents dans 130 pays. Une Compagnie responsable avec des standards de sécurité et d’éthique forts, des perspectives d’évolution de carrière variées, une culture de l’innovation et une mission partagée par les 100.000 collaborateurs de la Compagnie : rendre l’énergie meilleure jour après jour.
Contexte et environnement
- Transmission tardive des factures clients.
- Délais de paiement des factures très longs.
- Assurer les livraisons clients tout en optimisant l’utilisation du parc de camion-citerne afin de rentabiliser l’activité transport.
- Eviter toute rupture liée à un manque d’anticipation.
- Satisfaire aux besoins des clients en temps et en heure dans le strict respect des règles PATROM et de la politique HSE.
- Avoir un bilan matière (carburant et lubrifiants) exact en quantité afin de minimiser les pertes et de facturer les clients dans les délais raisonnables.
Activités
Dans le cadre du partenariat avec le Pôle National de Promotion de l’Emploi (PNPE), TotalEnergies Marketing Gabon recherche un Apprenti_Assistant Relation Clients et Polyvalent d’Exploitation (H/F).
Le poste est basé à Port-Gentil, en statut de contrat de professionnalisation.
Les candidats sont invités à mentionner impérativement leur numéro PNPE sur le CV.
Sous la supervision du Chef d’Agence, l’Apprenti Assistant Relation Clients et Polyvalent d’Exploitation (H/F) a pour missions principales :
Relation Clients
Suivi du traitement des commandes
- Veiller à la saisie des commandes de carburant des clients via Efuel, Elub et SAP.
- S’assurer de la bonne saisie et de l’intégralité des commandes de la journée (carburant, lubrifiants, Produits d’Entretien Automobile).
- Contrôler les tarifs et la conformité des pièces justificatives de paiement avant la validation des commandes.
- Dissocier lors de la justification des factures, les commandes soldées de celles en cours.
Justification des factures et constitution des archives de factures clients
- Effecteur la justification des factures des carburants, lubrifiants, Produits d’Entretien Automobile des clients à sa charge.
- Optimiser la transmission des factures de clients en compte.
- S’assurer de la constitution des archives de toutes les factures du mois qui sont à sa charge et la transmission exhaustive celle-ci.
- Garantir un meilleur archivage des dossiers relatifs aux factures clients à sa charge.
- Présenter au Chef de Service, au plus tard tous les 10 du mois M, la liste des factures dont les bons de livraison ne sont pas transmis au Service Relation Clients.
Traitement des réclamations
- Participer à la séance de retransmission des factures à la demande des clients/des commerciaux/des collègues du Service Contrôle Crédit.
- Préparer avec les collègues du Service Contrôle Crédit, la clôture de différentes actions du Comité Crédit qui sont à sa charge.
- Suivre de manière proactive, l’antériorité à plus de 90 jours à la demande.
Tâches Administratives
- Effectuer l’indexation des bons de livraison et les accusés de réception dans l’outil MULTIGEST avec un minimum de 50 documents à archiver dans la journée.
Logistique
- Veiller à la disponibilité des camions.
- Organiser le planning des livraisons et transmettre les bons de livraison au transporteur.
- Effectuer les contrôles des camions et chauffeurs avant chargement (Safe to Load).
- Faire le suivi des chargements des camions en suivant l’ordre de passage pour que les livraisons se fassent dans les meilleurs délais.
- Récupérer et transmettre les états de déchargement au siège après tout déchargement de cargaison.
- Veiller au respect des règles HSE TEMG par les chauffeurs.
- Remplir le fichier Excel de suivi de l’activité et le transmettre en mi-journée et en fin de journée.
- Suivre les chargements des camions via E-Log.
- Ranger les journées dans la VL06G (mettre les paramètres réels du produit température et date).
- Exécuter les sorties marchandise via la VT02N.
- Exécuter les ZTR10.
- Suivre les indicateurs de contrôles SAP et les diffuser aux concernés.
- Saisir les règlements dans le système.
- Effectuer les rapprochements et réconciliations de fin d’inventaire.
- Rédiger les comptes rendus d’évènement (sur l’application stop card).
- Animer les réunion 1/4 – 1/4 avec les chauffeurs.
- Participer aux réunions Transport.
Profil du candidat
- Niveau de formation Bac+2/3 en Comptabilité, Commerce, Gestion ou Logistique.
- La connaissance de l’outil SAP serait un atout.
- Bonne connaissance du pack Microsoft Office (Excel, Word).
- Intégrité, anticipation, réactivité, dynamisme, rigueur, capacité d’analyse et de synthèse, aptitude à travailler en équipe et en transverse.
- Sens relationnel très développé.
- Permis de conduire B.
Informations supplémentaires
Le poste est ouvert à toute personne en situation de handicap.
TotalEnergies recherche avant tout des compétences et des personnalités et s’ouvre à tous les talents représentant la diversité et la richesse des profils.
Depuis de nombreuses années, nous menons une politique volontariste favorisant l’insertion professionnelle et l’accompagnement dans l’emploi de nos salariés en situation de handicap tout au long de leur carrière.
TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d’emploi égales à tous les candidats.
