CARE International est une organisation humanitaire de lutte contre la pauvreté et l’injustice sociale. A CARE International, nous recherchons un monde d’espoir, de tolérance et de justice sociale, où la pauvreté a été surmontée et où les gens vivent dans la dignité et la sécurité.
I. ROLES, TACHES ET PROFIL DU STAGIAIRE
1. Rôles et Tâches
Dans le respect des valeurs fondamentales de CARE International et pour contribuer à la réalisation de sa vision et sa mission, le/la stagiaire apportera un appui à la réalisation de toutes les activités du standard et réception de CARE International Bénin/Togo pour atteindre un maximum d’efficacité par rapport aux attentes du personnel et des partenaires, cela dans des conditions de courtoisie et de disponibilité.
Ses principales tâches sont :
§ S’assurer que le personnel visité est bien sur place avant d’orienter les visiteurs ;
§ Prendre les messages, et au besoin, un rendez-vous pour les personnes occupées ou absentes et s’assurer qu’ils sont bien rendus aux destinataires dans les délais raisonnables ;
§ Recevoir et traiter le courrier au départ et à l’arrivée, et les classer dans les chronos prévus à cet effet ;
§ Appuyer la distribution de façon quotidienne, des appels, messages téléphoniques et autres courriers ;
§ Appuyer la préparation du courrier à destination de l’extérieur, et assurer qu’il est régulièrement envoyé ;
§ Adapter et suivre le système de classement des documents (courriers reçus, lettres diverses envoyés) afin de garantir un accès facile et le respect des séquences adoptées et mettre régulièrement en archive tous les documents ;
§ S’assurer que le courrier destiné aux partenaires extérieurs de CARE Bénin/Togo est transmis dans les délais ;
§ Assister l’administration dans l’organisation des réunions et rencontres diverses ;
§ Fournir un appui de qualité à l’administration et aux programmes en termes de travaux de secrétariat (préparation de correspondances, classement, archivage etc.) ;
2. Les qualifications et expériences :
§ Etre titulaire au minimum d’un BAC+2 en technique de secrétariat, en administration ou tout autre diplôme équivalent ;
§ Avoir une expérience d’au moins 6 mois dans le domaine du secrétariat ;
§ Avoir une maitrise des techniques d’accueil et de gestion des situations complexes ;
§ Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique notamment les logiciels de traitement de texte tels que Word, etc. et tableurs tel qu’Excel ;
§ Avoir une maitrise parfaite de Outlook et de l’Internet ;
§ Savoir manipuler les instruments de transmissions de message ;
§ Savoir s’exprimer correctement en Français, oral et écrit.
Les compétences de base
§ Avoir un sens de l’organisation et un esprit d’initiative ;
§ Faire preuve d’intégrité, d’honnêteté et d’une bonne moralité ;
§ Promouvoir et défendre la diversité et l’équité, traiter les autres avec respect et dignité ;
§ Promouvoir et défendre les priorités de l’organisation ;
§ Être orienté vers les résultats et l’excellence ;
§ Avoir le sens de la confidentialité ;
§ Avoir une bonne capacité d’ouverture à l’apprentissage, capacités de gestion du changement ;
§ Être proactif, curieux et avoir les capacités d’anticipation ;
§ Développer et entretenir un environnement de travail basé sur le respect de la diversité, et agir en cohérence avec la mission et la vision de CARE, avec honnêteté et transparence.*
3. Lieu d’affectation
Le/la Stagiaire Secrétaire-Réceptionniste sera basé(e) au bureau de Lomé, sis au quartier Lycée de Tokoin, en République du Togo.
II. Dossiers de Candidatures
Les dossiers de candidatures doivent contenir les pièces suivantes :
§ Une lettre de motivation signée et adressée au Directeur Pays ;
§ Un Curriculum Vitae détaillé, actualisé et signé comportant obligatoirement au minimum les informations suivantes : nom, prénom, âge, diplôme/certificats/attestations, expériences professionnelles (le/la candidat(e) doit mettre en exergue les expériences en lien avec ce stage) ;
§ Les coordonnées (noms & prénoms, numéro de téléphone, courriel et fonction) de deux (2) personnes de référence.
NB :
o Prière mentionner sur la ligne « objet » du courriel : STAGIAIRE_ SECRETAIRE RECEPTIONNISTE ;
o Les candidatures qui ne respectent pas cette instruction ne seront pas prises en compte.
o Les diplômes et attestations de stage seront demandés aux candidat(e)s présélectionné(e)s ;
o Seul (e) s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
III. Soumission des candidatures
Les personnes intéressées et qui répondent aux critères ci-dessus énumérés sont invitées à envoyer leur dossier à l’adresse électronique ci-après : [email protected] au plus tard le lundi 26 mai 2025 à 12 heures précises (Heure du Togo).
