Marie Stopes International (MSI) est une entreprise sociale focalisée sur le marketing et orientée vers les résultats. Nous développons des programmes de planification familiale efficients, efficaces et durables.
Sur invitation du Ministère de la Santé du Niger pour participer à la mise en œuvre du plan d’action 2020-2030 pour la planification familiale au Niger, MSI Niger a vu le jour en 2014. Marie Stopes Niger est rapidement devenu l’un des prestataires de services de santé sexuelle et reproductive (SSR) et de planification familiale les plus importants au Niger. L’organisation travaille actuellement dans 4 régions (Niamey,Tillabéry Tahoua et Maradi) . A partir de 2019 nous compterons 8 équipes mobiles, 10 sages femmes – MS Ladies, 2 centres de santé familiale à Niamey et Maradi, un réseau de 30 CSI- PSS (Appui au Secteur public) et un centre d’appel. MSI Niger souhaite étendre ces interventions dans les Régions de Dosso et Zinder.
Responsabilité globale du poste
Le/la stagiaire Réceptionniste est responsable de l’appui administratif et logistique à l’équipe du bureau central de MSI Niger (Représentant, Direction opérations, finances et administration, Direction services cliniques et Direction marketing et communication). Il/elle assure l’accueil et de l’orientation des visiteurs au MSI Niger et les activités de liaison avec les partenaires extérieures.
Responsabilités et activités clés
Responsabilités
Appui administratif de secrétariat et de liaison
- Gérer les communications téléphoniques
- Assurer la gestion des communications entrant et sortant de MSI Niger
- Veiller à un accueil de qualité des visiteurs à leur orientation vers les différents services de MSI Niger
- Participer et assurer la rédaction des procés -verbeaux lors des reunions du personnel
- Contribuer d’avantage à assurer la propreté du bureau c’est-à-dire en s’assuran de manière proactive qe les toilettes et bureaux sont propres et en informant l’agetn de ménage de toute mesure corrective
- Répondre aux appels téléphoniques et fournir les informations aux interlocuteurs
- Assurer la reception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrés dans le registre approprié et classées
- Rediger les correspondances administratives, saisi les comptes rendus des reunions et des lettres administratives
- Realiser les photocopies et les reluires
- Assurer le rangement et l’archivage correct des dossiers et documents de MSI Niger
- Introduire les demandes de signatures auprès du Representant Résident
Appui logistique
- Préparer les requêtes pour les produits de ménages et consommables du bureau
- Suivie avec la logistique des requêtes des produits de ménages et consommables du bureau
- Gérer les fournitures de bureau de la direction de MSI Niger y compris celles de la cafétéria (contrôle d’usage, demande de stock etc.)
- S’occuper de l’organisation des rencontres : disponibilité des équipements et des fournitures, réservation des salles de réunions et de travaux, restauration
Appui en Ressources Humaines
- Soutenir les processus de recrutement
- Appuyer dans le suivi et classement des dossier du personnel
- Assurer que les dossiers physiques des membres d’équipe sont complets et les transmettre à l’Assistante RH
- Contrôler les demandes d’absence des membres d’équipe (tenir à jour et superviser le formulaire d’absence)
- Faire les demandes de paiement des prestataires
- Etablir les ordres de mission
- Exécuter toutes autres tâches dasn le cadre de ses fonctions et compétences sur demande de son superierur hiérarchique
Indicateurs Clés de Performance
- Fournitures de bureau disponibles de manière continue
- Registres de courrier exactes et à jour
- Archivage de documents correct et dans un délai raisonnable ; aucun incident de perte de documents
- Dossiers complets pour voyage à l’étranger
- Dossiers physiques des membres d’équipe à jour
- Formulaire d’absence exacte et à jour
Autres
Exécuter toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandées par son superviseur.
Confidentialité
S’assurer que toute information, telle qu’elle soit, acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de MSI/Niger ne soit diffusée à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.
