Save the Children est une ONG qui défend les droits de l’enfant à travers le monde. Cette organisation se présente comme « le plus grand mouvement mondial indépendant œuvrant pour les enfants ».
Save the Children International offre une opportunité passionnante à un(e) stagiaire en archivage financier pour rejoindre notre équipe du bureau régional de l’Afrique de l’Ouest.
Objectif de l’équipe et du rôle
Objectif de l’équipe
Le service financier du bureau régional de WCA est chargé de garantir une gestion financière transparente, conforme et efficace, conformément aux politiques et procédures de Save the Children International. Dans le cadre du déménagement du bureau, l’équipe financière doit organiser, sécuriser et mettre à jour toutes les archives financières afin d’assurer la continuité des activités et la conformité aux exigences d’audit interne et externe.
Objectif du rôle
Dans le cadre du déménagement de son bureau régional, Save the Children recrute des stagiaires pour appuyer l’archivage physique et électronique des documents financiers. Le/la stagiaire contribuera à l’organisation, à la structuration et à la sécurisation des archives financières afin d’en garantir l’accessibilité, la conformité et l’intégrité. Ce rôle est essentiel pour faciliter le déménagement et assurer la préparation aux futurs audits et contrôles de conformité.
- Intitulé du poste : Stagiaire archiviste financier,
- Relève du : Responsable de la programmation financière WCA
- Modalités de travail : Sur site
- Lieu : Dakar, Sénégal
- Fuseau horaire requis : GMT
- Durée du contrat : 2 mois
- Type de contrat : Stage
- Droit au travail : Le candidat retenu doit posséder le droit de travailler sans restriction dans son lieu de travail actuel ou de préférence, pour toute la durée de son emploi.
- Exigences linguistiques : français
Principales responsabilités
Le stagiaire archiviste financier est chargé d’apporter son soutien à l’archivage (physique et électronique) de tous les documents financiers et de fournir un soutien ponctuel à la gestion de la caisse et des opérations bancaires.
- Archivage :
- Collecter et gérer les archives physiques et électroniques existantes au sein du département des finances.
- Assurer le classement des pièces comptables mensuelles, des journaux, des feuilles de calcul et autres documents financiers.
- Le stagiaire sera chargé d’assister l’équipe financière du bureau régional en matière d’archivage, de gestion documentaire et de gestion des archives.
- Le stagiaire sera également responsable de la vérification, de la codification, du classement et de la recherche des documents, ainsi que de toutes les autres activités relatives à la gestion des archives et de la documentation.
- Y compris le dépôt électronique des contrats de location, des contrats de conseil et de tout autre type de documents à déposer et à archiver.
- Archivage physique/électronique et classification de la documentation présente et non encore archivée
- Inventorier et codifier le contenu des documents archivés en développant des instruments de recherche ou de codification pour faciliter l’archivage physique et électronique.
- Préserver et protéger les documents archivés en vue de leur diffusion ultérieure.
Expérience et compétences
Essentiel
- Expérience en archivage administratif de 0 à 6 mois obligatoire.
- Maîtrise du français parlé et écrit ; l’anglais est un atout.
- Posséder des connaissances en outils informatiques (Word, Excel, bases de données, SharePoint, réseaux, Internet, Outlook, etc. ; tout autre logiciel important dans le cadre du travail des ONG).
- Être disponible et motivé(e) pour travailler avec Save the Children.
- Être capable de travailler en mode projet et de faire preuve de professionnalisme.
- Capacité à gérer le stress et à travailler dans des conditions difficiles.
- Sens de l’organisation, esprit d’équipe, empathie et flexibilité.
Formation et qualifications
Essentiel
- Diplôme de premier cycle ou études de niveau BTS en finance, comptabilité, gestion des documents, administration ou domaine connexe.
- Connaissances de base en gestion documentaire ou forte volonté d’apprendre.
Souhaitable
- Formation en archivage ou en gestion des documents.
- Expérience antérieure de stage ou de bénévolat au sein d’une ONG.
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