La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.
Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.
L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.
Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l’endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l’organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d’échelle.
L’UNOPS supervise des activités en Tunisie depuis 2006 dans divers secteurs afin d’appuyer le gouvernement dans la mise en œuvre de programmes ayant un impact positif. Le bureau de l’UNOPS compte 4 axes stratégiques d’intervention : 1) la passation de marché, 2) la gestion de projet complexe, 3) l’infrastructure 4) l’assistance technique..
C’est dans ce cadre que l’UNOPS recrute un stagiaire aux achats pour appuyer le département.
Responsabilités fonctionnelles
Sous l’autorité globale de la specialiste aux achats, le/la Stagiaire assumera les tâches suivantes :
1. Appuyer à la mise en œuvre du service des achats en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Faire un suivi régulier de l’archivage de toutes les correspondances selon les règlements de l’UNOPS,
- Assister la specialiste aux achats pour le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés,
- Assister la specialiste aux achats à élaborer le plan de passation de marchés (PPM), en commun accord avec l’équipe technique,
- Assister la specialiste aux achats pour le suivi du processus de passation des marchés, AO avec les règles et les règlements de l’UNOPS,
- Assister la specialiste aux achats pour l’élaboration des dossiers techniques de sollicitation des marchés des travaux, y compris la rédaction des dossiers d’Appels d’Offres, des mémoires des travaux et des prescriptions techniques,
- Participer à l’organisation des visites de sites pendant la période de sollicitation afin d’orienter les soumissionnaires sur les conditions de site,
- Assister l’associée aux achats dans le processus de recouvrement des coûts dans OneUNOPS pour tous les services d’achats rendus par l’UNOPS aux projets et aux autres agences,
- Participer à la mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements et stratégie de l’UNOPS,
2. Soutenir le processus de gestion des contrats et de l’approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Assister la specialiste aux achats pour la logistique dans la gestion des contrats d’approvisionnement,
- Assister la specialiste aux achats dans le processus d’approvisionnement notamment la préparation des documents de consultations (RFQ, ITB, ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire et demandes d’adjudication,
- Assister à la rédaction des documents contractuels,
- Assister au développement d’une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.
3. Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assister à l’élaboration des plans d’achats du bureau et/ ou projets et suivre leur exécution,
- Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d’approvisionnement,
- Assister à la préparation des lettres, notes de services etc…
- Assister les projets et l’unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l’accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l’inventaire a été fait,
- Veiller au rangement physique et numérique des pièces justificatives,
- Assister dans le partage des connaissances au sein du Bureau /projet pour atteindre les résultats suivants :
– Synthèses de leçons apprises et meilleurs pratiques en matière d’achats,
– Contribution aux réseaux de connaissances et communautés pratiques,
- Réaliser toute activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.
Formation
- Être inscrit à un programme d’études universitaires tel que la Licence, la Maîtrise ou le Ph.D en Administration, Gestion des Achats ou toute autre discipline similaire .
Ou
- Avoir obtenu un diplôme équivalent à la Licence, la Maîtrise ou encore au Ph.D dans trois années précédant la date de la candidature.
Expérience
- Aucune expérience de travail antérieure n’est pas requise.
- Une expérience préalable dans le domaine de la gestion des achats et/ou l’administration serait un atout.
- Avoir une connaissance des applications Google Suite est un atout.
Langues
- Maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit
- La maîtrise intermédiaire de l’anglais parlé, lu et écrit
