Terre des hommes-Lausanne (Tdh) est la plus grande organisation Suisse d’aide à l’enfance. Présente depuis plus de 30 ans, l’ONG Terre des hommes Lausanne (Tdh) est une Fondation Suisse d’aide à l’enfance sans préoccupation d’ordre politique, raciale ou confessionnel, exerçant dans les domaines de la Santé Maternelle et Infantile, la Nutrition, la Sécurité Alimentaire et la Protection de l’Enfance contre l’exploitation, les abus et la violence sous toutes ses formes.
Dans le cadre de nos activités au Mali, nous recherchons pour 06 mois avec possibilité de renouvellement :
01 Assistante de direction stagiaire.
Responsabilités générales
Sous la responsabilité hiérarchique du chef de délégation, l’assistant.e de direction est responsable de la gestion du secrétariat et des activités administratives de la délégation ; elle/il est garant (e) de l’image de marque de l’institution, et de la gestion efficiente de sa communication interne.
Responsabilités Spécifiques
Tâches principales :
-Assiste le chef de délégation dans le suivi et l’archivage des dossiers ;
-Prépare et assiste à la préparation des correspondances administratives ;
-Saisie, mise en forme de documents et enregistrement des documents administratifs de l’ONG ;
-Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, trie, diffusion et archivage)
-Prise des rendez-vous pour le/la Chef/fe de délégation et gestion de son agenda et réservation des salles de réunion ;
-Classement et gestion des documents et archives ; ventilation des courriers entrants selon les destinataires
-Suivi des travaux de production des rapports et de reliure des documents de l’équipe de l’ONG
-Faire les travaux classiques de secrétariat (reliure, photocopie, traitement de l’information classement et archivage).
-Rédige des lettres à l’externe à la demande du chef/fe de délégation et des responsables de départements.
-Prépare des réunions, servir les collations aux visiteurs à la demande du Chef/fe de délégation et / ou des responsables de départements ;
-Prépare des séminaires qui se déroulent au bureau : envoie des invitations, accueil des invités, assurer la collation lors des pauses, assurer en lien avec la logistique les besoins en papiers, rétro projecteur.
-Participe aux réunions d’équipes et rédaction de leurs comptes rendu ;
-Assure toutes autres tâches administratives demandées par la Direction et ou son superviseur.
-Exécute toutes autres tâches opérationnelle ou organisationnelle jugées utiles par son supérieur.
De manière générale, il/elle s’engage à :
Administration
-Respecter le cadre budgétaire défini pour ses activités ;
-Assurer la transmission des informations internes et externes formelles sur demande du chef/fe de délégation ;
-Gérer l’agenda du chef/fe de délégation et veiller à la bonne planification des rendez-vous ;
-Soumettre au chef/fe de délégation les courriers entrants et après validation les diffuser à qui de droit ;
-Traiter les E-mails importants au plus tard 48 heures après réception ;
-Gérer les appels entrants et sortants ;
-Accueillir les visiteurs et les mettre en relation avec les services concernés ;
-Mettre régulièrement à jour les documents administratifs internes (répertoire téléphonique du personnel, des partenaires), de façon autonome ou à la demande du chef/fe de délégation ;
-Assurer le classement des documents de la direction de la délégation ;
-Définir et mettre en place un système de classement pour les projets de la délégation ;
-Rédiger les ordres de mission et les soumettre au chef/fe de délégation pour signature ;
-S’assurer de la mise à disposition des fiches de frais de mission pour le personnel ;
-Faire toutes propositions pour garantir une organisation et gestion harmonieuse du secrétariat ;
-Assurer l’organisation des réunions au niveau de la direction de la délégation et en assurer sur demande la rédaction des PV ;
-Réaliser à la demande du chef/fe de délégation les notes de service et en assurer la diffusion ;
-Respecter les règlements et procédures administratives et logistiques en vigueur ;
-Assurer l’utilisation à bon escient des équipements et autres moyens matériels mis à sa disposition.
-Participe à la compilation des rapports MATD et de situation et en assurer leur dépôt.
-Collaborer étroitement avec les différents départements.
-Assurer la mise à jour de la cartographie générale des activités de la délégation en lien avec le département qualité redevabilité.
Assure les travaux de secrétariat.
Valeurs et politiques institutionnelles
Véhiculer une image positive et professionnelle de la Fondation. Veiller en particulier au respect du mandat, des politiques thématiques, de l’éthique, des valeurs et du discours de la Fondation vis à vis des tiers ;
Respecter dans ses activités professionnelles les valeurs de la Fondation : engagement, courage, respect, ambition ;
S’engager à respecter la politique anti-fraude et corruption de Tdh ;
S’engager à respecter et promouvoir la Politique de Sauvegarde de l’Enfance de Tdh et les principes liés aux droits des enfants ;
Mener ses activités dans le respect des principes humanitaires ;
Connaître et appliquer les politiques de gestion des risques opérationnels et signale tout incident, suspicion ou violation de ces politiques ;
Appliquer scrupuleusement les consignes de sécurité.
Formation /Qualifications
Être titulaire d’un Bac +2 en secrétariat de Direction générale ou tout autre diplôme équivalent.
Expériences
-Avoir au moins 3 ans d’expériences dans un poste similaire ;
-Expérience dans un projet de développement ou une organisation internationale est un atout ;
-Bonnes aptitudes d’organisation du travail ;
-Très bonne capacité d’accueil et de relationnel ;
-Grand sens de la confidentialité ;
-Grande capacité d’écriture synthétique ;
-Connaissances linguistiques ;
-Parfaite maîtrise écrite et orale du français.
Connaissances IT
Maîtrise parfaite de l’outil informatique (MS Word, Excel, PowerPoint, et Internet).
Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l’évolution de la mission.
Les candidatures doivent être envoyées par mail à : [email protected] ou à [email protected] au plus tard le dimanche 12 janvier 2025 à 23.59 en mentionnant le poste et la lieu d’affectation dans le Sujet du message.
Le dossier doit inclure : un CV (maximum de 2 pages), une lettre de motivation et deux références.
