Search for Common Ground (Search) est une organisation internationale à but non lucratif qui œuvre pour la résolution pacifique des conflits. Basée à Washington, D.C., et à Bruxelles, en Belgique, Search a pour mission de transformer la manière dont les individus, les organisations et les gouvernements gèrent les conflits, en privilégiant les solutions coopératives aux approches destructrices.
Search For Common Ground recherche une personne motivée et organisée pour soutenir le département Achats, Administration et Logistique (AAL). Le/la stagiaire AAL contribuera au bon fonctionnement du département en apportant un soutien administratif, en matière d’achats et de logistique. Ce stage offre une excellente opportunité d’acquérir une expérience pratique dans les domaines des opérations, des achats et de la logistique au sein d’une organisation dynamique et engagée.
Objectifs du stage
- Fournir un soutien au département PAL dans la gestion des tâches quotidiennes d’approvisionnement, d’administration et de logistique.
- Développer des compétences pratiques en matière de processus d’approvisionnement, de planification logistique et de coordination administrative.
- Contribuer à l’efficience et à l’efficacité des opérations de l’organisation grâce à un soutien efficace à l’équipe PAL.
Principales responsabilités
Le stagiaire PAL sera responsable des tâches suivantes :
Soutien aux achats :
- Participer à la préparation et au traitement des demandes d’approvisionnement, notamment en recueillant les devis, en créant les bons de commande et en veillant à la bonne tenue de la documentation.
- Appuyer le processus de sélection des fournisseurs en coordonnant la communication avec ces derniers et en examinant les contrats.
- Contribuer à la gestion du système de classement des documents d’approvisionnement et au suivi de l’état des commandes et des livraisons.
Soutien logistique :
- Participer à la coordination du transport du personnel et des marchandises, en veillant à la livraison des matériaux dans les délais impartis.
- Contribuer au processus de gestion des stocks en participant au suivi des niveaux de stock, à l’organisation de l’espace d’entrepôt et à la sécurité du stockage des marchandises. – Participer à l’élaboration des rapports logistiques et tenir à jour les dossiers.
Soutien administratif :
- Aide aux tâches de gestion de bureau, notamment l’organisation de réunions, la gestion du courrier et l’approvisionnement en fournitures de bureau.
- Participer à la préparation des rapports et des présentations destinés aux parties prenantes internes et externes.
- Fournir une assistance et un soutien administratifs généraux à l’équipe, selon les besoins.
Conformité et documentation :
- S’assurer que toutes les activités d’approvisionnement, de logistique et administratives sont conformes aux politiques et procédures de l’organisation.
- Tenir des registres et des dossiers précis à des fins d’audit et de contrôle de conformité.
Autres tâches :
- Effectuer toutes autres tâches et responsabilités connexes qui vous seront confiées par votre supérieur.
Résultats et livrables attendus
- Réalisation rapide et précise des documents et processus d’approvisionnement. – Coordination et gestion efficaces des activités logistiques, y compris le transport et la gestion des stocks.
- Un soutien administratif bien organisé qui contribue au bon fonctionnement du bureau.
- Des rapports réguliers sur les activités d’approvisionnement et de logistique, mettant en évidence les difficultés rencontrées et les axes d’amélioration.
- Documentation conforme aux politiques et normes de l’organisation.
Qualifications requises
- Formation : Étudiant(e) ou diplômé(e) récent(e) d’un programme en administration des affaires, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en logistique ou dans un domaine connexe.
- Expérience : Une expérience préalable en stage ou en bénévolat est un atout, mais n’est pas obligatoire.
Compétences:
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Connaissances de base des pratiques d’approvisionnement et de logistique.
- Maîtrise de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Souci du détail et capacité à maintenir la précision dans toutes les tâches.
Opportunités d’apprentissage
- Acquérir une expérience pratique en matière d’approvisionnement, de logistique et de gestion administrative.
- Comprendre les besoins opérationnels d’une organisation dynamique. Développer des compétences professionnelles en communication, en travail d’équipe et en gestion du temps.
- Familiarisation avec divers outils logiciels utilisés dans la gestion des achats et de la logistique.
Lire aussi : RECRUTEMENT DE STAGIAIRES au Secrétariat des Nations Unies (ONU) – (12 juin 2026)