Profil
Qualifications
- Etre titulaire d’un BTS en secrétariat , Assistant de direction ou équivalent
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques (Word, Excel) et l’internet
- Notions des systèmes de gestion de stock (souhaitable)
- Avoir une bonne capacité orale et écrite en Français
Expérience
Avoir au minimum deux (02) ans dans le sécreatariat bureautique , assistance administrative de preference avec une ONG Internationnale
Attitude / Motivation
- Esprit d’équipe
- Flexibilité
- Démontrer un engagement professionnel envers les clients et collègues
- Être engagé en faveur des droits sexuels et de la reproduction
Qualités psonnelles
- Communication efficace : Communiquer à travers des techniques d’écoute active et de questionnement solides, en utilisant le langage corporel approprié, s’assurant que l’information communiquée est claire et concise.
- Réactivité : Être réactif aux priorités et demandes changeantes.
- Détermination : Détermination à produire des résultats.
- Responsable : Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions appropriées et vos actions, ainsi que dans le comportement dont vous faites preuve.
- Travail efficace : Planifier, organiser votre travail, et établir les priorités pour assurer un travail efficace et respecter les délais.
- Partage d’informations : Partage d’informations et de connaissances tout en respectant la confidentialité.
- Travail en équipe : S’intégrer dans l’équipe en apportant son soutien, en étant flexible, et en faisant preuve de respect.
- Motivation : Motivation pour atteindre des résultats de qualité pour maximiser le potentiel.
- Innovation : Réfléchir de manière créative et hors des sentiers battus afin que les idées générées entraînent un résultat positif.
- Accueillir le changement : Être ouvert(e) au changement dans l’organisation et être en mesure d’adapter les plans/activités en conséquence.
- Concentration sur l’apprentissage : S’assurer de mettre à jour ses connaissances et compétences et de saisir les occasions de les développer.
- Engagement : Connaître et comprendre les objectifs, la vision et les valeurs, ainsi que l’influence de votre poste sur ces éléments ; se dépasser pour remplir les tâches inhérentes au poste.
Comportements et valeurs MSI
Comportement en tant que membre de l’équipe
MSI unie
- Vous contribuez, utilisez et partagez des données et preuves précises pour améliorer la compréhension, la vision et la prise de décision à travers MSI, afin de nous permettre de maximiser notre capacité à influencer les autres.
- Vous partagez des connaissances, une expertise et des ressources pour renforcer le travail en équipe et éviter les doublons.
- Vous travaillez activement en tant que membre de l’équipe, apportant soutien et flexibilité aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et culture.
Faire preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité
- Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions et comportements.
- Vous osez faire relever des défis aux autres et prendre des risques gérés appropriés.
Se développer et grandir
- Vous sollicitez des retours pour mieux vous connaître et en donnez aux autres de manière à susciter en eux l’envie d’être plus efficaces.
- Vous gérez votre développement carrière, notamment en mettant à jour vos connaissances et compétences.
Un souci d’excellence permanent
- Vous visez à toujours répondre aux attentes et à les dépasser, en plaçant le client au centre de toutes vos actions, et en mettant en œuvre des manières plus efficaces de faire votre travail.
- Vous construisez et maintenez des relations efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes, et êtes un véritable ambassadeur MSI.
Valeurs MSI
Notre mission : Notre raison d’exister est de permettre à des femmes et à des hommes d’avoir des enfants par choix,
- et non par hasard.
- Orientés client : Nous sommes passionnés par nos clients et concentrons nos efforts pour atteindre les objectifs convenus avec la meilleure qualité possible.
- Responsables : Nous sommes responsables de nos actions et prenons nos responsabilités dans tout ce que nous faisons pour assurer une durabilité à long terme et un impact accru.
- Courage : Nous recrutons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui osent repousser les limites, prendre des décisions difficiles et faire relever des défis aux autres dans le cadre de notre mission.
Les dossiers de candidature comportant le CV la lettre de motivation doivent être reçus par courriel au plus tard le vendredi 24 Juin 2022 à l’adresse suivante: [email protected] avec la mention « Stagiaire Réceptionniste / Gestionnaire de Bureau »
