OFFRE DE STAGE
Poste : Assistant(e) de Direction
Service : Administration
Nombre de stagiaires : 2
Durée du stage : 3 mois
Lieu : Lomé, Togo
Supervision : Directeur(trice) de l’Administration
MISSION DU POSTE
⦁ Fournir une assistance discrète et professionnelle à l’administration d’ITUC-Africa pour organiser leur travail, maximiser leurs performances et leur efficacité, faciliter la communication et le partage d’informations en vue des meilleures pratiques, en mettant l’accent sur la qualité, l’efficacité, la précision et la prise de conscience des coûts.
⦁ Assister la communication entre le Secrétaire Général et le personnel, ainsi qu’avec d’autres personnes extérieures à l’organisation.
**DESCRIPTION DU POSTE**
**Responsabilités**
⦁ Gérer les e-mails, le calendrier, la correspondance et les demandes d’information en anglais et en français du/de la Secrétaire Général(e) et des vôtres.
⦁ Trier et gérer les appels téléphoniques, les e-mails et la correspondance, évaluer les priorités, les suivre en fonction de l’urgence et des priorités, et assurer la distribution interne au personnel concerné.
⦁ Trier les lettres et les e-mails, mettre en évidence les points d’intérêt pour l’attention du Secrétaire Général et y répondre dans les limites de votre autorité assignée.
⦁ Informer le Secrétaire Général des questions nécessitant une attention particulière.
⦁ Traiter tous types de lettres, documents, mémos, tableaux, présentations, listes et collecter des signatures, y compris des traductions de base, tout en veillant à l’exactitude.
⦁ Répondre aux demandes de renseignements des affiliés, des bureaux externes et du grand public dans le cadre de vos responsabilités attribuées, en fournissant les informations requises ou en les référant aux personnes concernées.
⦁ Fournir un soutien pratique pour l’organisation de réunions, y compris la réservation de billets, les événements et les missions.
⦁ Fournir un soutien administratif et logistique aux réunions de la direction d’ITUC-Africa, y compris la prise de notes, et soutenir les coordinateurs dans l’organisation et l’exécution de leurs activités (envoi d’invitations, collecte de nominations, réponse aux questions des participants, soutien logistique).
⦁ Faciliter la communication interne et externe pour fournir des informations et des données fiables en temps voulu.
⦁ Archiver les documents, lettres et publications ou les transférer au Service Général pour enregistrement et classement.
⦁ Accueillir et prendre en charge les visiteurs VIP, en veillant à laisser une image positive aux visiteurs et aux contacts en étant attentif, courtois et professionnel en tout temps.
⦁ Soutenir le Secrétaire Général dans les projets, les rapports et les publications (coordination du processus, traduction, relecture, insertion de modifications, etc.).
**Qualifications, compétences et expérience requises**
**Compétences professionnelles et techniques**
⦁ Expertise professionnelle/technique en support de gestion administrative ; bonne compréhension des rôles et responsabilités du Secrétaire Général.
⦁ Compétences en informatique : maîtrise des outils standard de bureautique (CRM, Word, Excel, base de données, PowerPoint, e-mail et internet) et des applications logicielles spécifiques liées à votre domaine de compétence.
⦁ Planification et organisation du travail.
⦁ Recherche et partage d’informations – gestion des données et des documents.
⦁ Compétences analytiques, résolution de problèmes et jugement.
**Compétences en communication et linguistiques**
⦁ Compétences en écoute et en communication.
⦁ Compétences en rédaction précise en anglais et en français.
⦁ Fluence et excellentes compétences à l’écrit et à l’oral en anglais et en français.
⦁ La connaissance du portugais et de l’expérience en gestion de projet sont des atouts considérables.
**Attitudes personnelles**
⦁ Orientation vers le service.
⦁ Travail d’équipe et coopération.
⦁ Esprits et engagement envers la solidarité, la démocratie, l’égalité et la justice sociale.
⦁ Esprits et engagement envers le mouvement syndical et l’alignement organisationnel.
⦁ Intégrité et discrétion.
⦁ Construction de relations.
⦁ Conscience culturelle et respect de la diversité dans un contexte de travail multiculturel.
**Date limite de candidature : 8 septembre 2023, 17h00 GMT**
**Candidatures : Les diplômes/certificats, le CV et la lettre de motivation doivent être envoyés en anglais et en français à l’adresse [email protected]**
