Stagiaire Professionnel – Assistante de Direction
Mission
Chargé(e) d’organiser l’agenda du Directeur Général, d’assurer l’interface avec les divers interlocuteurs (internes, externes) et le suivi effectif des dossiers administratifs de la Direction pour contribuer à son bon fonctionnement.
Responsabilités opérationnelles
- Organiser et gérer quotidiennement l’agenda du Directeur Général ;
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Organiser les réunions de la Direction (disponibilité, propreté et mise en place de la salle de réunion, envoi d’invitation, pause-café, etc.)
- Rédiger des documents selon les directives du supérieur hiérarchique (communiqués, mails, notes, rapports, présentations, compte rendu et procès-verbaux…) ;
- Assister les collaborateurs de la Direction pour les tâches administratives (initiation de BA, réception des factures sous IFS, etc.) ;
- Collecter, synthétiser et diffuser les informations pertinentes aux membres de la Direction ;
- Planifier/organiser/coordonner/animer au besoin les évènements de la Direction et inciter les collaborateurs à y participer ;
- Veiller à la gestion optimale des ressources matérielles de la Direction;
Diplôme
Minimum BAC+2 Assistanat de Direction, Administration des Entreprises, Communication ou équivalent
Expérience Professionnelle
Une première d’expérience de 3 à 6 mois dans un rôle équivalent, d’assistante de Direction et ayant soutenu le Diplôme
Connaissance
- Connaissances des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
- Principes et pratiques d’organisation et de gestion du temps de travail
- Outils bureautiques
- Gestion administrative
- Modalités d’accueil
- Techniques de prise de notes
- Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
Aptitudes Professionnelles
- Gérer l’Accueil (Physique/Téléphonique)
- Planifier des rendez-vous
- Organiser un planning
- Orienter les personnes selon leur demande
- Préparer et organiser des réunions
- Effectuer la gestion du courrier
- Communiquer efficacement avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs
Qualités Comportementales
Discrétion, respect de la confidentialité
- Bon relationnel, bonne présentation, Rigueur et méthode
- Réactivité, Dynamisme, Disponibilité
- Esprit d’équipe
- Excellentes qualités relationnelles et de collaboration
- Orienté(e) résultats
- Sens du service au client
- Organise son travail
