RECRUTEMENT DE STAGIAIRES PRÉ-EMBAUCHE AU BUREAU DE L’OIM (06 décembre 2025)

Travaillant sous la supervision générale du responsable de la chaîne d’approvisionnement (SCO) et la supervision directe du chef de sous-bureau, le titulaire sera responsable de la coordination et de la mise en œuvre du processus d’approvisionnement, y compris l’obtention de devis, les appels d’offres, les achats et les livraisons de fournitures/services au bureau/sous-bureau ainsi qu’à la mission au Nigéria, conformément aux politiques et procédures d’approvisionnement de l’OIM.

• Recevez les formulaires de demande d’achat et assurez-vous qu’ils soient entièrement approuvés avant de procéder à l’approvisionnement en utilisant la matrice d’autorisation de l’IOM, telle qu’applicable au Bureau et à la Mission dans son ensemble.
• Aider les unités requérantes à définir leurs besoins en leur fournissant des informations sur les produits disponibles sur le marché et leurs spécifications.
• Élaborer des critères d’évaluation objectifs pour évaluer les offres de travaux, de services et de fournitures en coordination avec les unités requérantes et veiller à ce que ces critères figurent dans les documents d’appel d’offres avant leur publication ou leur partage avec les soumissionnaires potentiels.
• Solliciter des devis/propositions, préparer des synthèses d’analyse des offres (SAO) conformément aux exigences du formulaire de demande d’achat (FDA) et émettre un bon de commande (BC) via WAVE Oracle. S’assurer que les BC sont transmis aux fournisseurs, que leurs signatures sont obtenues et que le système d’archivage est à jour.
• Organiser et animer des réunions d’information préalables à l’appel d’offres en invitant les soumissionnaires potentiels et en partageant les informations pertinentes concernant les appels d’offres.
• Guider le comité d’évaluation des offres et d’attribution sur le processus d’ouverture des offres, d’évaluation et de recommandation tout en assurant le respect intégral des règles et règlements d’approvisionnement de l’OIM ;
• S’assurer que tous les achats sont effectués conformément aux règles d’achat de l’OIM (IN168 Rev.3) et mettre en œuvre les mécanismes existants pour éviter la fraude et assurer la transparence afin de compléter les règles et réglementations de l’OIM en matière d’achat.
• Fournir une liste de contrôle mensuelle des bons de commande et des demandes d’achat ouverts et assurer un suivi auprès des collègues concernés afin de garantir leur clôture en temps voulu dans le module WAVE Oracle.
• Participer aux négociations avec les entreprises contractantes concernant la mise en œuvre des activités relevant des composantes du projet et suivre l’avancement de l’exécution des contrats afin de s’assurer qu’ils respectent les normes, les procédures et les calendriers d’approvisionnement prévus.
• Veillez à ce que les actifs de l’OIM et du bénéficiaire soient correctement créés dans WAVE Oracle avant l’acquisition et qu’ils soient acquis, transférés et mis hors service conformément aux pratiques de gestion des actifs de l’OIM.
• Préparer et tenir à jour une base de données des tarifs des fournitures courantes du bureau et fournir des informations sur les estimations de prix aux services demandeurs pour la préparation des demandes d’achat.
• Effectuer des vérifications post-évaluation des soumissionnaires sélectionnés/présélectionnés en effectuant des vérifications de références et des recherches de fournisseurs dans les bases de données d’exclusion des agences des Nations Unies/gouvernementales.
• Assurez le suivi auprès des fournisseurs et la livraison en temps voulu des fournitures et services demandés, et tenez le personnel de projet concerné informé de l’état de la livraison et de la soumission des factures.
• Coordonner avec les unités de réception les biens/services à recevoir et obtenir de l’unité de réception les bons de livraison, les accusés de réception de marchandises et les factures satisfaisants.
• Élaborer des indicateurs clés de performance (KPI) avec les conseils et le soutien du responsable de la chaîne d’approvisionnement (SCO), documenter la performance du fournisseur par rapport aux accords à long terme (LTA) établis à l’aide des KPI établis et assurer un suivi auprès des fournisseurs sur les améliorations.
• Assurez le bon fonctionnement du parc de générateurs et des groupes électrogènes de bureau en contrôlant l’exactitude des enregistrements conformément aux carnets de bord des véhicules/générateurs, aux registres d’entretien/de maintenance et à la consommation de carburant.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait être requise de temps à autre.

Éducation:

Diplôme universitaire en administration des affaires, en achats et approvisionnement ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement d’enseignement agréé.

Expérience 

• Au moins deux ans d’expérience en gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Compétences et connaissances en matière d’approvisionnement local/international, de dédouanement et de transport, de lois et réglementations gouvernementales, d’assurance et de gestion des stocks.
• Très bonne compréhension des politiques d’approvisionnement et de logistique de l’OIM.
• La connaissance d’Oracle est souhaitée.
• Les logiciels courants tels que Word, Excel, PowerPoint et Access.
• Capacité démontrée à maintenir son intégrité dans l’exercice des responsabilités qui lui sont confiées.
• Possède un certificat de formation de base en matière d’approvisionnement

Compétences

• Compétences et connaissances en matière d’approvisionnement local/international, de dédouanement et de transport, de lois et réglementations gouvernementales, d’assurance et de gestion des stocks.
• Très bonne compréhension des politiques d’approvisionnement et de logistique de l’OIM.
• La connaissance d’Oracle est souhaitée.
• Les logiciels courants tels que Word, Excel, PowerPoint et Access.
• Capacité démontrée à maintenir son intégrité dans l’exercice des responsabilités qui lui sont confiées.

Les candidats intéressés sont priés d’indiquer leur lieu d’affectation préféré dans leur lettre de candidature lors du dépôt de celle-ci.