Créée en 1951, l’OIM est l’organisation des Nations Unies chargée des migrations. Elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. Elle s’engage à promouvoir une migration humaine et ordonnée, au bénéfice de tous. Pour ce faire, elle fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Responsabilités
Surveillance
- Travaillant sous la direction générale du chef de mission et sous la supervision directe du chef de projet MOBI TRE et de l’assistant de projet et travaillant en étroite collaboration avec les équipes et autres collègues concernés de la mission et/ou des bureaux régionaux, le stagiaire contribuera aux activités opérationnelles de la mission.
Objectifs d’apprentissage
- Remplir les formalités administratives internes, y compris le suivi des documents (par exemple, les demandes de paiement, les documents TDY, etc.) et de la correspondance pour la signature du chef de projet, et assurer la liaison avec le personnel de l’OIM si nécessaire ;
- Assister les collègues dans l’organisation d’événements, d’ateliers, de réunions de coordination avec les partenaires locaux, comme la rédaction d’invitations, la coordination des horaires et le suivi des autres dispositions nécessaires ;
- Support à la mise à jour des contacts et des listes des partenaires ;
- Soutien à la rédaction et à la mise en page de supports de communication liés au projet, notamment des rapports, des notes d’information, des graphiques, des articles et des résumés statistiques, etc. ;
- Contribuer au bon fonctionnement quotidien de toutes les fonctions administratives en temps opportun et conformément aux règlements et procédures de l’OIM ;
- Soutien à la création et à la maintenance d’une documentation appropriée et de systèmes de suivi et de classement systématiques des documents administratifs, y compris la maintenance du système de classification (copies papier/électroniques) et des bases de données des documents pertinents ;
- Soutien dans les tâches administratives liées à la mise en œuvre du projet et des activités de la mission ;
- Traduire les documents liés au projet, au besoin (français, anglais, arabe);
- Aider à la création et à la maintenance d’une documentation appropriée et de systèmes de suivi et de classement systématiques des documents administratifs, y compris la maintenance du système de classification (copies papier/électroniques) et des bases de données des documents pertinents ;
- Vérifier les factures, les pièces justificatives et s’assurer que les équipements, fournitures ou services auxquels ils font référence ont été dûment reçus ou fournis avant de procéder à la demande de paiement ;
- Participer à la préparation des réunions et assister à certaines réunions, rédiger des procès-verbaux ;
- Maintenir et assurer la confidentialité et l’intégrité de toutes les informations relatives au projet, en particulier les données concernant les candidats et les bénéficiaires sélectionnés du projet ;
- Entreprendre toutes les autres tâches qui pourraient lui être assignées.
Qualifications
Éducation
Actuellement inscrit en dernière année universitaire d’un premier programme d’études universitaires ou inscrit à un deuxième diplôme universitaire ou récemment diplômé d’un établissement universitaire accrédité, de préférence en administration des affaires ou dans un autre domaine similaire d’un établissement universitaire accrédité.
Expérience
- Intérêt démontré pour travailler dans des organisations internationales;
- Une certaine connaissance de la mise en œuvre de projets, des compétences en gestion financière et administrative sont un avantage ;
- La connaissance de la région et de la thématique migratoire est un atout ;
- Maîtrise de l’informatique et capacité d’apprendre rapidement de nouveaux systèmes.
Compétences
- Capacité à travailler efficacement et harmonieusement avec des personnes à différents niveaux au sein et à l’extérieur de l’organisation et avec des collègues de cultures et d’horizons professionnels variés.
- Le candidat doit être très motivé, doté d’une personnalité dynamique et capable de travailler sous pression pour respecter les délais.
- Capacité à rédiger de la correspondance et à communiquer efficacement
- Niveau élevé de connaissances informatiques (MS Office Word, Excel et Outlook) ; expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.
- Capacité à analyser et à interpréter les informations et les données sources ; capable de concevoir, d’examiner et de réviser les processus commerciaux pour atteindre l’efficacité.
- Solides compétences en organisation et en planification;
- Excellentes compétences en gestion du temps;
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite dans les trois langues (arabe, français, anglais) ;
- Souci du détail et capacité de résolution de problèmes;
- Capacité à travailler efficacement et harmonieusement au sein d’une équipe de collègues de cultures et d’horizons professionnels variés.
Langues
La maîtrise du français, de l’anglais et de l’arabe est requise.
Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol.
La maîtrise de la ou des langues requises sera spécifiquement évaluée lors du processus de sélection, qui peut inclure des évaluations écrites et/ou orales.
