Helen Keller International (HKI) est une organisation humanitaire mondiale qui lutte contre la cécité évitable et la malnutrition, en se concentrant sur l’amélioration de la santé et des moyens de subsistance des populations vulnérables, notamment en Afrique et en Asie.
Lieu : Abuja
Description du poste :
Le/la stagiaire en administration et opérations apporte un soutien administratif et opérationnel afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau de Helen Keller au Nigéria. Ce poste consiste à soutenir les activités quotidiennes d’administration, de logistique, de gestion de la flotte et des installations, conformément aux politiques de Helen Keller, aux exigences des bailleurs de fonds et à la réglementation locale, tout en permettant d’acquérir une expérience pratique en gestion des opérations.
Principales responsabilités :
Soutien administratif et opérationnel général :
- Appuyer la mise en œuvre et la maintenance des systèmes opérationnels de base, notamment l’administration du bureau, la coordination logistique et le suivi des actifs du bureau de pays.
- Contribuer à fournir un soutien administratif opportun à l’équipe du bureau de pays.
- Assurer la documentation, le classement et la tenue des registres conformément aux politiques organisationnelles et aux exigences de contrôle interne.
- Participer aux réunions d’équipe et assurer le suivi des actions assignées.
- Superviser le personnel d’entretien et veiller à ce que le bureau national soit constamment propre et bien entretenu.
- Appuyer la gestion de l’approvisionnement et de la distribution des cartes d’appel du bureau de pays au personnel.
- Veillez à ce que le magasin soit propre, bien organisé et que tous les actifs soient correctement enregistrés et gérés.
- Accueillir les visiteurs de manière professionnelle et courtoise.
- Assurer les fonctions de réceptionniste au sein de l’organisation.
- Orienter les visiteurs vers le personnel ou le bureau approprié.
- Recevoir le courrier, les colis et les livraisons.
- Consignez tout le courrier entrant et sortant dans le registre du courrier.
- Veillez à ce que le courrier et les colis soient rapidement acheminés au personnel concerné.
- Tenir un registre des visiteurs et s’assurer que tous les visiteurs s’y inscrivent à leur arrivée et à leur départ.
- Fournir aux visiteurs les informations et les conseils de base nécessaires.
Soutien aux opérations et à la conformité :
- Contribuer à garantir le respect des politiques, procédures et du code de conduite de Helen Keller.
- Assurer le contrôle opérationnel de routine et la documentation nécessaire aux audits et aux examens.
Soutien à la gestion des installations et des bureaux :
- Contribuer au maintien d’un environnement de bureau sûr, organisé et efficace.
- Assurer les services généraux de bureau, notamment la gestion des fournitures et la logistique de bureau.
- Aider à l’étiquetage des actifs, à la tenue des registres d’actifs et au suivi de base des stocks.
Assistance à la gestion de flotte :
- Assurer le suivi des journaux d’utilisation des véhicules et des enregistrements de consommation de carburant.
- Aider au suivi des assurances véhicules, des calendriers d’entretien et des inspections.
Qualifications et compétences requises :
- Jeune diplômé ou étudiant de premier cycle en administration des affaires, administration publique, gestion, logistique ou dans un domaine connexe.
- Connaissances de base des processus administratifs et opérationnels.
- Solides compétences en matière d’organisation et de tenue de dossiers.
- Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Volonté d’apprendre et capacité à travailler en équipe.
Compétences clés :
- Souci du détail
- Intégrité et professionnalisme
- Gestion du temps
- Capacité à suivre les procédures et les instructions
- Attitude proactive d’apprentissage
Résultats d’apprentissage :
Ce stage offre une expérience pratique du fonctionnement des ONG, de leurs systèmes administratifs, de leur logistique et de leurs processus de conformité, préparant ainsi le stagiaire à de futurs rôles dans l’administration, les opérations ou le soutien aux projets.
Méthode d’application
Les candidats intéressés sont priés de postuler en soumettant un seul document contenant leur lettre de motivation et leur CV à [email protected]
