Introduction
Fondée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence onusienne dans le domaine des migrations, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle y parvient en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
L’OIM s’attache à créer un environnement de travail où tous ses employés peuvent s’épanouir professionnellement, tout en œuvrant à exploiter pleinement le potentiel des migrations. Pour en savoir plus sur la culture d’entreprise de l’OIM, consultez la page Culture d’entreprise de l’OIM | Organisation internationale pour les migrations
Informations générales
Sous la supervision générale du chef de la gestion des ressources du bureau de pays de l’OIM basé au Caire, en Égypte, et sous la supervision directe du responsable national des ressources humaines, le stagiaire sélectionné suite à l’appel à candidatures publié sera responsable de fournir un soutien à l’unité RH du bureau de pays de l’OIM en Égypte.
Responsabilités
- Soutien aux efforts de sensibilisation, par la diffusion des nouvelles offres d’emploi auprès des réseaux professionnels internes et externes.
- Planifier les séances d’entretien et aider à coordonner les tests écrits, en ligne et en présentiel, pour les candidats.
- Assurez-vous auprès de l’équipe TIC du suivi de la création des adresses électroniques des nouveaux employés et veillez à ce que les ressources nécessaires soient préparées à l’avance.
- Participer aux réunions liées aux RH et rédiger les comptes rendus de réunion, en veillant à ce que tous les points d’action, les points clés et les échéances soient consignés, et que des notifications de suivi soient programmées.
- Compiler et préparer le contenu relatif aux RH pour les présentations internes et la newsletter mensuelle de l’unité de gestion des ressources humaines.
- Contribuer à la préparation des rapports RH, sur demande, afin de répondre aux exigences de reporting mensuel pour une prise de décision éclairée.
- Fournir un soutien logistique aux initiatives RH, notamment les assemblées générales et les sessions de formation.
- Contribuer à la coordination des séances d’intégration des nouveaux membres du personnel, en veillant à ce que le processus d’accueil se déroule sans accroc avec toutes les unités concernées.
- Effectuer un suivi auprès du personnel pour garantir la réalisation des formations obligatoires et générer des rapports d’avancement réguliers sur ces formations.
- Apporter un soutien aux événements liés aux ressources humaines, notamment aux activités de perfectionnement et de formation du personnel. Veiller à la tenue des registres d’événements, au suivi des présences et à l’archivage adéquat des documents dans le dossier de l’unité.
- Vérifiez les dossiers partagés des ressources humaines et assurez-vous qu’ils sont tous conformes aux instructions du siège social sur le plan numérique.
- Préparez et envoyez les annonces aux nouveaux arrivants selon le modèle standard.
- Assurer la gestion des absences et du télétravail, notamment en assurant la liaison avec l’équipe informatique pour extraire les rapports de présence mensuels du tableau de bord de présence informatique et signaler les problèmes potentiels.
- Toute autre tâche qui pourrait vous être confiée.
Qualifications
Qualifications et expérience requises
Éducation
- Être inscrit en dernière année d’un programme de premier cycle universitaire en administration des affaires, finance, gestion, comptabilité ou dans un domaine connexe, auprès d’un établissement d’enseignement supérieur agréé (niveau licence minimum ou équivalent) ; ou
- Être inscrit à un programme d’études supérieures dans l’un des domaines susmentionnés (deuxième diplôme universitaire ou équivalent, ou supérieur); ou
- Être titulaire d’un diplôme universitaire (comme mentionné ci-dessus) et, en cas de sélection, devoir commencer le stage dans l’année suivant l’obtention du diplôme.
Expérience
- Expérience préalable en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Expérience en tâches administratives, gestion documentaire, gestion des absences, etc.
- Expérience en matière de planification d’événements, de coordination de formations ou d’activités de mobilisation des employés.
- L’expérience de travail dans un environnement multiculturel ou international est un atout.
Compétences
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Capacité à rédiger des courriels, des rapports et des présentations de qualité professionnelle.
- Écoute active et analyse des données.
- Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais.
- Souci du détail et grande précision.
- Capacité à gérer les plateformes de réunions virtuelles (Zoom, Teams).
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Capacité à collaborer avec différentes équipes et différents départements.
- Excellentes aptitudes relationnelles pour interagir avec le personnel et les parties prenantes.
- Professionnalisme et capacité à travailler dans un environnement international et diversifié
Langues
Pour ce stage, la maîtrise de l’anglais et de l’arabe (oral et écrit) est requise.
Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.
