STAGE ARCHIVAGE DOCUMENTALISTE ELECTRONIQUE ET ADMINISTRATION
| Location : | Dakar, SENEGAL |
| Application Deadline : | 08-Jul-22 (Midnight New York, USA) |
Le stagiaire travaille en étroite collaboration avec le personnel du programme et des projets ainsi qu’avec l’équipe des opérations pour assurer une prestation de services cohérente
Duties And Responsibilities
Soutien administratif
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Soutien au directeur régional Assistant exécutif
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Fournir tout soutien administratif et logistique nécessaire
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Soutien à la coordination de la Campagne pour l’égalité des générations dans la région.
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Soutien à la programmation de l’agenda des DRD et RD
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Aide à la prise de notes, à la rédaction de TDR, de rapports, de documents…
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Aide à l’examen des pièces justificatives avant l’approbation des directeurs régionaux et enregistrement de tout document.
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Gestion des coursiers entrants et sortants,
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organiser des réunions en ligne ou des réunions physiques, des conférences et autres événements
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Soutenir le développement et le partage des connaissances
Soutien aux ressources humaines
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Collecte et catalogage des archives
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trier les documents entre ceux qui doivent être conservés et ceux qui doivent être détruits
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Établir des méthodes de classification des documents
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Numériser les archives papier
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Rendre les archives accessibles, sous forme physique ou numérique
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Soutenir les activités des ressources humaines et de l’administration, préparer et traiter la documentation nécessaire ;
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Effectuer d’autres tâches administratives et logistiques connexes, selon les besoins ;
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Coordonner l’organisation des entretiens et des événements ;
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Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Objectifs d’apprentissage pour le stage:
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Meilleure compréhension du travail d’ONU Femmes et du système des Nations Unies.
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Apprendre les différents aspects des opérations (achats, logistique), y compris les activités du programme mises en œuvre dans le cadre de la gouvernance basée sur le genre, de la fin de la violence contre les femmes et de l’autonomisation économique des femmes.
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Connaissance accrue des questions liées à tout domaine d’intérêt
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Travailler en équipe dans un environnement multiculturel
Compétences
Valeurs Fondamentales
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Respect de la diversité
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Intégrité
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Professionnalisme
Compétences De Base
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Sensibilisation et sensibilité à l’égard des questions de genre
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Responsabilité
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Résolution créative de problèmes
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Communication efficace
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Collaboration inclusive
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Engagement des parties prenantes
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Montrer l’exemple
Compétences Fonctionnelles
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Connaissance des systèmes informatiques
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Capacité d’administrer et d’exécuter des processus et des transactions administratives.
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Bonnes compétences financières et budgétaires
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Capacité à rédiger, éditer et présenter des informations dans des formats clairs et présentables.
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Capacité à gérer les données, les documents, la correspondance et les rapports, ainsi que le flux de travail.
Education
Required Skills and Experience
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Études universitaires dans l’une des disciplines suivantes : Administration des affaires, archiviste et documentaliste ou autres sujets pertinents est requise.
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Répondre à l’un des critères suivants :
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Être inscrit à un programme d’études supérieures (deuxième cycle universitaire ou équivalent, ou plus) ;
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Être inscrit en dernière année d’un premier cycle universitaire (niveau minimum de la licence ou équivalent) ;
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Avoir obtenu un diplôme universitaire et, s’il est sélectionné, commencer le stage dans un délai d’un an après l’obtention du diplôme ; ou
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Être inscrit à un programme de stage professionnel de troisième cycle qui fait partie d’un programme diplômant et effectuer le stage dans le cadre des exigences du programme.
Langue
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D’excellentes compétences en communication (écrite et orale) en français sont requises ;
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La connaissance pratique d’une autre langue de l’ONU (l’anglais) est un avantage.
Rémunération
Les stagiaires qui ne reçoivent pas de soutien financier d’autres sources telles que des universités ou d’autres institutions recevront une allocation d’ONU Femmes pour subventionner partiellement leurs frais de subsistance de base pendant la durée du stage.
